Maîtriser l’organisation d’événements de A à Z

Identifier et comprendre les différents types d’événements 
Identifier les différents types d’événements et leurs enjeux 

Clarifier les objectifs et comprendre le format de l’événement assigné 

Comprendre les rôles et missions de l’assistant(e) dans l’organisation de l’événement
Cas d’usage : Quiz : Identifier correctement les types d’événements et leurs enjeux 

Structurer et piloter efficacement son événement
Élaborer un rétroplanning détaillé avec des jalons clairs
Définir les rôles et responsabilités : prestataires, intervenants, équipe projet, comité de pilotage
Coordonner les parties prenantes (fournisseurs, clients…) avec méthode et diplomatie
Anticiper les risques et mettre en place des plans de secours
Intégrer les contraintes réglementaires, logistiques et techniques dès la conception
Cas pratique : Mise en pratique sur la structuration et le pilotage de projet

Gérer les aspects budgétaires

Identifier les postes clés de dépenses 
Prioriser selon les directives reçues 
Négocier avec les prestataires 

Collecter les devis auprès des prestataires 

Evaluer les coûts réels 
Optimiser les ressources humaines et matérielles selon les contraintes du projet

Cas d’usage : Mise en pratique sur la gestion budgétaire et contractuelle

Communiquer les informations pratiques de l’événement

Créer un calendrier de diffusion des informations à partir d’un plan de communication 

Mettre en forme et diffuser les contenus informatifs (horaires, lieu, programme, infos pratiques) 

Collecter les retours et les questions pour documenter l’événement 

Cas d’usage : Mise en pratique sur la communication et la diffusion d’informations

Organiser et exécuter le jour J avec fluidité

Vérifier les contraintes logistiques et techniques (accès, électricité, espace, timing)

Organiser le cheminement et la logistique (accueil, circulation, postes, horaires)

Préparer le jour J avec rigueur : checklist, logistique matérielle, briefing des équipes, coordination générale des intervenants

Gérer les imprévus avec calme et assurer une exécution fluide

Cas d’usage : Mise en pratique sur la gestion opérationnelle et les aléas

Organiser un événement éco-responsable et éthique 

Identifier les enjeux et les impacts d’un événement éco-responsable 

Organiser un événement éco-responsable et éthique (sélectionner des prestataires durables, optimiser les déplacements, réduire les déchets) 

Appréhender les actions à mener post événement (gestion des déchets, feedback, rangement)

Cas d’usage : Mise en pratique sur les dimensions éco-responsables et éthiques

Documenter et capitaliser sur l’expérience

Participer au comité de pilotage et prendre des notes fonctionnelles 

Créer un tableau de synthèse : qui a fait quoi, quand, avec quel résultat, respect du budget 

Documenter ce qui a fonctionné ou pas pour construire un livre blanc 

Cas d’usage : Mise en pratique sur le bilan et la capitalisation d’expérience

Créer une expérience fluide et mémorable pour ses événements
Choisir un format adapté au public pour maximiser l’impact
Créer des animations interactives et immersives pour marquer les esprits
Utiliser la gamification et l’IA pour renforcer l’engagement des participants
Favoriser l’inclusion, l’émotion et la mémorisation grâce à des outils innovants
Préparer le jour j avec rigueur : checklist, logistique et briefing des équipes
Gérer les imprévus avec calme pour assurer une exécution fluide et professionnelle
Cas pratique : Brainstorming collectif pour imaginer une animation différenciante
Cas pratique : Simulation de gestion du jour J