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A l’accueil, la première impression doit être la bonne !

A l’accueil, la première impression doit être la bonne !

Notre experte en formation assistante nous propose une série d’articles sur l’accueil. En effet, vous êtes, en tant qu’assistante, bien souvent le premier contact du client que ce soit en accueil physique ou en accueil téléphonique. Il est donc important de maitriser certains aspects de l’accueil qui sont fondamentaux pour la suite de la relation avec le client. Aujourd’hui, nous allons donc voir que la première impression doit toujours être la bonne !

Soigner le cadre de l'accueil : les conseils de notre experte en formation assistante

Lorsque le visiteur pénètre dans un établissement, il est important que l’environnement visuel et sonore lui donne une première impression favorable.

En tant que chargée d'accueil, vous n’êtes généralement pas tenu d’aménager l’espace accueil. De même, vous avez rarement la responsabilité de le décorer et de l’entretenir. Cependant, vous êtes souvent le mieux placé pour vérifier que cet espace est bien équipé et bien tenu. Si ce n’est pas le cas, vous devez y remédier ou faire appel au service adéquat pour restaurer un cadre agréable.

Selon notre experte en formation assistante, il convient de procéder à des vérifications lorsque vous prenez votre poste et, au cours de la journée, dans les moments calmes.

Il faut notamment vérifier :

• la signalisation, le fléchage de l’espace d’accueil (qui n’est peut-être pas visible depuis l’entrée) ;
• la netteté du comptoir d’accueil ;
• la fraîcheur des bouquets ;
• l’approvisionnement des présentoirs de documents ;
• l’absence d’encombrements et l’enlèvement des paquets dès leur arrivée ;
• la propreté et l’équipement des toilettes ;
• la propreté, l’équipement et le confort du lieu d’attente.
 

Avoir un look adéquat

C’est au nom de l’établissement que vous recevez le visiteur, non en votre nom propre. Cette différence – entre un accueil privé et un accueil professionnel – se traduit par une exigence quant à votre tenue. Vous avez, en effet, une fonction de représentation.
Lorsque vous choisissez votre tenue, veillez:

• aux vêtements ;
• à la coiffure ;
• au maquillage ;
• aux accessoires.

Pour adopter une tenue convenable, notre experte en formation assistante vous conseille :
• qu’elle soit cohérente avec l’image que veut donner l’établissement.
Si vous n’êtes pas sûr de vous, le mieux est de vous en informer auprès de votre hiérarchie.
Par exemple, une entreprise peut vouloir se donner une image classique avec des hôtesses en tailleur ou à l’inverse une image jeune et décontractée avec des hôtesses en jean et tee-shirt ;
• qu'elle ne risque pas de choquer les visiteurs potentiels.
Par exemple, le port d’un vêtement décolleté peut être approprié à l’accueil d’une entreprise du secteur de la mode et choquer certains administrés au guichet d’accueil d’un service de public;
• qu'elle soit confortable. Il est important d’être à l’aise pour bien accueillir.