Assistante

Comment choisir le mode de communication le plus adapté ?

Écrire efficacement, c’est tout d’abord écrire seulement lorsque c'est utile. Aussi, avant de se jeter sur son clavier ou son stylo, il faut se demander si c’est le moyen le plus approprié pour communiquer notre message. Par exemple, on reçoit parfois une montagne d'e-mails pour l'organisation d'une réunion alors qu'un coup de fil aurait permis de se mettre d’accord en quelques secondes…Pour choisir entre écrit et oral, il n'y a pas de règle stricte, il faut simplement se demander si l'écrit est le moyen le plus adapté à la situation. C’est ce que va vous expliquer notre experte en formation assistante.

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La communication écrite

La communication écrite présente plusieurs avantages, selon notre experte en formation assistante :

• elle peut être conservée ;
• on peut la consulter à tout moment ;
• elle permet de travailler l’organisation de sa pensée. Un texte écrit peut être soigneusement préparé et révisé avant d’être transmis. C’est particulièrement utile lorsqu’on veut exposer des idées complexes ;
• elle prête moins le flanc à l’interprétation et à l’extrapolation ;
• elle peut aisément être démultipliée à l’intention d’un nombre de destinataires important.

Il convient toutefois de prendre garde à certaines limites de l’écrit :

• on n’est jamais sûr que le message sera lu ;
• certaines personnes ont des difficultés de lecture ou n’aiment pas lire ;
• cette communication peut manquer de chaleur ;
• écrire demande plus de temps que parler.

La communication orale

Pour notre experte en formation assistante, la communication orale présente d’autres avantages :

• elle est plus spontanée et plus rapide ;
• elle ouvre la possibilité au dialogue ;
• elle permet d’ajuster sa communication en fonction du non-verbal, des feed-back de l’interlocuteur. Aussi, elle est particulièrement adaptée pour exprimer les sentiments et émotions ;
• elle est plus personnelle et individualisée et peut, de ce fait, produire un plus grand impact.

Attention toutefois à certaines limites de l’oral :

• il est plus difficile d’avoir une pensée organisée en parlant ;
• on ne peut garder une trace précise de ce qui a été dit ;
• il est difficile d’effacer l’impact émotionnel de ce qui a été dit trop rapidement ;
• l’expression orale risque d’être affectée par des parasites (aspect, ton, personnalité de l’orateur, distractions).

La principale exigence d’un texte écrit : sa clarté

Compte tenu des avantages et des inconvénients de l’écrit, notre experte en formation assistante vous conseille d’être particulièrement attentif à votre clarté.

Pourquoi veiller à la clarté ?

• un des grands avantages de l’écrit est justement de permettre de bien organiser sa pensée ;
• un texte écrit sera sans doute conservé, qu’il doit être compréhensible par quelqu’un qui s’y référerait ultérieurement, qu’il continuera longtemps encore de véhiculer votre image ;
• on ne pourra pas réajuster sa communication en fonction du non-verbal, des feed-back de l’interlocuteur.

L’exigence de clarté se traduit donc dans le choix des mots et  la structure des phrases.

Nous vous invitons à découvrir notre formation assistante “Renforcer son aisance dans son environnement professionnel“.