Prix pour un groupe de 10 personnes maximum
Cette thématique vous intéresse ?
Nos équipes d’experts, de concepteurs pédagogiques et de chefs de projet mettent en place pour vous et avec vous des dispositifs innovants, en présentiel et en digital.
Prix pour un groupe de 10 personnes maximum
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Nos équipes d’experts, de concepteurs pédagogiques et de chefs de projet mettent en place pour vous et avec vous des dispositifs innovants, en présentiel et en digital.
Cette formation spéciale assistant.e et secrétaire, vous permettra d’apprendre à gérer votre temps et votre organisation, traiter l’information, communiquer et rédiger efficacement.
Atteinte des objectifs de formation pour les 24 derniers mois : 5/5
Cette formation s’adresse aux secrétaires expérimenté.e.s souhaitant évoluer vers la fonction d’assistant.e, mais aussi assistant.e.s débutant.e.s souhaitant gagner en professionnalisme
Cette formation ne nécessite aucun pré-requis.
Module 1 : Comprendre son rôle et les enjeux liés à l’assistanat (2 jours)
Faire le point sur l’exercice de sa fonction
Identifier ses compétences acquises et celles à développer
Repérer les créneaux d’évolution potentielle dans la fonction
Collaborer et échanger entre assistant(e)s
Utiliser les réseaux professionnels internes et externes et les 5 A
Contribuer à l’efficacité de son équipe et accroître la synergie avec son (ses) manager(s)
Comprendre ce qu’attend(ent) le(s) manager(s)
Définir des modes de collaboration
Réussir à travailler à distance
Établir une relation de confiance avec son manager
Définir son périmètre d’action
Solliciter les managers à bon escient
Être force de proposition
Prendre des initiatives
Module 2 : Optimiser son organisation personnelle et professionnelle (1 jour)
Structurer son organisation pour gagner en efficacité
Planifier ses journées
Analyser son organisation pour l’optimiser
Gagner du temps au quotidien et préserver des temps protégés
Gérer ses priorités avec méthode
Gérer les interruptions sans perdre le fil
Se focaliser sur l’essentiel et hiérarchiser les activités majeures
Différencier l’urgent de l’important
Réussir à dire non de manière constructive
Utiliser des outils ou méthodes pour fluidifier ses actions
Faire gagner du temps à son (ses) manager(s)
Repérer leur mode de gestion du temps
Identifier les niches de gains de temps managériales
Préserver leur temps et anticiper les besoins
Module 3 : Développer ses capacités de communication, s’affirmer et gérer des situations difficiles (2 jours)
Réunir les conditions d’un accueil réussi au téléphone et en face à face
Identifier la qualité de service attendue
Diagnostiquer sa propre qualité de service
Soigner sa présentation
Identifier l’interlocuteur et le degré d’urgence
Maîtriser les techniques d’accueil en face à face et au téléphone, verbales et non verbales
Préparer et suivre l’ensemble du processus d’accueil
Gérer les situations de tensions avec calme et assurance
Préparer et suivre ses propres appels téléphoniques
Adopter une écoute active et questionner avec pertinence
Structurer son discours pour chaque étape de l’appel
Utiliser un langage clair et professionnel
Choisir un ton adapté et ajuster son rythme de parole
Gérer les situations de tension avec calme et assurance
Conclure l’échange en vérifiant la bonne compréhension de l’interlocuteur
Gérer avec aisance les situations délicates ou Faire face à des situations délicates
Dialoguer efficacement en visio et en présentiel
Être attentif aux comportements non-verbaux
Avoir un « look » adapté au contexte professionnel
Maîtriser le temps de l’entretien
Conclure et raccompagner un visiteur avec courtoisie
Détecter les signes avant-coureurs de tensions pour anticiper les conflits
Recadrer un entretien en restant professionnel et respectueux
Faire face à des situations délicates avec tact
Maîtriser l’agressivité, l’impatience, l’impolitesse sans se laisser déstabiliser
Module 4 : Se réconcilier avec les chiffres grâce à Excel (1 jour)
Optimiser ses missions au quotidien grâce à excel
Comprendre les informations chiffrées (ou du reporting) utilisées par les différentes fonctions
Connaître les différents types d’indicateurs : physiques, financiers, complexes, etc.
