La gestion du temps

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Assistante : comment auditer la gestion de votre temps

Mieux gérer son temps dans un secrétariat, c’est d’abord comprendre à quoi on le consacre pour repérer ce qu’on peut améliorer.

Objectif
dresser un constat de votre gestion du temps en réalisant un audit
vous fixer des objectifs réalistes.

Séquence 1 : Utiliser de bons outils d'audit
Descriptif de trois outils d'observation, efficaces et peu chronophages, susceptibles d'être utilisés pour auditer son temps.

Séquence 2 : Poser un diagnostic sur la gestion de son temps et se fixer des objectifs
Étapes suivantes de l'audit de son temps : identifier ses points forts et ses points faibles, les synthétiser à l'aide d'un questionnaire-type puis se fixer des objectifs réalistes.

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Valable 90 jours
49 €
Durée45 Min

Assistante : comment optimiser la gestion de votre temps

Pour se fixer des objectifs de progrès réalistes dans la gestion de son temps, encore faut-il connaître les grandes lois du temps qui permettent de rester pragmatique, et identifier des méthodes de travail performantes. Il n’y a alors plus qu’à décider d’agir !

Objectif
citer les « lois du temps » qui ont fait leurs preuves
les appliquer à votre activité quotidienne
gérer vos priorités et éliminer l’inutile
programmer votre feuille de route
éviter de vous disperser
investir du temps pour en gagner.

Séquence 1 : Acquérir une discipline de travail pour gagner du temps
Méthodologie d'une méthode de travail visant à optimiser son temps : gestion des priorités, « feuille de route », hiérarchie des tâches...

Séquence 2 : Rester pragmatique
Ne pas consacrer plus de temps que nécessaire à une tâche, éliminer systématiquement l'inutile, éviter de se laisser disperser, investir du temps pour en gagner... autant de règles qui, une fois mises en œuvre, permettent d'optimiser la gestion de son temps.

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Valable 90 jours
49 €
Durée45 Min

Planifier son temps

Apprenez à planifier votre temps, pour en gagner ! Découvrez quand et comment planifier et apprenez à utiliser efficacement deux types de planification : hebdomadaire et quotidienne.

Objectif
identifier les avantages de la planification de votre temps
planifier votre temps hebdomadairement et quotidiennement.

Séquence 1 : Principes et bénéfices de la planification
pourquoi planifier ?

Séquence 2 : La planification hebdomadaire
quand planifier ?
comment planifier ?
à vous de jouer.

Séquence 3 : La planification journalière
la méthode
votre journée.

> Détail du programme

Valable 90 jours
49 €
Durée45 Min

Définir ses priorités pour mieux gérer son temps

Vous avez des projets à foison et aimeriez trouver le temps de les réaliser ? Ces projets de vie peuvent et doivent trouver leur place dans votre emploi du temps ! Découvrez comment définir vos tâches, les planifier, et déterminer vos priorités à l'échelle d'une journée ou une semaine.

Objectif
intégrer vos projets de vie dans la gestion de votre temps
prendre en compte les lois de la gestion du temps pour définir les tâches à planifier et définir des priorités
associer les critères urgence / importance et d’autres critères pour déterminer vos priorités au cours d’une période de référence : la semaine ou la journée.

Séquence 1 : Votre projet de vie et la gestion du temps
le temps, c’est la vie
définir vos objectifs de vie.

Séquence 2 : Lois applicables à la gestion du temps
les lois de Parkinson, Pareto et Murphy
la chronobiologie et la gestion du temps
les règles de priorité
l'application des lois à la gestion du temps.

Séquence 3 : Prioriser vos activités à l’intérieur d’une semaine et d’une journée
définir les activités prioritaires d’une semaine
la méthode ABC
faire un plan de journée
la matrice urgence / importance
le plan de semaine.

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Valable 90 jours
49 €
Durée45 Min

Faire évoluer son comportement pour mieux gérer son temps

Pour mieux maîtriser votre temps, il est utile d’identifier au préalable ses « comportements types » à l’aide de l'analyse transactionnelle et leur rôle dans votre rapport au temps. Apprenez ensuite à dire « non » et à formuler des demandes pour vous faire aider.

Objectif
repérer les « messages contraignants » qui déterminent votre comportement dans la relation au temps
utiliser la bonne méthode pour dire non à un collaborateur ou à tout autre interlocuteur
formuler une demande pour obtenir de l’aide et ainsi optimiser votre temps.

Séquence 1 : La petite voix qui nous gouverne
les messages contraignants
les interdits et les destinées.

Séquence 2 : Savoir dire non
pourquoi est-il parfois difficile de dire non ?
des raisons pour dire non
comment dire non.

Séquence 3 : Exprimer une demande pour se faire aider
comment lever mes craintes à formuler une demande ?
les trois étapes de la demande.

> Détail du programme

Valable 90 jours
49 €
Durée45 Min

Gérer son temps dans l'utilisation de l'e-mail

Gagnez du temps en gérant plus efficacement vos e-mails ! Apprenez comment échapper aux pièges « voleurs de temps », à planifier le traitement de vos mails, à les classer avec méthode, ainsi qu'à rédiger plus rapidement des mails efficaces.

Objectif
éviter les pièges « voleurs de temps » dans la gestion de vos e-mails reçus
gérer vos e-mails avec méthode : planifier leur traitement et adopter un système de classement
rédiger rapidement des e-mails percutants.

Séquence 1 : Gagner du temps dans la gestion de ses e-mails reçus
autodiagnostic
la gestion des e-mails par Alice et Matthieu
les cinq pièges « voleurs de temps ».

Séquence 2 : Gérer ses e-mails avec méthode
regrouper et planifier le traitement de ses e-mails
méthode pour traiter ses e-mails
focus sur les systèmes de classement des e-mails.

Séquence 3 : Rédiger rapidement un e-mail percutant
préalables
règle nº 1 : indiquer et définir l'objet
règle nº 2 : être bref et simple
règle nº 3 : favoriser la lecture rapide
règle nº 4 : bien choisir les destinaires et personnes à informer
règle nº 5 : insérer une signature automatique.

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Valable 90 jours
49 €
Durée45 Min

Gérer son temps dans l'utilisation du téléphone

Gagnez du temps dans la gestion de vos appels ! Apprenez à dompter la sonnerie de votre téléphone, en vous organisant des plages horaires d'indisponibilité. Découvrez également comment préparer efficacement vos entretiens téléphoniques pour qu'ils soient rapides mais efficaces.

Objectif
diagnostiquer votre attitude face au téléphone pour comprendre les avantages d'une planification de votre temps
planifier le temps que vous consacrez aux appels émis et reçus
préparer et gérer plus efficacement vos entretiens téléphoniques.

Séquence 1 : Bien gérer le temps consacré aux appels reçus
votre attitude face aux appels reçus
planifier vos plages horaires de disponibilité
organiser son indisponibilité « seul(e) »
organiser son indisponibilité « en équipe »
six règles pour gagner du temps
gérer une indisponibilité soudaine.

Séquence 2 : Bien gérer le temps consacré aux appels émis
préalables
votre attitude face aux appels émis
regrouper et planifier les appels
structurer le contenu de l'entretien.

> Détail du programme

Valable 90 jours
49 €
Durée45 Min

Faire un bilan de l'usage de son temps

Vous avez le sentiment de perdre votre temps ? De consacrer trop de temps à des activités futiles ? Vous aimeriez mieux maîtriser votre emploi du temps ? Découvrez comment une grille de suivi d'activité peut vous y aider, et déterminez vos objectifs d'amélioration.