Assistante

Le MPS, une autre façon de prendre de notes ?

Souvent le vieil adage « mieux vaut trop que pas assez » nous pousse à prendre la quasi-totalité des échanges par crainte de passer à côté de l’essentiel. La multiplicité des réunions, la nécessité de produire des informations rapidement voire en temps réel, l’importance du suivi des décisions prises en réunion imposent la maitrise d’une technique de prise de notes synthétique. Or les techniques classiques permettent de noter vite, mais n'incitent pas à noter moins. Notre experte en formation assistante vous présente le MPS (Melting Pot Script), une méthode créative pour vous aider à être plus efficace dans les différentes situations de prise de notes professionnelles.

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Une méthode en trois points par notre experte en formation assistante

Cette  méthode se décline en trois points :

• noter utile… ou comment noter moins en toute sécurité. C’est gagner en confiance en développant une écoute active et sélective, s’appuyer sur un objectif clair et défini pour  préparer des supports adaptés aux différentes situations de prise de notes (trame, formulaire,…) ;

• noter plus vite… en utilisant des procédés abréviatifs allant des plus classiques au langage SMS : garder le meilleur de votre pratique personnelle, accélérer votre prise de notes en jouant avec les abréviations courantes, les symboles et l’écriture phonétique ;

• combiner les deux points précédents : noter moins et plus vite pour exploiter et  restituer rapidement l’information

Pour progresser dans l’acquisition de cette méthode, vous pouvez vous appuyer sur un dictionnaire d’abréviations personnelles constitué pendant la formation assistante. Vous identifiez les mots ou expressions les plus fréquemment utilisés dans votre domaine professionnel, vous créez vos propres abréviations et vous vous entrainez à les utiliser même en dehors des situations de prise de notes. Elles deviennent alors réflexes. Notre experte en formation assistante vous engage également à  enrichir ce dictionnaire en échangeant vos pratiques avec des collègues.

Les atouts de cette méthode

Selon notre experte en formation assistante, le premier avantage de cette méthode est que vous pouvez l’utiliser en toutes circonstances : téléphone, rendez-vous client, entretien en face-à-face, réunion, conférence, cours, lecture.

Autre atout, le MPS est facile à assimiler puisqu’ il ne demande pas d’oublier ses propres pratiques pour les remplacer par d’autres. C’est vous qui créez vos abréviations sur la base de procédés simples qui facilitent la mémorisation, vous conservez donc toutes vos habitudes.

La méthode est rapide à exploiter et laisse une large part à la créativité de chacun : aussitôt la formation assistante terminée vous pouvez immédiatement la mettre en pratique.

En conclusion, pour notre experte en formation assistante, la maitrise d’une méthode telle que le MPS aide l’assistante à ne plus subir les situations de prise de notes. Elle a appris en effet à écouter activement pour noter utile : écouter pour comprendre et ne noter que l’essentiel. C’est vraiment important pour sa fonction qui nécessite qu’elle recueille efficacement l’information pour apporter un vrai soutien à ses managers et à toute l’équipe.

Pour aller plus loin, découvrez notre formation assistante “Prenez des notes vite et bien en MPS (Melting Pot Script)”.