Mieux s'Organiser dans ses Missions d'Accueil

Comprendre l'importance de l'organisation dans la fonction accueil

Identifier ses missions
Clarifier les exigences et contraintes du poste
Rendre cohérentes organisation et qualité de l'accueil

Mieux organiser le lieu d'accueil

Poser un diagnostic sur son environnement d'accueil :

• lumière, couleur, mobilier, décoration
• ergonomie du poste de travail
• confidentialité
• cohérence avec les attentes des visiteurs

Bâtir un plan d'amélioration
Savoir l'argumenter et le mettre en oeuvre

S'informer et développer son réseau interne

Comprendre et analyser les documents existants
Aller chercher l'information
Savoir qui fait quoi avec précision
Se créer des outils adaptés

Outiller la fonction accueil et téléphone

Répertorier les numéros de téléphone utiles
Créer une base d'information en réponse aux "FAQ" (questions les plus fréquemment posées)
Créer des procédures claires pour pallier ses absences
Créer les supports adaptés pour :

• traiter courrier et fax
• gérer les demandes de coursiers
• tenir les plannings des salles