Commercial

Répondre à un appel d’offres : épisode II

Notre premier épisode montrait que la préparation comme la rédaction sont importantes lorsqu'il s'agit de répondre à un appel d'offre. Christophe Gilles, intervenant pour Demos en formation commericale, nous confie maintenant quelques "trucs" pour réussir, pendant et après la démarche de réponse.

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Flash-back : quelques trucs pour réussir la rédaction d’un appel d’offre

1. Répondre dans le jargon de l’acheteur : se mettre à sa hauteur. (profil littéraire, technique, juriste…). Le style est simple, concis. La réponse ne peut être “bateau”, il n’y a pas de style particulier qu’on apprendrait en formation commerciale : l’acheteur attend une réponse personnalisée à son appel.

2. Répondre stricto sensu. Par exemple, il n’est pas nécessaire de présenter l’entreprise si l’appel d’offres ne le demande pas ; cette présentation pourra être toutefois jointe en annexe.

3. Les critères de choix sont très souvent la qualité, les délais, les prix émis sous forme de pourcentage plus ou moins important par l’acheteur. La réponse devra être en relation avec la hiérarchisation de ces critères et proportionnelle.

4. Concernant la proposition commerciale et plus particulièrement le prix, la présentation peut être faite en début du document si celui-ci est très attractif ; dans le cas contraire je préconise toujours de mettre la proposition en fin du document même si le prix est le critère principal : celui-ci est toujours justifié par rapport à une qualité de produits ou de services. La présentation du document sera faite sous forme de “l’entonnoir de l’entretien commercial” (découverte des besoins de l’acheteur, offre technique, qualité, délais, argumentation, prix). Cette démarche a toujours été très bien comprise par les acheteurs.

4. Soigner la présentation : mise en page, police… Faire en sorte que la réponse soit attrayante par des photos, des graphiques et facile à lire, que les arguments ressortent ; les acheteurs ont parfois un nombre considérable de dossiers à lire en très peu de temps (marché de fournitures ou services). Ajouter un sommaire paginé, qui facilite la lecture rapide : parfois la lecture peut être répartie par expertise au niveau de la commission qui se réunit.

5. Si c’est une commission (dans le cadre des marchés publics) qui examine les réponses, il est toujours intéressant dans la mesure du possible d’en connaître les membres.

6. L’acheteur répond à deux motivations principales, l’argent et la sécurité ; il faudra en tenir compte dans notre proposition en le rassurant, en lui démontrant que nous avons le savoir et le savoir faire, la formation commerciale et la subtilité de l’expérience.

7. Accompagner la réponse d’une lettre de synthèse précisant : l’intérêt que l’on porte à répondre à cet appel d’offres, la motivation que l’on a de vouloir remporter le marché en démontrant que l’on a bien compris les attentes et que nous avons la capacité et les moyens d’y répondre, les atouts en terme de différenciateurs et de valorisations des bénéfices.

8. Parfois les cahiers des charges sont plus difficiles à appréhender dans leurs compréhensions. Le commercial a le droit de poser toutes les questions qui lui semblent utiles pour répondre efficacement, il est même encouragé à le faire ! Une exception néanmoins pour le cas des marchés publics (encadrés par le Code des Marchés Publics) : il est bon de savoir que dans ce cas les concurrents seront tous informés de la réponse, et de se demander alors s’il est judicieux de poser telle ou telle question.

Appel d’offre : après la réponse

Le dossier est prêt, paraphé, entier, validé, envoyé ou remis en main propre. L’acheteur fait part de sa décision : retenu, ou non retenu.
En cas de réponse négative, il est très important pour le commercial de savoir pourquoi sa proposition n’a pas été retenue, qui a emporté le marché et pour quel montant, quelles sont les notes qui lui ont été attribuée par critère: cela lui permettra d’élaborer une banque de données et d’être plus efficace la fois suivante dans sa réponse.

Application de techniques valorisées en formation commerciale au même titre que l’entretien de vente, la réponse à un appel d’offre demande tout autant de subtilité, d’écoute, de présence ; et demande la même envie de rester compétitif, donc d’entretenir les liens commerciaux tissés à l’occasion d’un appel d’offre. Là encore, l’envie est primordiale : il est inutile de répondre à un nombre inconsidéré d’appel d’offres ; mieux vaut privilégier la qualité de la réponse.

Pour finir : les 5 points clés pour réussir un appel d’offres

– Mettre en place une démarche commerciale en amont de l’annonce et rencontrer l’acheteur.
– Dans le cadre de l’annonce, lire avec précision le cahier des charges et les documents annexes
– Mettre en place pour la réponse une organisation en interne et un rétroplanning
– Rédiger la proposition en étant clair, concis, précis avec une présentation attractive.
– Dans le cadre d’une réponse négative suite à la notification du choix de l’entreprise retenue, s’informer sur les  raisons de notre échec afin d’améliorer notre réponse par la suite.