Responsable formation

Responsable formation : Mettre en place une évaluation

La notion d’évaluation est un point central actuellement pour le responsable formation qui doit pouvoir mesurer le retour sur investissement des actions menées dans le cadre du plan de formation. Nous allons voir dans cet article comment le responsable formation peut mettre en place une évaluation efficace.

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Le responsable formation doit fixer des objectifs

L’évaluation peut avoir plusieurs finalités majeures  pour le responsable formation :

• Corrective : améliorer l’action de formation et prendre des décisions sur la suite de l’action.
• Vérificatrice : voir dans quelle mesure les objectifs sont atteints.
• Formative : inciter à apprendre et permettre de réguler le processus pédagogique car l’évaluation fait partie intégrante de la formation.
• Économique : permettre au responsable formation de mesurer la rentabilité de l’action.
• Sociologique : mesurer les changements produits sur l’environnement, notamment en terme de management, de lutte contre les résistances aux changements …
• Normative : distinguer ceux qui ont acquis un certain niveau de connaissance ou de savoir-faire. Récompenser ou sanctionner.

C’est l’utilisation que chacun des destinataires peut faire des résultats de l’évaluation qui commande le type et le traitement des informations à inclure.

L’évaluation peut être destinée :

• au formateur ;
Il vérifie l’atteinte des objectifs pédagogiques et l’adéquation aux besoins existants pour réaliser une action vraiment utile et pour pouvoir progresser.

• aux participants ;
L’évaluation augmente leur motivation et favorise la rétention des acquis et leur transfert. Ils peuvent aussi vérifier leur progression.

• à l’entreprise ;
Elle vérifie tout d’abord que les collaborateurs utilisent durablement leurs acquis. En revanche, l’évaluation n’apporte pas d’éléments d’appréciation des compétences ou du potentiel des stagiaires.
Elle évalue le retour sur investissement. Plus précisément, il peut s’agir de l’encadrement direct, du responsable du service, du responsable de la fonction, de la direction du personnel, de la direction générale, mais aussi du responsable du projet ou du responsable formation.
 

Le responsable formation doit également définir une stratégie d’évaluation

Le responsable formation va choisir ce qui doit être évalué en fonction de l’objectif et du destinataire.
Dans tous les cas, il ne faut pas vouloir tout évaluer, mais donner la priorité aux formations à fort enjeu pour l’entreprise.

Il doit ensuite choisir qui évalue la formation :
– Les stagiaires ?
– Le formateur ?
– Le responsable formation ?

Une même personne peut remplir plusieurs de ces rôles; dans ce cas, au nom duquel fera-t-elle l’évaluation ?

Il faut donc que le responsable formation trouve les indicateurs pertinents pour évaluer : indicateurs de moyens et indicateurs de résultats et s’assure que la formation est le seul élément explicatif du résultat observé. Il s’agit ainsi pour le responsable formation de répondre à la question : « à quoi verrons-nous, après la formation, qu’elle est réussie ? »

L’évaluation d’une action de formation ne se limite pas à ses aspects pédagogiques, elle est aussi le support de stratégies qui peuvent dépasser la formation elle-même. On doit donc s’interroger sur le contexte de l’action de formation évaluée mais également sur celui de l’ensemble de la formation (quelle place prend la formation dans la politique d’ensemble de l’entreprise) et plus largement sur celui de l’entreprise en elle-même (en expansion, en régression, quelle politique du personnel, etc.).
– Est-il opportun d’évaluer ? Quelles pourraient être les retombées de la mise en place d’une évaluation et des résultats de l’évaluation ?
– Est-il possible d’évaluer ? Quels sont les différents acteurs qui accepteraient de participer ? Quels aspects faudrait-il négocier ? Quels sont les moyens nécessaires disponibles ?
 

Des outils d’évaluation pour le responsable formation

Il s’agit de définir si l’on recherche les convergences de jugement sur le stage ou l’éparpillement. Veut-on un outil qui renseigne (plus proche d’une démarche socio-économique), ou un outil qui interpelle, qui sollicite la réflexion du lecteur (plus proche d’une démarche formative) ?
 

Pour évaluer :  On utilisera :
 Les compétences acquises par le stagiaire  – les diplômes, les concours;
– la thèse, le rapport de stage, le passage devant un jury;
– des devoirs, teste et QCM;
– l’attestation de réussite par le formateur

La procédure doit être connue du stagiaire avant la formation

 Le produit formation, l’animateur, l’organisme de formation  – le questionnaire rempli par le stagiaire en fin de stage ;
– un tour de table organisé par le formateur, le responsable formation ou le hiérarchique des participants ;
– un bilan collectif fait par les stagiaires en l’absence du formateur : compte rendu sur tableau de papier ;
– la clôture du stage;
– un déjeuner avec les stagiaires.
 L’atteinte des objectifs, l’acquisition des savoirs  – la confrontation des stagiaires avec le cahier des charges qu’ils ont accepté au départ ;
– le positionnement des stagiaires sur une matrice de compétences avant et après la formation, la comparaison des compétences des personnes formées/ non formées présentant les mêmes caractéristiques ;
– l’avis de la hiérarchie ;
– des tests de connaissances, la mise en situation dans un contexte faisant appel aux nouvelles compétences.
 Les retombées opérationnelles en situation de travail  – l’auto-appréciation des stagiaires ;
– l’entretien entre le stagiaire et son responsable hiérarchique ;
– le repérage d’actions concrètes envisagées à la fin de la formation et réellement mises en place ;
– la visualisation de nouvelles performances grâce à la formation ;
– la vérification de la disparition du problème.
 Le plan de formation, la politique RH  – l’audit, l’enquête ;
– les résultats de l’entreprise.

 

Préparer le dispositif d’évaluation : Attributions du responsable formation ?

Pour mettre en place le dispositif d’évaluation, il faut :

• Tester l’outil d’évaluation avant de l’utiliser.
• Organiser la coordination et le suivi.

Pour cela :
– déterminer les personnes en charge de l’évaluation (les stagiaires, la hiérarchie, les formateurs, le responsable formation, l’organisme de formation, les clients internes ou externes, la direction…) ;
– déterminer les destinataires des résultats de l’évaluation ;
– faire accepter le système d’évaluation par les acteurs concernés (l’idéal est d’en négocier le principe le plus tôt possible en amont des formations) ;
– déterminer les contraintes à respecter : délais, périodes, moyens, budget, normes à respecter, informatisation des résultats ;
– faire connaître les règles du jeu de l’évaluation, qui inclut la communication des résultats à tous les partenaires de la formation notamment au responsable formation ;
– afficher des principes méthodologiques d’objectivité et de confidentialité ;
– accompagner la direction et la hiérarchie dans l’analyse et l’interprétation des résultats puis dans leur traduction en plan d’action.