Communication

Formation assistante : Envoyer un mail efficace (2ème partie)

Dans la première partie de son article, notre experte en formation assistante vous a présenté comment bien vous présenter et l’importance de l’objet dans votre mail. Aujourd’hui, elle vous donne des exemples très concrets de rédaction de mail.

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Structurer son mail selon le message essentiel

La technique du 3 Q POC

L’immédiateté du mail pousse parfois le rédacteur à bâcler son propos. Pour être sûr d’être complet et précis, et de ne manquer aucune information essentielle, il faut, selon notre experte en formation assistante,  que le contenu du mail réponde aux cinq questions fondamentales du 3Q POC : Qui (avec qui) ? Quand ? Quoi ? Pourquoi ? Où ? Comment ?

Bien entendu, suivant le contexte, l’une de ces questions peut ne pas être pertinente. Le filtre du 3Q POC reste cependant le meilleur moyen de vérifier que rien d’important n’a été oublié.

Situation proposée par notre experte en formation assistante

Vous devez débriefer avec votre responsable la rencontre que vous avez tenue avec de nouveaux fournisseurs.

Qui : Moi
Avec qui : mon supérieur hiérarchique
Quoi : organiser une réunion
Pourquoi : faire le bilan de ma première rencontre avec les nouveaux fournisseurs
Où : dans la salle de réunion de l’entreprise
Quand : à 14h30
Comment : avec une présentation Powerpoint.

Exemple de mail rédigé par notre experte en formation assistante :

Bonjour Bertrand,

Suite à notre conversation à la cantine, je vous confirme que nous nous retrouverons demain, jeudi, à 14h30 dans la salle de réunion du rez-de-chaussée pour exposer les résultats de ma première rencontre avec nos nouveaux fournisseurs. Je vous ferai une brève présentation Powerpoint des 4 points d’accord auxquels nous sommes parvenus ainsi que des trois questions en suspens qu’il faut résoudre avant notre prochaine rencontre.

D’ici là, si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter.

Bien cordialement

Jean-Michel Lamy
Responsable logistique
VogiTech international
Tél. Direct : +33 (0) X XX X XX XX
Mobile : +33 (0) X XX X XX XX

Soigner la présentation et la rédaction

La plupart du temps, les messages ne sont pas lus en plein écran, mais dans la fenêtre aperçu (de la taille d’un demi écran). Notre experte en formation assistante vous conseille donc  d’être concis et percutant pour ne pas décourager la lecture, sinon l’interlocuteur risque de passer à un autre message en se disant qu’il le lira plus tard…

Pour retenir l’attention du destinataire principal (et secondaire), il faut :

1.respecter la structure de base de toute communication écrite :
• formule de prise de contact,
• message essentiel (3Q POC),
• formule de congé et de politesse,
• signature.
2.aérer la présentation. Faire des sauts de paragraphe (toutes les 4-5 lignes).
3.simplifier l’écriture.
4.Développer une seule idée par paragraphe. Adopter une syntaxe simple : sujet + verbe + complément.
5.respecter les règles d’orthographe et de grammaire. Utiliser les outils de correction orthographique des logiciels de messagerie. Ne pas écrire en majuscule, cela revient à hurler !

Se relire absolument !

Un mail, ça s’écrit vite, ça part vite, ça arrive vite, et ça peut faire beaucoup de dégâts…

Aussi, notre experte en formation assistante vous conseille de :

• relire systématiquement deux fois ses mails avant de les envoyer ;
• vérifier le fond et la forme. Ce n’est pas parce qu’il convient d’écrire vite qu’on peut s’autoriser à écrire mal. Les fautes d’orthographe font mauvais effet lorsqu’elles circulent sur internet. Elles peuvent apparaître comme un manque de respect de l’interlocuteur et les correspondants, quels qu’ils soient, n’apprécient pas de voir massacrer la langue française. Envoyer un mail rectificatif dans les minutes qui suivent, c’est se décrédibiliser aux yeux de son destinataire principal (et secondaire !) et se montrer peu rigoureux ;
• trouver le ton juste : la règle veut qu’on n’écrive dans un mail que des propos qu’on pourrait dire en face. Un bon mail doit être convivial sans être familier ;
• veiller à la confidentialité : une autre règle veut qu’on n’écrive dans un mail que des propos qui pourraient être lus à haute voix par le destinataire principal (ou secondaire) à ses collègues, voire à son supérieur hiérarchique. Si on n’est pas sûr de soi, mieux vaut préférer le contact direct et verbal qui ne laisse pas de traces écrites (les mails, ça se transmet !).

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