La réussite de la mise en place du DIF passe par une bonne gestion opérationnelle. Pour cela 4 conditions doivent être réunies :
- une définition de la politique DIF de l’entreprise,
- une offre variée,
- une gestion administrative efficace et une optimisation financière,
- un dialogue social accompagné d’une formation des managers et d’une information des salariés.
Définition de la politique DIF
En fonction de ses choix stratégiques, de ses enjeux et des priorités fixées dans les accords de branche en matière de professionnalisation, l’entreprise définit ses grandes orientations en matière de DIF et également en matière de gestion du temps (pendant et hors temps de travail). Elle peut ainsi informer clairement ses collaborateurs que les formations DIF s’intégrant dans ce cadre seront acceptées en priorité.
La définition de la politique DIF de l’entreprise passe par :
- l’intégration de l’accord de branche dans la politique formation de l’entreprise,
- la définition éventuelle d’un accord d’entreprise :
- Les actions prioritaires
- Hors temps de travail / sur temps de travail
- l’articulation entre le Plan de formation et le DIF,
- la négociation avec l’OPCA,
- les entretiens professionnels (DIF et développement de la professionnalisation).
Offre DIF de l’Entreprise
L’entreprise peut choisir de laisser un libre accès à toute l’offre ou de réaliser un catalogue DIF.
La création d’une offre DIF interne peut permettre l’optimisation des coûts par la réalisation de stages intraentreprise.
Demos peut vous accompagner et vous aider à construire votre catalogue DIF en tenant compte de vos priorités et de vos objectifs. Ce catalogue DIF sur mesure peut intégrer tous les modes de formation (interentreprises, intraentreprise, e-learning…) et les thèmes proposés par Demos. Le catalogue DIF est construit avec vous. Il peut être intégré sur votre intranet ou fourni sur support électronique.
Gestion administrative, logistique et financière des demandes de DIF
La gestion du DIF demande un suivi attentif :
- réception des demandes,
- réponse dans le mois suivant,
- établissement d’un document contractuel (convention tripartite),
- inscription aux formations, suivi des dossiers (attestation de présence, facture, règlement…),
- gestion individualisée du crédit d’heure des salariés,
- tenue du livret formation (accès à la VAE, recherche de modules certifiants…),
- articulation des différents dispositifs pour optimiser à la fois la gestion des heures et la gestion financière de la formation.
Demos peut vous aider sur tout ou partie de votre processus de gestion opérationnelle du DIF.
Déploiement de la politique DIF
Un dialogue social doit accompagner la mise en place du DIF. L’information de tous les acteurs de l’entreprise (encadrement, partenaires sociaux, salariés) s’avère nécessaire, tout comme la formation des managers qui doivent intégrer le DIF à leur gestion d’équipe.
De plus, chaque année, l’employeur doit communiquer par écrit au salarié les droits qu’il a acquis au titre du DIF.