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RH : BDES, BDU, BADES, kesako ?

La loi n°2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi et le décret N°2013-1305 du 27 décembre 2013 impliquent la création d’une base de données économiques et sociales (BDES) unique pour les entreprises de 300 salariés et plus, à réaliser au plus tard le 14 juin 2014 (14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés). Elle engage également une nouvelle consultation sur les options stratégiques possibles de l’entreprise et leurs conséquences sur l’activité, l’emploi et l’évolution des métiers et des compétences. Le point sur ce nouvel outil piloté par le service des Ressources Humaines: contenu, accès et points de vigilance.

Les objectifs de la BDES

Les partenaires sociaux signataires de l’Ani du 11/01/2013 souhaitaient un outil pour :

- permettre une organisation des informations offrant une meilleure visibilité de la construction et de la distribution de la valeur ajoutée ;
- constituer une base dédiée à l’information et à la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise
- mettre de nouvelles informations transmises de manière récurrente à disposition du comité d’entreprise

Le contenu de la BDES

Déterminé par décret, le contenu de la base de données économiques et sociales porte sur les 8 thèmes suivants :

• investissement : l’investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail) et les investissements matériels et immatériels
• fonds propres et endettement,
• ensemble des éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants,
• activités sociales et culturelles,
• rémunération des financeurs,
• flux financier à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôt,
• sous-traitance,
• transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Toutes ces données concernent l'année en cours, les deux années précédentes et, telles qu'elles peuvent être envisagées, des perspectives sur les trois années suivantes.

Comme nous le précise le directeur des ressources humaines d’une entreprise cotée en bourse de plus de 300 collaborateurs : « La création de cette base est bien sûr une surcharge de travail mais à bon escient car elle entrainera une plus grande transparence avec les partenaires sociaux notamment sur le financement de l’entreprise ou sur l’investissement. »

Dans le cas d’une entreprise cotée, ces données existent déjà mais sur des supports de communication très variés comme la documentation économique et financière obligatoire, le bilan social, les consultations obligatoires sur différents types de projets, les rapports d’examen des comptes réalisés le cas échéant par un expert mandaté par le comité d’entreprise. Il s’agit donc de consolider une masse importante de données et de les structurer. Le garant de cet outil n’est autre que le DRH. Ce dernier, avec son équipe, doit se rapprocher des services financiers et informatiques pour rassembler des données éparses afin de les rendre accessibles aux partenaires sociaux.

Les données de la BDES

Selon les textes, ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances. L'employeur indique, pour ces années, les éventuelles informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent faire l'objet de données chiffrées ou de grandes tendances, pour les raisons qu'il précise. Pour qu’elle soit optimisée, il est souhaité que les IRP soient associées en amont de la construction de cette base de données. La négociation d’un accord peut même être préconisée.

La base de données doit être régulièrement actualisée par l’employeur. Au minimum, ces mises à jour devront être réalisées en prévision des réunions d’information ou de consultation correspondantes du CE. Chaque mise à jour doit donner lieu à une information des utilisateurs légaux de la base par l’employeur. Les modalités concrètes de cette information peuvent être fixées unilatéralement par l’employeur.

L’accès à la BDES

La loi, son décret d’application du 27/12/13 et la circulaire du 18 mars 2014 précisent que son accès permanent s’accompagne d’une obligation stricte de discrétion pour les personnes y ayant accès. Il s’agit :

- des membres des CE, comités d’établissement et comités centraux d’entreprise ;
- des membres du CHSCT;
- et des délégués syndicaux
Selon les établissements, les données seront accessibles via un support papier ou un support informatique comme par exemple l’accès à un disque dur.

Les effets de la BDES

L’objectif de la mise en place de cette base de données est d’améliorer l’information des salariés et de renforcer le dialogue social au cœur des entreprises, ce qui est évidemment une avancée. Au fond, les véritables enjeux résident dans la construction d’un dialogue social renforcé sur la stratégie à moyen terme de l’entreprise et dans le développement, de la part de la direction, d’une véritable pédagogie économique. Dans les grandes entreprises, ces thématiques sont déjà bien présentes. Il en va probablement autrement dans des sociétés de plus petite taille, notamment lorsqu’elles ne sont pas cotées. Pour ces dernières, la mise en place de la base représentera certainement un effort non négligeable.

La mise en place de cette base de données unique offrant un accès commun et permanent à une multitude d’informations économiques et sociales nécessite un investissement des services des Ressources Humaines plus ou moins importants selon le fonctionnement de l’organisation. Elle entrainera dans un premier temps un coût pour l’organisation mais ensuite une économie du fait de la facilité de transmission des informations au CE. Une fois accessible, cette mine d’informations obligatoires réclamera indubitablement de la pédagogie auprès des représentants du personnel pour une parfaite compréhension de ces données.

Vous souhaitez vous faire coacher en prévision de cette mise en place, n’hésitez pas à nous contacter au 0811 03 03 03.

10 avril 2014

 

 

Karine Colovic

09 88 66 10 00