Assistante : Maîtriser l’Organisation d’Événements de A à Z

Poser les bases d’une stratégie événementielle efficace

Identifier les différents types d’événements (présentiel, digital, hybride, interne, externe) et leurs enjeux.

Comprendre le rôle stratégique de l’événementiel dans la communication globale de l’entreprise

Intégrer les tendances actuelles : éco-responsabilité, inclusion, gamification, intelligence artificielle, expérience participant

Analyser les opportunités à travers des outils d’aide à la décision (matrice SWOT, synoptique, benchmarking)

Clarifier les objectifs, définir les cibles et choisir le format adapté au message et à l’audience

Aligner l’événement avec les valeurs, la stratégie et l’image de l’entreprise

Cas pratique : Analyse critique d’événements existants et création d’une fiche projet à partir d’un brief fictif

Structurer et piloter efficacement son événement

Élaborer un rétroplanning détaillé avec des jalons clairs

Définir les rôles et responsabilités : prestataires, intervenants, équipe projet, comité de pilotage

Coordonner les parties prenantes (fournisseurs, clients…) avec méthode et diplomatie

Anticiper les risques et mettre en place des plans de secours

Intégrer les contraintes réglementaires, logistiques et techniques dès la conception

Cas pratique : Construction d’un rétroplanning et identification des zones de risque

Gérer son budget avec rigueur et agilité

Établir un budget prévisionnel réaliste en intégrant une marge d’imprévus

Identifier les postes clés de dépenses et les prioriser

Négocier avec les prestataires et rechercher des alternatives innovantes à moindre coût

Intégrer les critères RSE (traiteurs durables, goodies éco-conçus, déplacements optimisés)

Optimiser les ressources humaines et matérielles selon les contraintes du projet

Cas pratique : Simulation budgétaire avec contraintes (coûts, délais, éthique)

Communiquer autour de son événement avec impact

Définir un plan de communication multicanal (emailing, réseaux sociaux, presse, site web)

Créer un calendrier éditorial adapté aux temps forts de l’événement

Stimuler l’engagement avant, pendant et après l’événement (teasing, live, sondages, hashtags)

Gérer la communication live et post-événement pour renforcer la visibilité

Valoriser les retombées pour améliorer la notoriété et l’e-réputation de l’entreprise

Cas pratique : Élaboration d’un mini-plan de communication « avant / pendant / après »

Créer une expérience fluide et mémorable pour vos événements

Choisir un format adapté au public pour maximiser l’impact.

Créer des animations interactives et immersives pour marquer les esprits.

Utiliser la gamification et l’IA pour renforcer l’engagement des participants.

Favoriser l’inclusion, l’émotion et la mémorisation grâce à des outils innovants.

Préparer le jour J avec rigueur : checklist, logistique et briefing des équipes.

Gérer les imprévus avec calme pour assurer une exécution fluide et professionnelle.

Cas pratique : Brainstorming collectif pour imaginer une animation différenciante.

Cas pratique : Simulation de gestion du jour J avec cas pratiques.

Mesurer et valoriser l’impact de son événement

Mesurer la satisfaction des participants via des questionnaires ou outils digitaux

Évaluer les retombées business, médiatiques, RH et environnementales

Créer un bilan structuré pour capitaliser et progresser

Présenter les résultats aux parties prenantes (clients, direction, partenaires)

Formaliser les apprentissages sous forme de livrable (rapport de bilan ou livre blanc)

Cas pratique : Création d’un modèle de rapport de bilan événementiel incluant des indicateurs clés