Assistant(e) des Services Généraux

Situer la fonction des Services Généraux (SG) dans l'entreprise

Comprendre le rôle et les missions des SG
Clarifier les fonctions de l'assistant(e)
Bien connaître l'organisation et les procédures de l'entreprise

Pratiquer l'écoute efficace de ses interlocuteurs

Connaître le niveau d'exigence de son manager et anticiper ses demandes
Renseigner les clients internes
Faire patienter et négocier un délai sur une intervention demandée
Savoir interroger et relancer les fournisseurs
Transmettre une exigence avec discernement
Désamorcer un conflit auprès des membres de l'équipe

Etre pro-actif(ve) face aux prestations gérées par votre service

Analyser les consommations
Etablir un cahier des charges complet et identifier les outils nécessaires pour :
Gérer un parc / un stock
Tenir à jour les contrats d'assurance, de sous-traitance...
Etablir des déclarations en cas de vol, d'accident...
Participer à la gestion de l'archivage de l'entreprise
Créer et faire vivre un tableau de bord

Mettre en place des outils de visualisation des activités

Savoir coordonner les activités de l'équipe
Préparer les réunions de service ou de chantier
Assurer un suivi des travaux en cours
Organiser les plannings d'intervention des personnels
Contrôler et suivre les horaires HS/CP/RTT de l'équipe