Assistante

Réponses au quizz sur la gestion du temps

Nous lancions au début du mois un Quizz sur la gestion du temps, qualité indispensable pour le métier d’assistante. Voici les réponses de notre experte en formation assistante. Voyons comment vous en êtes-vous sorti ?​

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Si ma mission principale est la suivante : « fournir une information complète et à jour dans les dossiers clients », quelle est l’activité importante ?

• Peaufiner la mise en page des documents internes. Non, l’activité importante, dans ce cas, est « finir le classement »
• Finir le classement
• Filtrer les appels téléphoniques de son manager. Non, l’activité importante, dans ce cas, est « finir le classement »

L’activité importante était donc de finir le classement afin de fournir une information complète à jour dans les dossiers clients.

Comment remplir la feuille de temps dans le cadre d’un check-up approfondir ?

• Indiquer au fur et à mesure de la journée l’heure de début et de fin d’activité
• Préciser la quantité de travail produite chaque fois que cela s’y prête
• Totaliser le temps passé à chaque activité

Les trois étapes sont essentielles pour un ckeck-up approfondi ! Pour notre experte en formation assistante, ce check-up approfondi est plus qu’un outil d’information. Il permet également une analyse et sera utilisé à l’étape suivante lors du diagnostic des points forts et des points faibles.

Les comportements suivants sont-ils chronophages pour les assistantes ?

• Peaufiner à l’extrême sa mise en page
• Laisser grossir une chemise « à ranger » au lieu de classer les documents au fur et à mesure
• Foncer dans un travail donné sans prendre le temps de réfléchir au risque de devoir recommencer

Et oui, il fallait choisir les trois propositions !

Auditer son temps dans un secrétariat permet-il de gagner du temps ?

• Non, car dans un secrétariat, on est tributaire des autres donc pas maître de son temps. On a aussi notre part de responsabilité et d’autonomie
• Oui, car il faut savoir investir du temps pour en gagner
• Oui, car seule une vision claire de « à quoi on passe son temps » permet de s’améliorer

En effet auditer son temps permet d’en gagner. Il faut pouvoir analyser son mode de fonctionnement afin de réaliser sur quelle activité on consacre le plus de temps et trouver des axes d’amélioration.

Plusieurs outils sont-ils nécessaires au bon déroulement d’un audit ?

• Oui, si le travail est complexe, peu répétitif et que l’on veut y voir très clair.
• Oui, si l’on veut réaliser un audit périodique, « à la louche ». Non, dans ce cas, il suffit d’un « FBI », flash-back immédiat.
->Non, dans ce cas, il suffit d’un flash-back immédiat.
Non, si l’on veut seulement porter un regard critique sur ses voleurs de temps, le zoom suffit.

Plusieurs outils peuvent s’utiliser de manière complémentaire  notamment si le travail est complexe, peu répétitif et que l’on veut y voir très clair. Mais, pour notre experte en formation assistante,  ils sont également utilisables séparément au fil du temps en fonction du besoin qui se fera alors sentir. Par exemple, pour porter un regard critique sur ses voleurs de temps, le zoom suffit.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à relire les deux articles sur la gestion du temps « Une formation assistante pour apprendre à auditer son temps » et « Poser un diagnostic sur la gestion de son temps et se fixer des objectifs » et venez découvrir notre formation : « Optimisez la gestion de votre temps (Assistant.e) – E-learning ».