Assistante

Acquérir une discipline de travail pour gagner du temps

Nous avons vu dans un précédent article sur votre chaine thématique formation assistante comment poser un diagnostic sur la gestion de son temps et se fixer des objectifs. Aujourd’hui, notre experte en formation assistante va vous expliquer comment acquérir une discipline de travail pour gagner du temps en vous exposant les 7 lois du temps et en vous apprenant à définir des priorités à l’aide d’outils pratiques.

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Partir des sept lois du temps

Voici 7 lois qui portent le nom de leurs auteurs et amènent à tirer des conclusions pratiques sur la manière d’optimiser son temps :

Laborit : On s’arrange pour fuir ce qui est difficile
Pareto : 20% de l’investissement donne 80% du rendement
Murphy : Rien n’est aussi simple qu’il n’y parait
Illich : Passé un certain seuil, on devient improductif
Carlson : Tout travail interrompu est moins efficace et prend plus de temps
Swoboda : Chacun a ses bons et ses mauvais jours et dans une journée, ses bonnes et mauvaises heures
Parkinson : Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement

À ce stade, notre experte en formation assistante recommande de lire tranquillement chaque principe, de prendre du recul et de chercher des exemples concrets d’application de ces principes dans son expérience personnelle.

Ensuite, il convient d’en tirer des conclusions et des bonnes pratiques à mettre en œuvre pour mieux gérer son temps. On peut citer les suivantes :

• décider de se focaliser sur les priorités ;
• programmer sa « feuille de route » ;
• commencer par le plus difficile ;
• ne pas consacrer plus de temps que nécessaire à une tâche ;
• éliminer systématiquement l’inutile ;
• éviter de se disperser ou de se laisser disperser ;
• investir du temps pour en gagner.

Une formation assistante pour donner la priorité… aux priorités !

Le principe

Pareto nous enseigne que consacrer le maximum de temps à l’important augmente l’efficacité. Il faut donc bien distinguer ce qui est important et accessoire dans la fonction d’assistante.

Notre experte en formation assistante explique qu’il faut également discerner ce qui est urgent de ce qui ne l’est pas dans la gestion quotidienne du temps.

• Distinguer l’important de l’accessoire
L’important se définit comme ce qui est entièrement lié à la fonction exercée.
La description de poste permet de discerner :
o les missions principales, l’important ;
o les missions secondaires, l’accessoire ;
o la finalité du poste, autrement dit sa raison d’être, ce qui justifie son existence.  Donnant le cap général à la fonction, elle constitue une aide supplémentaire pour comprendre ce qui est important.

Attention : il importe de demander rapidement à sa hiérarchie des précisions sur ses missions si celles-ci ne sont pas clairement définies.

• Distinguer l’urgent et ce qui ne l’est pas

L’urgent se définit comme ce qui ne pourra être réalisé plus tard, car il sera alors trop tard pour le réaliser.

Au jour le jour, il faut se concentrer sur les priorités, c’est-à-dire sur ce qui est important et urgent.

La méthode

Un bon moyen pour se concentrer sur les priorités est de s’entraîner à classer en 3 catégories les tâches à effectuer. Cela permettra, dans un second temps, de programmer une feuille de route.

Jour J
 A-Tâches importantes et urgentes


B- Tâches importantes ou urgentes


 C- Tâches “Nini” : ni importantes, ni urgentes


Attention, en cas de doute : interroger les « donneurs d’ordre » de chaque tâche à réaliser.

Astuce opérationnelle

On peut essayer de bannir du langage le mot « urgent » et de le remplacer par « délai » ou « échéance ». C’est le secret d’une bonne gestion du temps quand on est assistante et la seule efficace face à une équipe de managers !

La simple réponse à ces questions permet d’en diminuer le nombre, de pondérer l’importance d’une demande et de donner de nouvelles habitudes de travail aux managers.

Une formation assistante pour programmer sa « feuille de route »

Disposer d’une « feuille de route », que l’on garde sous les yeux en permanence, c’est l’inverse d’avoir tout dans la tête et de prendre les choses comme elles viennent.

Une feuille de route permet de tracer son itinéraire pour la journée : les étapes et le temps nécessaire pour les effectuer. Il est vivement recommandé de débuter sa journée de travail par l’élaboration d’une feuille de route.

Les tâches à réaliser sont planifiées en donnant la priorité à celles qui sont importantes et urgentes, par rapport à celles qui sont importantes ou urgentes ou ni importantes ni urgentes.

Il restera, au cours de la journée, à gérer les inévitables « imprévus », qu’il faudra classer également en priorités (urgent et important) ou postériorités (les autres cas).
Les imprévus prioritaires s’apparentent alors à une déviation qu’il faut emprunter – donc traiter – avant de reprendre la route prévue.

Attention !

• Les imprévus ne sont pas forcément des priorités.
• Toujours traiter les priorités… avant d’attaquer les postériorités, même s’il en coûte !

Voici un exemple de feuille de route créée par notre experte en formation assistante qui peut être remplie au quotidien pour prévoir les différentes étapes de sa journée :

 Activités à réaliser Echéance  Durée prévue  Durée réelle
 8h
 9h
 10h
 11h
 12h
 13h
 14h
 15h
 16h
 17h
 18h

Une formation assistante pour traiter d’abord le plus difficile

« On s’arrange pour fuir ce qui est difficile. » C’est ce que l’on appelle le principe de Laborit. Résultat : lorsque deux travaux sont à effectuer, on a tendance à commencer par le plus facile ou le plus plaisant… et différer ce qui est complexe. Or, commencer par le plus facile et terminer par le plus difficile demandera de mettre en œuvre beaucoup plus d’effort, de concentration et d’énergie que si l’on emprunte le chemin dans le sens inverse.

Voici 3 conseils de notre experte en formation assistante pour se mettre en condition afin d’attaquer aisément le plus difficile.

• Adopter une bonne posture physique : dos bien droit, pas de jambes croisées sinon le corps se fatigue et l’interaction sur le mental se ressent.
• Rassembler tous les éléments nécessaires : dossiers papier ou électroniques, stylos, etc.
• Se concentrer : faire le vide, chasser les pensées de son esprit pour laisser le silence s’installer.

Le moment est alors venu d’attaquer le difficile, sans se laisser disperser.