Fiche métier
Assistante de direction
L’Assistante de Direction est un soutien essentiel pour les cadres dirigeants au sein d’une entreprise. Elle joue un rôle clé dans la coordination des activités administratives, la gestion des communications, et la facilitation du bon fonctionnement du bureau du dirigeant.
Quelles sont les missions d'une assistante de direction ?
- 1. Gestion de l'agenda : L'Assistante de Direction organise et gère l'agenda du dirigeant, planifiant les rendez-vous, les réunions et les déplacements.
- 2. Communication : Elle filtre et gère les communications entrantes, y compris les appels téléphoniques, les courriers électroniques et les courriers papier. Elle peut également rédiger des correspondances au nom du dirigeant.
- 3. Préparation de documents : Elle est responsable de la rédaction, de la mise en forme et de la préparation de documents tels que rapports, présentations, et notes de service.
- 4. Gestion des déplacements : Elle organise les déplacements du dirigeant, y compris la réservation d'hôtels, la planification des itinéraires et la gestion des formalités administratives.
- 5. Gestion administrative : Elle assure la gestion administrative du bureau du dirigeant, en s'occupant de la documentation, des fournitures de bureau, et en facilitant la communication interne.
- 6. Coordination des réunions : L'assistante de direction organise et coordonne les réunions, y compris la réservation de salles, la distribution de l'ordre du jour, et la prise de notes si nécessaire.
- 7. Gestion de l'information : Elle organise et classe les informations importantes, maintient la confidentialité des documents sensibles et gère les archives.
- 8. Relation avec les parties prenantes : Elle interagit avec les clients, les partenaires et les membres internes de l'organisation au nom du dirigeant, souvent en tant que première personne de contact.
Les compétences requises
- Compétences organisationnelles : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir des priorités et à respecter les délais.
- Compétences en communication : Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec une capacité à interagir de manière professionnelle avec diverses parties prenantes.
- Maîtrise des outils bureautiques : Excellente connaissance des logiciels de traitement de texte, de tableurs, de présentations et de gestion de l'agenda.
- Adaptabilité : Capacité à s'adapter rapidement aux changements de calendrier ou de priorités.
- Confidentialité : Une grande discrétion et une capacité à traiter des informations confidentielles de manière appropriée.
Quelles études pour devenir assistante de direction ?
Un diplôme en administration des affaires, en secrétariat, en gestion de bureau ou dans un domaine connexe est souvent requis. Une expérience antérieure dans un rôle administratif ou de secrétariat est généralement exigée. Des formations complémentaires en gestion de l’agenda, en communication professionnelle ou en utilisation d’outils bureautiques spécifiques peuvent être un atout.
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