Assister une équipe ou un manager - Perfectionnement (cycle)
Objectifs
- évoluer dans la profession de secrétaire-assistant.e
- contribuer à l’amélioration des performances de son équipe et de son manager
Programme Détaillé
Module 1 : Comprendre son rôle et les enjeux liés à l’assistanat (2 jours)
Faire le point sur l’exercice de sa fonction
Compétences à développer
Créneaux d’évolution potentielle dans la fonction
Collaborer et échanger entre assistant(e)s
Utiliser les réseaux professionnels internes et externes
Contribuer à l’efficacité de son équipe et accroître la synergie avec son (ses) manager(s)
Comprendre ce qu’attend(ent) le(s) manager(s)
Définir des modes de collaboration
Solliciter les managers à bon escient
Savoir être force de proposition
Module 2 : Optimiser le traitement de l’information (1 jour)
Poser un diagnostic
Veiller à la fiabilité des informations conservées
Connaître l’essentiel de l’archivage
Optimiser le classement sur sa messagerie
Maîtriser les fonctionnalités utiles
Gérer un projet de classement
Situer son rôle dans la mise en place d’une GEIDE (Gestion Électronique d’Informations et de Documents Existants)
Module 3 : Gagner du temps et en faire gagner à son manager (1 jour)
Se focaliser sur l’essentiel et hiérarchiser les activités majeures
Innover et savoir tirer parti de l’expérience
Gagner du temps au quotidien
Analyser son organisation pour l’optimiser
Faire gagner du temps à son (ses) manager(s)
Identifier les niches de gains de temps managériales
Préserver leur temps
Module 4 : Développer ses capacités de communication, s'affirmer et gérer des situations difficiles (2 jours)
Réunir les conditions d'un accueil réussi au téléphone et en face à face
Diagnostiquer sa propre qualité de service
Donner une première bonne impression
Gérer la relation téléphonique entrante et sortante
Préparer et suivre ses propres appels téléphoniques
Communiquer efficacement à chaque étape
Adopter une écoute active et questionner
L'accueil en face à face
Avoir un « look » adapté
Maîtriser le temps
Conclure et raccompagner un visiteur
Détecter les signes avant-coureurs pour prévenir les conflits
Recadrer un entretien en restant courtois
Faire face à des situations délicates
Maîtriser l'agressivité, l'impatience, l'impolitesse...
Module 5 : Se réconcilier avec les chiffres (1 jour)
Comprendre les informations chiffrées utilisées par les différentes fonctions
. physiques
. financiers
. complexes, etc
Savoir sélectionner les indicateurs pour mieux communiquer avec les départements
Savoir effectuer les calculs courants
Calculer une variation : d'une période à une autre
Calculer un écart :
. entre une réalisation et un objectif
. entre le réel et le budget, etc.
Calculer une moyenne : effectifs moyens, salaires moyens, chiffres d'affaires moyens, etc.
Calculer une tendance : résultat probable en fin d'année, etc.
Savoir traduire les chiffres en graphiques
Savoir construire les courbes, histogrammes sans ou avec axe secondaire, secteurs, pyramides des âges, etc
Module 6 : Rédiger des Courriers et des E-Mails Efficaces et Professionnels (2 jours)
Comprendre les enjeux de l’écrit
Spécificité du courrier et de l’e-mail par rapport aux autres écrits (rapport, compte-rendu…)
Les chartes de communication du courrier et de l’e-mail
Structurer ses écrits
Savoir démarrer et conclure
Favoriser la lisibilité et la compréhension
Éliminer lourdeurs et mots bavards
Choisir le mot juste
Rompre la monotonie
Adopter un style vivant et concret
Utiliser les formules de politesse
Avoir une relecture rigoureuse
Faire le point sur les fondamentaux de l’écrit
L’accord du participe passé
Syntaxe
Rédiger un objet explicite
Rédiger des messages percutants
Personnaliser ses écrits en fonction de son interlocuteur et de la situation (vente, situations conflictuelles, informations, organisation etc.)
Être empathique
Utiliser un vocabulaire convaincant
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Les formations "à distance" sont réalisées avec un outil de visioconférence de type Teams ou Zoom selon les cas, permettant au formateur d'adapter sa pédagogie.
Nos formateurs DEMOS sont recrutés conformément aux spécifications mentionnées pour chaque formation. Ce sont des professionnels en activité et/ou des experts dans leur domaine. Ils utilisent des méthodes et outils appropriés aux formations qu’ils dispensent et adaptent leur pédagogie au public accueilli.
Avant la formation : IMPLIQUER
Questionnaire pré-formation et/ou recueil des besoins pour préciser les attentes individuelles, à l’entrée en formation.
Pendant la formation : APPLIQUER
Méthodes actives et participatives, apports théoriques (10%), mises en pratique (70%) et échanges (20%)
Elaboration de son plan d’actions personnalisé
Après la formation : ACCOMPAGNER
Les conseillers formation sont à votre disposition si vous avez besoin de précisions.
SUIVI & EVALUATION
Pour assurer un suivi individuel, Demos a mis en place 2 types d’évaluation :
Une évaluation de compétences en ligne en début et en fin de formation qui peut prendre différentes formes selon le contenu de la formation suivie : Tests d’évaluation des acquis, cas pratiques, mises en situation, soutenance devant un jury pour les formations à finalité certifiante.
Une évaluation de la satisfaction de chaque stagiaire est réalisée en ligne. Cette évaluation est complétée par l’appréciation du formateur à l’issue de chaque session.
