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Etre Responsable Formation : Budget formation : boucler 2017 et préparer 2018

Depuis 2015, tout a changé en matière de gestion des budgets formation. Pour vérifier de n’avoir rien raté d’essentiel, nous vous proposons un tour d’horizon des 5 points phares pour bien finir l’année 2017 et attaquer 2018 le cœur léger. Leçon pratique par Jean-Pierre Willems, expert ès formations pour Demos.
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Les lois du 5 mars 2014 et du 17 août 2015 ont bouleversé le calendrier légal de la formation professionnelle. Il n’est pas inutile de rappeler quelques échéances pour les entreprises qui seraient restées sur un mode de fonctionnement « comme avant ».​

Avant le 31 décembre : consulter le comité d’entreprise 


Depuis la loi Rebsamen du 17 août 2015, l’entreprise doit consulter le comité d’entreprise sur la formation à deux occasions. 

- Dans le cadre de la consultation annuelle sur la stratégie de l’entreprise, la politique de formation et de GPEC doit être présentée. 
- Dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique sociale, le bilan et les projets de formation font l’objet d’une information obligatoire. 

Ces deux consultations non spécifiques à la formation doivent se dérouler chaque année. La date butoir fixée par le Code du travail pour ces deux consultations est le 31 décembre. 

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Avant la clôture de l’exercice comptable : un versement volontaire à l’Opca


Le versement volontaire à l’Opca (Organisme paritaire collecteur agréé) n’a rien d’obligatoire comme son nom l’indique. La date de ce versement est libre et peut cependant être décidée d’une manière stratégique. Deux arguments sont avancés pour motiver ce versement volontaire : les retours financiers vers l’entreprise en matière de financement de la formation et la qualité des services rendus par l’Opca. 

Effectuer un versement volontaire avant la clôture de l’exercice comptable de la fin de l’année 2017 présente deux autres avantages : 

- La dépense est déductible fiscalement et vient minorer le résultat, et donc l’imposition, de l’entreprise ;
- L’OPCA peut conserver les sommes au crédit de l’entreprise sans limitation de durée. Elles ne sont pas mutualisées et restent à l’entière disposition de l’entreprise.

Le versement volontaire peut ainsi être utilisé avec profit par les services formation qui souhaitent reporter une partie de leur budget sur l’année suivante ou pour les groupes qui souhaiteraient mutualiser une partie de leurs fonds entre plusieurs entreprises. 

Depuis le 1er janvier 2017 : intégrer la nouvelle donne en matière de qualité


Depuis le 1er janvier 2017, le financement d’une formation de la part de l’Opca s’inscrit dans le cadre du décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue. Tous les financements gérés par les Opca sont concernés : formation sur les fonds mutualisés, formation impactant le versement volontaire et le plan de formation des entreprises de moins de 10 salariés.

Seules les actions dispensées par les prestataires de formation référencés par les Opca concernés seront prises en charge. Les organismes de formation ont eu jusqu’au 1er juillet 2017 pour prouver qu’ils satisfaisaient aux critères de qualité. Il est judicieux de sonder les organismes de formation sollicités avant le 31 décembre 2017 pour vérifier que leur activité est reconnue par les dispositions du décret Qualité. 

Pour cela, le prestataire doit:

- Disposer d’un label ou d’une certification inscrite sur la liste établie par le CNEFOP​,  
Ou
- Etre référencé par les Opca, qui ont créé pour se faire une base de données unique (le datadock). Bien que le décret qualité s'applique depuis le début de l'année 2017, une période de transition a été prévue jusqu'au 30 juin 2017 pour permettre aux organismes de formation de s’enregistrer sur datadock.

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Dans ses projections de budget 2018 : intégrer les opportunités du CPF et celles des prises en charge des Opca au forfait


Quel rôle peut jouer l’entreprise pour accompagner le droit individuel au CPF, en vue de financer des projets de formation à l’initiative du salarié ? Il est de plusieurs ordres :

- Informer les salariés des abondements réalisés par l’Opca pour leur faire mesurer l’opportunité à saisir. Les abondements peuvent être très conséquents,
- Autoriser les salariés à suivre la formation financée grâce à leur CPF sur le temps de travail,
- Abonder les heures de CPF des salariés en favorisant des parcours co-construits de développement des compétences.

En quoi le « décret n° 2017-382 du 22 mars 2017 relatif aux parcours de formation, aux forfaits de prise en charge des actions de professionnalisation et aux justificatifs d’assiduité d’une personne en formation » peut-il impacter le budget de formation ?

Le décret permet aux Opca de s’adapter aux nouvelles modalités de déroulement des actions de formation (entendez par cela essentiellement le distanciel). Il précise que le financement pourra se faire sur la base de forfaits qui ne seront plus limités à des forfaits horaires pour les actions de professionnalisation.

Pour établir l’assiduité d’un stagiaire, les justificatifs permettant d’attester de la réalisation des travaux exigés, sans tenir compte du temps de connexion, pourront être pris en compte.

Il est donc intéressant de se rapprocher de son Opca afin de savoir comment il va mettre en œuvre ce décret en 2018, s’il ne l’a déjà fait. 

Concrètement, l’opportunité est ouverte pour que le delta entre la prise en charge finale de l’Opca (basée uniquement sur les heures effectives de connexion) et la prise en charge potentielle, qu’on aurait pu obtenir si le stagiaire avait réalisé 100% du temps de connexion estimé, ne vienne plus augmenter d’autant le budget formation financé directement par l’entreprise.

Pour en savoir plus : 


Avant fin 2018 : un deuxième entretien professionnel pour chacun


L’entretien professionnel doit être mené au moins tous les deux ans pour tous les salariés. Pour mémoire, la loi du 5 mars 2014 posait le 7 mars 2016 comme première date limite de réalisation des entretiens professionnels, pour les collaborateurs présents dans l’entreprise à la date du 5 mars 2014. Nous sommes aujourd’hui à la fin de la deuxième période de réalisation des entretiens professionnels, qui s’étend de mars 2016 à mars 2018.

Si cette obligation n’a pas encore été respectée, il est vivement conseillé de veiller à ce que les salariés aient bénéficié d’un entretien au cours de l’année 2017, ou tout début 2018. Cela permet de justifier globalement de l’obligation et de la régularité des pratiques. ​

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11 septembre 2017