Module 1 : Comprendre son rôle et les enjeux liés à l’Assistanat
Faire le point sur l’exercice de sa fonction
Compétences acquises
Compétences à développer
Créneaux d’évolution potentielle dans la fonction
Collaborer et échanger entre assistant(e)s
Utiliser les réseaux professionnels internes et externes
Contribuer à l’efficacité de son équipe et accroître la synergie avec son (ses) manager(s)
Comprendre le rôle de chacun et son positionnement dans l’entreprise
Comprendre ce qu’attend(ent) le(s) manager(s)
Définir des modes de collaboration
Solliciter les managers à bon escient
Savoir être force de proposition
Module 2 : Développer ses capacités de communication et l’affirmation de soi
Comprendre les circuits de communication
Identifier les composantes d’une communication efficace
Lever les freins à une écoute de qualité
Décoder le langage verbal et non verbal
S’adapter à différents niveaux d’interlocuteurs : hiérarchie, collègues et autres partenaires internes ou externes
Analyser et développer sa capacité d’affirmation constructive
Identifier et se dégager des messages trop contraignants
S’entraîner à exprimer ses sentiments, demandes, propositions…
Savoir dénouer tensions et conflits
Choisir une stratégie de réussite
Module 3 : Gagner du temps et en faire gagner à son manager
Les clés de la réussite
Se focaliser sur l’essentiel
Différencier urgent et important
Faire bien du premier coup
Innover et savoir tirer parti de l’expérience
Gagner du temps au quotidien
Analyser son organisation pour l’optimiser
Hiérarchiser ses activités majeures
Utiliser efficacement sa messagerie et celle de son manager
Fluidifier la collaboration avec ses managers
Faire gagner du temps à son (ses) manager(s)
Repérer leur mode de gestion du temps
Identifier les niches de gains de temps managériales
Préserver leur temps
Module 4 : Gérer des situations difficiles au téléphone et en face à face
Identifier les situations difficiles ou délicates
Au téléphone
En face à face
Adapter son comportement pour éviter l’escalade
Identifier le type d’interlocuteur difficile (bavard, mécontent, agressif…)
Adapter son comportement à chacun
Maîtriser ses émotions
Communiquer positivement
Gérer les personnalités difficiles
Ce qu’il faut éviter
Comment garder la maîtrise de la situation
Savoir conclure
Gérer les multi-situations au quotidien
Module 5 : Optimiser le traitement de l’information
Faire face à l'abondance de l'information
identifier les moyens pour s'informer utile
Gérer sa boite mail avec efficacité
Distinguer le "pour action" du "pour info"
Choisir le moyen de diffusion adapté
Préparer et structurer un dossier
Rassembler les éléments
Vérifier leur fiabilité
Assurer la fiabilité de l’information conservée
Gérer les versions successives des documents
Conserver et retrouver l'information
Assurer la cohérence entre papier et électronique
Classer avec pertinence
Archiver avec méthode
Retrouver rapidement : le plan de classement et d'archivage
Module 6 : Optimiser l’impact de ses écrits
Développer ses capacités de synthèse
Résumer les faits et aller à l’essentiel
Etre exhaustif tout en étant synthétique
Structurer sa pensée
Intégrer les principes de lisibilité
Précision de l'objet et de l'objectif
Fluidité du style : syntaxe et ponctuation
Justesse du ton et du vocabulaire
Application à des cas réels
Courriers simples et complexes, mails
Notes de service
Compte rendu de réunion