La réunion à distance : une modalité au service des nouveaux modes de collaboration
Développement des situations de travail à distance : commerciaux, réseaux, développement de projets, recherche, international...
Une gestion optimisée du temps et de l'espace
Une diversité d'usage : management d'équipe, animation de groupes projets, information, formation
La dimension technologique du travail à distance
Les solutions "légères" et grand public : usage limité dans l'entreprise, risques
Les solutions professionnelles disponibles
- fullWeb (WebEx Meeting Center, Genesys Conferencing Meeting Center...)
- internalisées (IBM Lotus Sametime...)
- mixtes : Breeze Meeting (Adobe) ou encore Office Live Meeting (Microsoft), accessibles aussi bien en mode hébergé (chez un prestataire ad hoc) qu'internalisé
Préparer une réunion à distance
Préparation matérielle
- organisation matérielle : fournisseur, équipement, abonnement, environnement
- planifier la réunion, intégrer le décalage horaire
- envoyer les invitations
- préparation de la réunion : l'objectif, les différents temps de la réunion, les supports, les envois de documents éventuels avant la réunion
Préparation personnelle
- se détendre et se concentrer
- visualiser le déroulement
Animer une réunion à distance : les bonnes pratiques
Préciser clairement les "modalités" et ne pas hésiter à faire les tests nécessaires
Maîtriser la difficulté d'animer à la fois le fond et la forme (donner la parole, réguler, relancer)
Savoir interrompre et relancer les participants silencieux
Produire ensemble pendant la réunion : partage et enrichissement des documents
Synthétiser régulièrement
Conclure avec des suites à donner
Envoyer un compte rendu
Les conditions de réussite
Valider la maitrise des outils par tous, former
Déterminer la politique de sécurité à adopter : être vigilant sur les données critiques transitant par le réseau notamment dans le cas des solutions hébergées