Assister une équipe ou un manager - perfectionnement (cycle)

Module 1 : Comprendre son rôle et les enjeux liés à l’assistanat (2 jours)

Faire le point sur l’exercice de sa fonction
Compétences acquises
Compétences à développer
Créneaux d’évolution potentielle dans la fonction
Collaborer et échanger entre assistant(e)s
Utiliser les réseaux professionnels internes et externes

Contribuer à l’efficacité de son équipe et accroître la synergie avec son (ses) manager(s)
Comprendre le rôle de chacun et son positionnement dans l’entreprise
Comprendre ce qu’attend(ent) le(s) manager(s)
Définir des modes de collaboration
Solliciter les managers à bon escient
Savoir être force de proposition

Module 2 : Optimiser le traitement de l’information (1 jour)

Poser un diagnostic
Rendre l’information accessible
Veiller à la fiabilité des informations conservées
Connaître l’essentiel de l’archivage
Optimiser le classement sur sa messagerie
Maîtriser les fonctionnalités utiles
Gérer un projet de classement
Situer son rôle dans la mise en place d’une GEIDE (Gestion Électronique d’Informations et de Documents Existants)

Module 3 : Gagner du temps et en faire gagner à son manager (1 jour)

Se focaliser sur l’essentiel et hiérarchiser les activités majeures
Différencier urgent et important
Innover et savoir tirer parti de l’expérience
Gagner du temps au quotidien
Analyser son organisation pour l’optimiser

Faire gagner du temps à son (ses) manager(s)
Repérer leur mode de gestion du temps
Identifier les niches de gains de temps managériales
Préserver leur temps

Module 4 : Développer ses capacités de communication, s’affirmer et gérer des situations difficiles (2 jours)

Réunir les conditions d’un accueil réussi au téléphone et en face à face
Identifier la qualité de service attendue
Diagnostiquer sa propre qualité de service
Donner une première bonne impression

Gérer la relation téléphonique entrante et sortante
Travailler son langage et choisir un ton et un rythme adaptés
Préparer et suivre ses propres appels téléphoniques
Communiquer efficacement à chaque étape
Adopter une écoute active et questionner

L’accueil en face à face
Être attentif aux comportements non-verbaux
Avoir un « look » adapté
Maîtriser le temps
Conclure et raccompagner un visiteur
Détecter les signes avant-coureurs pour prévenir les conflits
Recadrer un entretien en restant courtois
Faire face à des situations délicates
Maîtriser l’agressivité, l’impatience, l’impolitesse…

Module 5 : Se réconcilier avec les chiffres (1 jour)

Comprendre les informations chiffrées utilisées par les différentes fonctions
Connaître les différents types d’indicateurs :
. physiques
. financiers
. complexes, etc
Savoir sélectionner les indicateurs pour mieux communiquer avec les départements

Savoir effectuer les calculs courants
Calculer un pourcentage : taux de TVA, taux d’intérêt, taux de marge, etc
Calculer une variation : d’une période à une autre
Calculer un écart :
. entre une réalisation et un objectif
. entre le réel et le budget, etc.
Calculer une moyenne : effectifs moyens, salaires moyens, chiffres d’affaires moyens, etc.
Calculer une tendance : résultat probable en fin d’année, etc.

Savoir traduire les chiffres en graphiques
Choisir la bonne représentation graphique
Savoir construire les courbes, histogrammes sans ou avec axe secondaire, secteurs, pyramides des âges, etc

Module 6 : Rédiger des Courriers et des E-Mails Efficaces et Professionnels (2 jours)

Comprendre les enjeux de l’écrit
Impact du courrier et de l’e-mail auprès des différents interlocuteurs
Spécificité du courrier et de l’e-mail par rapport aux autres écrits (rapport, compte-rendu…)
Les chartes de communication du courrier et de l’e-mail

Structurer ses écrits
Les règles de la conception rédactionnelle en milieu professionnel
Savoir démarrer et conclure

Favoriser la lisibilité et la compréhension
Adopter des phrases courtes
Éliminer lourdeurs et mots bavards
Choisir le mot juste
Rompre la monotonie
Adopter un style vivant et concret
Utiliser les formules de politesse
Avoir une relecture rigoureuse

Faire le point sur les fondamentaux de l’écrit
Orthographe
L’accord du participe passé
Syntaxe
Rédiger un objet explicite

Rédiger des messages percutants
Maîtriser la dimension conviviale
Personnaliser ses écrits en fonction de son interlocuteur et de la situation (vente, situations conflictuelles, informations, organisation etc.)
Être empathique
Utiliser un vocabulaire convaincant