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Télétravail : les 7 incontournables pour préparer les collaborateurs… et les managers

Le télétravail a le vent en poupe. Près de 30% des salariés du secteur privé le pratiquent. Pour que les salariés comme l’entreprise soient gagnants, il est nécessaire de fixer les règles du jeu en amont. Cela permet d’anticiper et d’éviter les risques psycho-sociaux qu’il peut engendrer. Bien appréhendé, le télétravail est un véritable booster pour l’esprit d’équipe et l’efficacité au travail. Ghislain Jouclas, consultant et formateur pour Demos, souligne les 7 étapes incontournables pour faire du télétravail une réussite pour l’équipe et pour l’entreprise.

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Les bienfaits du télétravail caracolent en tête des magazines. Pour 80% des collaborateurs et des dirigeants, les avantages sont indéniables : équilibre vie pro/vie perso, efficacité au travail, gain de temps dans les transports, économies… Pour les managers, la donne est un peu différente. 45% craignent de perdre une partie de responsabilité et 35% une remise en cause du lien hiérarchique (*). Il y a en effet la face cachée du télétravail, autrement dit les risques encourus, au niveau individuel ou collectif, si la mise en œuvre n’est pas accompagnée par une préparation des managers comme des collaborateurs.

Cette préparation ne se limite pas au respect des aspects formels d’éligibilité au télétravail, loin de-là. Ce qui est en jeu, c’est la capacité des managers et des collaborateurs, à travailler ensemble sur la base d’une confiance partagée. La mise en œuvre, ou la généralisation du télétravail est un tournant phare pour instaurer de nouvelles pratiques. Pour passer le cap avec succès, il faut avoir pris le temps de préparer sa feuille de route.

1- Réaliser une étude d’impact du télétravail pour chaque équipe

Le télétravail transforme les habitudes de travail. Les conséquences ne sont pas identiques, au sein d’une même entreprise, selon l’organisation de chaque équipe. Une étude d’impact liste ce qui va changer au quotidien pour une équipe en particulier. Quand seront organisées les réunions d’équipe ? Qui aura la responsabilité de l’accueil téléphonique ? Quelle est l’heure limite à laquelle on peut se contacter ? Quel reporting quotidien au manager ? À qui s’adresseront les autres services si la personne est en télétravail ? La mise en œuvre de ces études d’impact matérialise également l’engagement de la direction et de toute la ligne managériale dans le projet. Les moyens consacrés à cette phase préparatoire doivent faire l’objet d’une feuille de route claire.
Ne plus avoir tout le monde, tout le temps, en face à face amène des situations nouvelles. Anticiper les changements permet de créer dès le départ un « pacte de confiance ». Si l’on réagit après coup, lorsque des dérives sont constatées (ou suspectées), l’effet bénéfique du travail peut être annulé par le sentiment d’un contrôle accru, certains diront même d’un « flicage ».

Ce qu’il faut retenir : prendre au moins un mois pour poser les choses au sein même de l’équipe avant de se lancer.

2- Accepter que certains collaborateurs ne soient (a priori) pas faits pour le télétravail

Pour certains, venir travailler dans l’entreprise est vital. Ils souhaitent couper de leur lieu de vie ou ont des difficultés à travailler sans être en interaction directe. D’autres ne sentent pas autonomes sur certains outils, notamment numériques, et ne pourront plus se faire aider. Certains ont besoin d’avoir sous la main toute leur documentation pour être efficaces.
Imposer le télétravail est tout, sauf une bonne idée. Et les salariés les plus volontaires peuvent en fait réaliser que ce n’est finalement pas un idéal. Une stratégie des petits pas est requise pour ne placer personne dans la situation de celui ou celle qui ne « sait pas télétravailler ». Après une phase d’expérimentation, il est intéressant de proposer de télétravailler entre 1 à 8 jours par mois, par exemple, sans imposer un minimum pour tous. C’est en essayant quelques journées, sans engagement, que chacun peut y percevoir les vrais bénéfices, qui ne sont peut-être pas ceux imaginés.

Ce qu’il faut retenir : instaurer des phases d’expérimentation s’impose et ne pas fixer un nombre strict de journées pour commencer.

