Assistante

Evolution et reconnaissance du métier d’Assistante

Lors de la Convention Assis’t Manager, le débat qui a suivi la présentation des résultats de notre enquête a porté sur la reconnaissance du métier et les évolutions possibles dans la filière. Les échanges furent nombreux et riches en le public et Patricia Houeix, experte en formation assistante, Demos, Monique Jany, présidente de la Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat (FFMAS), Nadia Gabriel, office manager chez Creadev (Adhérente FFMAS) et Françoise Nowalczyk-Andrieux, responsable d’une équipe d’assistant(e) chez EDF R&D.

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Où en est-on aujourd’hui ?

Pour Nadia Gabriel, le métier s’est complexifié avec une multiplication des tâches et des interlocuteurs. Les managers sont de plus en plus autonomes grâce aux différentes technologies,  ce qui a permis aux assistantes de prendre en charge des tâches supplémentaires à valeur ajoutée : relation prestataires, données RH,  gestion de l’équipe …. Elles doivent aujourd’hui apporter des solutions, gérer certaines missions en  intégralité.

Françoise Nowalczyk-Andrieux rappelle que l’un des points essentiel du métier est de faire gagner du temps à son manager en assurant des missions de service.

Pour Monique Jany,  le changement principal aujourd’hui passe par les nouveaux référentiels de compétences associés à des critères de performances. Le Ministère de l’Education Nationale et le Ministère de l’Emploi ont revu les référentiels de certification des formations  initiales du BTS Assistant de Manager. Les organismes de formation spécialisés en formation assistante, avec qui la Fédération est en lien permanent,  œuvrent pour que  la formation tout au long de la vie corresponde aux  attentes des managers.

Quelle évolution possible ?

D’après les différents témoignages recueillis dans la salle, l’évolution vers un rôle d’Office Manager est plus facile dans des PME ou des TPE. Mais quelle évolution serait donc possible pour une Assistante de Direction dans un grand groupe après un certain nombre d’années au sein de l’entreprise ?

Patricia Houeix, experte en formation assistante,  témoigne que, dans certains grands groupes, des parcours de professionnalisation pour la filière Assistante sont construits. Les évolutions constatées sont une montée en compétences d’un métier à un autre (Assistante – Assistante de Direction –Attachée de Direction) ou en spécialisation (Ressources Humaines –  Communication –  Achats…).  Cette évolution peut se faire également en sortant de la filière à proprement parler pour prendre en charge une mission spécifique : chargée de communication, chargée de formation…

Quels sont les freins à une évolution ?

Ils peuvent être de deux ordres : les freins liés au management et ceux liés aux assistantes elles-mêmes.

•    Les freins liés au management :

Certains témoignages illustrent que la bonne volonté de l’assistante peut se heurter à des blocages variés. L’exigence d’un niveau de diplôme peut ralentir la reconnaissance de l’évolution d’une assistante, en particulier lorsqu’elle se spécialise. Ainsi une assistante témoigne qu’il lui a fallu 7 ans pour passer d’assistante à assistante RH en obtenant au fur et à mesure un Bac Professionnel puis un BTS et en entamant un Master 1 RH.
L’aspect humain peut aussi intervenir : plusieurs personnes se sont accordées pour dire que lorsqu’un manager a « une bonne assistante »,  il n’a pas envie de la voir partir. Son évolution est vécue comme un risque et n’est donc pas encouragée.

•    Les freins liés aux assistantes elles-mêmes

Pour Monique Jany, il faut dénoncer le phénomène de  victimisation chez certaines assistantes.  Elles doivent s’affirmer, se former, se professionnaliser. Patricia Houeix estime que « l’initiative de la reconnaissance doit venir des assistantes elles-mêmes, ne pas attendre passivement qu’elle arrive. Il faut savoir se  prendre en main, savoir vendre ses compétences et savoir en parler ». Une formation assistante peut être un bon moyen de conforter sa compétence.

Comment contribuer à la reconnaissance du métier ?

•    Les entretiens annuels

Les expertes en formation assistante présentes réaffirment que l’assistante doit prendre l’initiative de l’entretien quand il n’y en a pas. Les échanges doivent être formalisés autour de la mission, de la carrière et de la collaboration avec recul, en dehors du quotidien.

Pour Françoise Nowalczyk-Andrieux, il est important de démontrer ce que l’on fait, de donner des indicateurs. Les managers sont souvent surpris. L’assistante doit savoir distinguer la compétence et sa performance. En formalisant des objectifs quantifiés, on peut démontrer son évolution, ce qu’on est capable de faire. La mise en place d’un système de variable, de prime peut alors être éventuellement possible.

•    Les rencontres professionnelles/les réseaux

La FFMAS constate que les réseaux intra entreprise ont du mal à se maintenir. Ils sont souvent constitués à l’initiative d’assistantes convaincues qui ont un leadership et qui ont envie de partager. Cependant, elles se heurtent à l’inertie, aux résistances voire aux jalousies de certaines au sein de la  communauté. Les personnes concernées auraient pourtant tout intérêt à rentrer dans un processus de fédération et de reconnaissance interne pour valoriser leur fonction.

Le rôle de la fédération est de convaincre qu’il y a des solutions communes et il n’est  ni dangereux ni périlleux de rallier un groupe qui fédère les acteurs d’un même métier. Au contraire, cela participe à la promotion  et valorisation de ce  métier. C’est en travaillant ensemble que sa reconnaissance s’affirmera.
L’enjeu de la FFMAS est de localiser ces réseaux, leur donner la parole, faire témoigner ces assistantes des expériences réussies, les mutualiser  et les faire partager à la communauté  nationale et internationale des assistantes.

Quel avenir ?

Compte-tenu des évolutions technologiques et du contexte économique, les différentes intervenantes témoignent de la diminution du nombre d’assistantes, en particulier sur les fonctions de base. Pour celles qui restent assistantes de  Directions ou spécialisées, la montée en compétences est réelle.

Monique Jany constate qu’il y a moins d’assistantes mais elles sont de plus en plus  qualifiées pour répondre aux nouveaux enjeux du métier. Capacité de mesurer les enjeux  stratégiques de l’organisation, posséder une réelle culture générale et une hauteur de vue pour apporter un  service supplémentaire sont nécessaires à l’assistante 2012. Si elle veut perdurer, progresser, elle a l’obligation d’aller plus loin, plus haut.

Pour arriver à cette montée en compétences, la formation assistante est le soutien indispensable : se former pour prendre, pendant quelques jours,  de la distance, de la hauteur de vue par rapport à un quotidien prenant.

Françoise Nowalczyk-Andrieux, en fin de carrière, suggère quelques conseils : renforcer son « savoir agir » (comportement, initiative, être réactive et proactive), son « savoir-faire » (se maintenir toujours à jour de la bureautique, gérer les priorités avec plusieurs donneurs d’ordre), son « savoir être » (relation avec son manager, savoir s’adapter).

Pour Nadia Gabriel,  il est important que les assistantes soient représentées  au niveau national par la FFMAS. Parfois, l’absence de perspectives d’évolution empêche certaines  de se dépasser. Cependant, pour cette experte  reste persuadée que c’est aux assistantes de prendre leur carrière en main.

A l’issue de ce débat, une conclusion s’est imposée : le métier d’assistante est exigeant et demande à chacune un professionnalisme toujours plus fort !

Dans cette optique, nous vous invitons à découvrir notre formation assistante « Assistante, dynamisez votre fonction ».