Assistante

Relire efficacement un document professionnel

Notre experte en formation assistante se propose de vous donner quelques trucs et astuces afin de vous aider à relire efficacement un document professionnel.

Découvrir aussi :

Responsable formation

10 questions à poser au collaborateur qui souhaite suivre une formation

Fonction publique

Managers de proximité du Service Public : le DIF comme levier d’action

Santé au travail

Responsable formation : quel est votre rôle dans la prévention des risques psychosociaux ? (1)

Organisez votre relecture

Afin de commencer dans de bonnes conditions, notre experte en formation assistante vous conseille d’organiser un espace de travail spécial relecture, pour ceci vous pouvez :

• Séparer votre bureau en deux zones (même très proches) : la chaise pivotera comme si vous étiez double : Dr Frappe et Mrs. Correction.
• Préparer votre espace de relecture : un stylo de couleur, un dictionnaire courant et un guide grammatical type « Bescherelle »
• Faire toujours votre relecture sur papier, pas sur écran. Si vous relisez sur écran, vous serez tentée de retoucher la mise en page et d’abandonner la relecture.

Le premier conseil de notre experte en formation assistante est de ne pas  relire pendant -ou juste après- la frappe du document. La relecture est une tâche à part entière. Alors, ne vous précipitez pas pour relire le document que vous venez de saisir. Le document est trop frais dans votre mémoire, vous ne verrez pas les diverses fautes ou coquilles que vous avez commises.

Plus le temps écoulé est long entre la production et la correction, meilleure sera votre relecture. Mais, comme vous êtes contrainte à des délais de diffusion, le meilleur moyen de vider votre mémoire est de faire autre chose : petite pause, tâche courte d’une autre nature…

Relâchez l’attention pendant la frappe des documents. Gardez des réserves de concentration pour la relecture.

Selon notre experte en formation assistante, les plus grosses fautes d’étourderie se trouvent souvent dans les titres, les sous-titres, les légendes, les illustrations, le sommaire…Commencez alors par relire tous les titres, sans lire le texte ; vous le ferez dans un second temps.

En relisant un texte que vous connaissez, vous anticipez ce que vous allez lire. Résultat, vous percevez moins de fautes en fin de phrase, en fin de paragraphe et en fin de document. Pour éviter de deviner le texte (sans le lire et donc sans le relire), il faut ruser et changer l’ordre de lecture. Faites donc votre relecture en partant de la fin et remontez phrase par phrase. C’est le seul moyen de « court-circuiter » cette tendance à ne pas voir les fautes dans un texte que l’on a trop vu.

Les conseils de notre experte en formation assistante

Utilisez le correcteur orthographique avant la relecture : moyennement efficace pour les fautes de grammaire, il sera le correcteur idéal pour les plus « grosses » fautes. Vous verrez alors plus facilement les erreurs de conjugaison ou de syntaxe. Tapez F7 pour l’activer si vous travaillez avec Word. Ou mieux encore utilisez un logiciel de pro qui cumule correcteur orthographique et grammatical, dictionnaire classique, dictionnaire de synonymes, comme le logiciel « Antidote ». Il vous restera peu de fautes non repérées. Brouillez la reconnaissance du texte : doublez l’interligne ou passez en corps 16 pour ne pas « reconnaître » le document frappé.

Faites un dernier « check up »

Avant de rendre votre document, notre experte en formation assistante vous propose une petite check-list pour vérifier les derniers détails, de mise en page notamment.

La structure permet un repérage rapide et complet

•Le parcours visuel fournit l’essentiel de l’information.
•Le plan est clair : on trouve facilement ce qu’on cherche.
•Le titre et les sous-titres informent avec précision.
•Le texte est structuré en paragraphes et chaque paragraphe ne développe qu’une idée et une seule.
•Les conclusions et les points importants sont mis en évidence (gras, encadré).

Le texte est agréable à lire, vivant et concret

•Les phrases sont claires : moins de 20 mots, pas de phrases ou mots inutiles.
•Le style est clair et varié.
•Le vocabulaire est simple : pas de jargon ou de signes obscurs.
•Vous avez utilisé un langage d’action : vous avez privilégié les verbes aux noms et adverbes.
•Vous n’abusez pas de tournures passives ou négatives.
•La ponctuation est dynamique : les listes d’idées ou de consignes sont présentées en colonne et avec des tirets.

La mise en page met en relief les idées de votre texte

•La mise en page « accroche » : l’interlignage n’est ni trop serré, ni trop aéré, la typographie est agréable…
•Les titres de paragraphe sont parlants ou résument le contenu.
•Les idées clés sont mises en valeur pour chaque paragraphe.
•Votre texte semble court, clair, direct, aéré, digeste, parlant.

Bref, il donne envie d’être lu !

Dernières recommandations de notre experte en formation assistante :

•Utilisez des marges plus importantes s’il est nécessaire que lecteurs/destinataires y apportent des annotations.
•Si le document comporte plusieurs pages, rédigez un sommaire avant le développement du contenu.