Sélectionner les indicateurs pour mieux communiquer avec les départements
Interpréter rapidement des résultats pour orienter l’action
Effectuer les calculs courants
Calculer un pourcentage : taux de TVA, taux d’intérêt, taux de marge, etc.
Calculer une variation : d’une période à une autre
Calculer un écart : entre une réalisation et un objectif, entre le réel et le budget
Calculer une moyenne : effectifs moyens, salaires moyens, chiffres d’affaires moyens
Calculer une tendance : résultat probable en fin d’année
Utiliser des formules de base et semi-complexes d’Excel pour automatiser ces calculs
Savoir traduire les chiffres en graphiques
Choisir la bonne représentation graphique
Savoir construire les courbes, histogrammes sans ou avec axe secondaire, secteurs, pyramides des âges, etc
Module 5 : Rédiger des Courriers et des E-Mails Efficaces et Professionnels (2 jours)
Maîtriser la prise de notes et la rédaction professionnelle
Identifier son système de prise de note pour déterminer ses points forts et ses points faibles
Apprendre à noter l’essentiel
Appliquer les techniques de rédaction adaptées au contexte
Comprendre les enjeux de l’écrit
Mesurer l’impact du courrier et de l’e-mail auprès des différents interlocuteurs
Différencier le courrier et l’e-mail des autres types d’écrits professionnels
Respecter les chartes de communication du courrier et de l’e-mail
Rédiger des messages percutants et adaptés
Maîtriser la dimension conviviale
Personnaliser ses écrits en fonction de son interlocuteur et de la situation (vente, conflit, organisation…)
Être empathique
Utiliser un vocabulaire convaincant
Adapter la structure du message pour en améliorer la lisibilité
Module 6 : Organiser un déplacement, une réunion, un événement de manière fluide (1 jour)
Coordonner des événements et déplacements professionnels
Organiser une réunion en présentiel et en distanciel de A à Z
Connaître les différents types d’événements organisés en entreprise
Comprendre le rôle de l’assistante dans la gestion logistique et protocolaire
Organiser efficacement un déplacement professionnel
Passer et réceptionner une commande
Suivre la commande et gérer les éventuels litiges
Contrôler la facturation liée aux événements ou déplacements
Structurer la gestion documentaire
Mettre en place un système d’archivage efficace
Classer les documents selon des règles claires et partagées
Assurer la traçabilité et faciliter l’accès rapide à l’information
Module 7 : IA et performance : optimiser ses tâches et mieux collaborer (1 jour)
Exploiter l’IA pour améliorer ses missions administratives
Comprendre les bases de l’intelligence artificielle
Créer des prompts pertinents et personnalisables
Améliorer la communication interne avec l’aide d’outils d’IA
Analyser et résumer rapidement des données textuelles
Gagner en performance grâce à l’intelligence artificielle
Intégrer des outils collaboratifs basés sur l’IA
Garantir la sécurité et la confidentialité des données
Identifier les tâches chronophages et automatiser celles qui peuvent l’être
Accroître sa productivité tout en conservant la qualité du travail rendu
Cette formation dédiée aux assistant(e)s propose des apports théoriques, méthodologiques et pratiques pour permettre aux participants de faire le lien entre les apprentissages et les réalités de leur quotidien professionnel.
Les notions abordées (communication, organisation, intelligence artificielle, relation managériale…) sont illustrées par des mises en situation concrètes et adaptées aux missions spécifiques de l’assistanat.
Elles seront expliquées et approfondies en fonction des niveaux d’expérience, des besoins et des objectifs de chaque participant, garantissant une montée en compétences progressive et personnalisée.
Pour assurer un suivi individuel, Demos a mis en place 2 types d’évaluation :
cette formation est assurée par un expert de la fonction
Pour plus de renseignements sur les informations de connexion ou les prochaines sessions, contactez-nous.
Cette formation a été mise à jour le 01 janvier 2024
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