Soulager sa mémoire

Une liste des tâches est nécessaire mais pas suffisante pour bien gérer son temps (d’autant plus si des délais n’y sont pas associés systématiquement). Elle permet de se rappeler ce qu’il y a en cours ou à faire mais n’ordonne pas les activités dans le temps. Seul l’agenda donnera une vision concrète de la charge de travail.

Systématiser les délais

Qu’elle ait à réaliser une tâche pour des « clients  internes » ou pour elle-même, l’assistante doit, selon notre experte en formation assistante,  exiger ou s’imposer systématiquement une dead-line précise (date, heure). De la même manière, elle doit donner des délais précis lorsqu’elle sollicite un interlocuteur. C’est à ce prix qu’elle pourra efficacement anticiper sa charge et assurer un suivi réaliste.

Raisonner en « budget temps »

Chaque jour démarre avec un budget temps total auquel va se soustraire le temps nécessaire à chaque activité (prévue ou imprévue). En en ayant une meilleure conscience, l’assistante évite de croire et de faire croire qu’elle va pouvoir faire plus.

Prévoir les imprévus

Un « bon » agenda ne doit pas être complètement rempli. Notre experte formation assistante estime de  40 à 60% la part d’imprévu dans une journée d’assistante. Tout va dépendre du contexte dans lequel elle évolue (nombre d’interlocuteurs internes et externes, relation client, public…).

Évaluer justement les priorités

Pour notre experte en formation assistante, l’agenda n’est pas un outil pour figer l’activité, il sert plutôt de guide et de structure de base qui doit pouvoir s’ajuster en fonction des circonstances. Au fur et à mesure de la journée, l’essentiel est de bien analyser les demandes de ses interlocuteurs pour jauger à la fois le degré d’urgence (une tâche urgente ne peut pas attendre demain) et le degré d’importance (impact ou risque dans la non-exécution de l’activité).

Ne pas s’oublier

S’attribuer des budgets temps pour avancer sur les dossiers qui nous ont été confiés est essentiel pour atteindre ses objectifs et pour renforcer son image de professionnalisme. L’agenda partagé permet à une équipe de voir le plan de charge de l’assistante et parfois d’anticiper les sollicitations ou mieux comprendre ses contraintes.

Argumenter, négocier

Négocier le report d’une soi-disant « urgence » est plus facile pour l’assistante lorsqu’elle peut visualiser immédiatement et concrètement sa charge de travail,  confronter les enjeux respectifs.

Maîtriser les fonctionnalités associées à la messagerie et à une liste de tâche

Pour notre experte en formation assistante, l’agenda électronique (Outlook, Lotus Notes…) est un véritable outil d’organisation qui mérite d’y investir du temps… pour mieux en gagner.

Rester sobre

Les possibilités de personnalisation de l’agenda sont tentantes mais peuvent disperser l’assistante plus qu’elle ne l’aidera. Par exemple, vouloir distinguer les tâches par des couleurs différentes est une bonne idée mais, au-delà de trois, elles ne sont plus discriminantes. De la même manière, la possibilité de se créer des alertes, des rappels sonores est efficace lorsqu’elle est canalisée, sinon on finit par ne plus y prêter d’attention.

Communiquer

L’assistante doit expliquer à  son manager et/ou l’équipe comment elle utilise son agenda. Elle doit les solliciter sur leurs contraintes ou exigences pour trouver un fonctionnement adapté à leur mode de collaboration.

Comme notre experte en formation assistante  le dit souvent : il n’existe pas de baguette magique, mais quelques éléments de méthode peuvent grandement améliorer une situation insatisfaisante. Alors, à vous de jouer et de nous faire part de vos bonnes pratiques.

Vous pouvez découvrir notre gamme formations dédiées aux assistantes.