Maîtriser l’organisation d’événements de A à Z

Poser les bases d’une stratégie événementielle efficace
Identifier les différents types d’événements et leurs enjeux
Comprendre le rôle stratégique de l’événementiel dans la communication globale de l’entreprise
Intégrer les tendances actuelles : éco-responsabilité, inclusion, gamification, intelligence artificielle, expérience participant
Analyser les opportunités à travers des outils d’aide à la décision (matrice SWOT, synoptique, benchmarking)
Clarifier les objectifs, définir les cibles et choisir le format adapté au message et à l’audience
Aligner l’événement avec les valeurs, la stratégie et l’image de l’entreprise
Cas pratique : Analyse critique d’événements existants et création d’une fiche projet à partir d’un brief fictif

Structurer et piloter efficacement son événement
Élaborer un rétroplanning détaillé avec des jalons clairs
Définir les rôles et responsabilités : prestataires, intervenants, équipe projet, comité de pilotage
Coordonner les parties prenantes (fournisseurs, clients…) avec méthode et diplomatie
Anticiper les risques et mettre en place des plans de secours
Intégrer les contraintes réglementaires, logistiques et techniques dès la conception
Cas pratique : Construction d’un rétroplanning et identification des zones de risque

Gérer son budget avec rigueur et agilité
Établir un budget prévisionnel réaliste en intégrant une marge d’imprévus
Identifier les postes clés de dépenses et les prioriser
Négocier avec les prestataires et rechercher des alternatives innovantes à moindre coût
Intégrer les critères RSE (traiteurs durables, goodies éco-conçus, déplacements optimisés)
Optimiser les ressources humaines et matérielles selon les contraintes du projet
Cas pratique : Simulation budgétaire avec contraintes (coûts, délais, éthique)

Communiquer autour de son événement avec impact
Définir un plan de communication multicanal (emailing, réseaux sociaux, presse, site web)
Créer un calendrier éditorial adapté aux temps forts de l’événement
Stimuler l’engagement avant, pendant et après l’événement (teasing, live, sondages, hashtags)
Gérer la communication live et post-événement pour renforcer la visibilité
Valoriser les retombées pour améliorer la notoriété et l’e-réputation de l’entreprise
Cas pratique : Élaboration d’un mini-plan de communication « avant / pendant / après »

Créer une expérience fluide et mémorable pour ses événements
Choisir un format adapté au public pour maximiser l’impact
Créer des animations interactives et immersives pour marquer les esprits
Utiliser la gamification et l’IA pour renforcer l’engagement des participants
Favoriser l’inclusion, l’émotion et la mémorisation grâce à des outils innovants
Préparer le jour j avec rigueur : checklist, logistique et briefing des équipes
Gérer les imprévus avec calme pour assurer une exécution fluide et professionnelle
Cas pratique : Brainstorming collectif pour imaginer une animation différenciante
Cas pratique : Simulation de gestion du jour j avec cas pratiques

Mesurer et valoriser l’impact de son événement
Mesurer la satisfaction des participants via des questionnaires ou outils digitaux
Évaluer les retombées business, médiatiques, RH et environnementales
Créer un bilan structuré pour formaliser et progresser
Présenter les résultats aux parties prenantes (clients, direction, partenaires)
Formaliser les apprentissages sous forme de livrable (rapport de bilan ou livre blanc)
Cas pratique : Création d’un modèle de rapport de bilan événementiel incluant des indicateurs clés