3- Adopter ou renforcer l’évaluation du travail sur les objectifs atteints

Il est évident que les pratiques managériales sont bousculées par le télétravail. Plus les missions sont réalisées de manière autonome par les collaborateurs, plus le télétravail s’installe en douceur. Si le management en place repose sur une récompense au temps présent, la marche à gravir est haute. L’évaluation du travail doit répondre à des objectifs fixés en commun par le manager et chaque collaborateur. Le télétravail n’installe pas la confiance, il doit reposer sur une confiance déjà existante. Des pratiques de travail en mode projet facilitent le télétravail quand il est clairement identifié qui est le pilote de chaque thématique.
Des règles du jeu doivent être fixées pour tous au niveau de l’équipe : horaires de disponibilités, outils de communication… Un entretien spécifique de préparation avec chacun est recommandé. On peut appeler cela un entretien de perception lors duquel le manager anticipe : comment penses-tu t’organiser ? Vois-tu des difficultés à résoudre au préalable ?

Ce qu’il faut retenir : Il faut fixer les règles du jeu du télétravail à l’avance, dans chaque équipe, pour que tout le monde en tire parti.

4- Mettre en place un outil de messagerie adapté non intrusif

Une dérive du télétravail est d’avoir l’impression pour le collaborateur qu’il doit rester tout le temps disponible pour le reste de son équipe, afin de compenser le fait qu’il n’est pas sur place. Or le télétravail a notamment comme vertu de créer des plages de travail pour réaliser des tâches complexes qui nécessitent beaucoup de concentration. C’est une des raisons pour lesquelles les managers d’équipe le pratiquent eux-mêmes. Quand on est tous présents dans les locaux, il est difficile de mettre un panneau « ne pas déranger » sur son bureau. À distance, c’est plus facile, notamment avec les notifications proposées par les messageries. Plusieurs degrés d’urgence peuvent être paramétrés.

Ce qu’il faut retenir : le télétravail est l’occasion de travailler en étant plus concentré. La communication à distance doit le prendre en compte.

5- Équilibrer entre réunions dans l’entreprise et réunions à distance

Le bon équilibre entre « rester joignable » et « être concentré » se met en place grâce à un réglage des temps de concertation entre toute l’équipe. Il est conseillé de programmer un ou deux temps dans la semaine lors desquels toute l’équipe est présente pour avoir les principaux échanges, notamment décisionnels. Des points quotidiens à heure fixe, y compris à distance, permettent de limiter les dérangements tout au long de la journée, que ce soit à distance ou en face à face. C’est à ce titre que le télétravail peut (ré)générer de bonnes pratiques d’organisation, qui s’éliment au quotidien. On prend facilement l’habitude de demander en direct son avis aux collègues que « l’on a sous la main ». La réintroduction d’un temps différé est propice à la prise de recul et freine la précipitation.

Ce qu’il faut retenir : la programmation des réunions d’équipe à l’avance, en face à face et à distance, est un gain de temps pour tous.

6- Réduire les risques psycho-sociaux grâce à des entretiens individuels réguliers

Le télétravail peut engendrer des comportements qui fragilisent les collaborateurs. Incapacité à fixer un horaire auquel s’arrêter de travailler, suppression des pauses, tensions avec ses proches sur le fait de travailler à la maison sans être pour autant disponible, peur d’avouer sa surcharge de travail, difficulté à contrôler certains comportements addictifs (excès alimentaire, jeux…)… Ces situations ne sont pas anecdotiques et doivent être prises au sérieux. Un échange régulier entre le manager et/ou le service Ressources humaines est requis. De manière fréquente dans les premiers mois de télétravail, puis plus de façon plus espacée. Le collaborateur doit se sentir en confiance pour exprimer ce type de difficultés et avoir l’option de diminuer, ponctuellement ou durablement, le télétravail. Une des questions magiques à poser par le manager : qu’est-ce que je peux mettre en place pour que le télétravail te soit plus bénéfique ? C’est souvent la personne en souffrance qui sait.

Ce qu’il faut retenir : le télétravail est porteur de risques psycho-sociaux à prendre très au sérieux. Des temps d’écoute, sans craindre le jugement, peuvent les prévenir et y remédier.

7- Recréer le lien, l’entraide et la solidarité à distance

Chaque réussite se célèbre en équipe. La qualité du télétravail en fait partie. En créant un temps de partage sur ses bonnes pratiques de télétravail, l’esprit d’équipe est maintenu et se renforce. Comment accéder à tous les dossiers de chez soi ? Comment partager son écran à distance ? Installer ou non une webcam externe ? Le fait de partager ses difficultés suffit généralement à les surmonter. C’est aussi l’occasion d’identifier les axes d’amélioration sur la façon de répartir et de suivre les missions de chacun. Le travail à distance peut ouvrir la voie à une co-construction vertueuse des modes de travail collectif.

Ce qu’il faut retenir : le télétravail est une voie pour renforcer l’esprit d’équipe s’il est considéré comme un axe d’amélioration du travail collectif.

Pour aller plus loin, découvrez le profil type du télétravailleur en infographie.