Accueil > En savoir plus > Adopter une écoute attentive pour bien noter

Adopter une écoute attentive pour bien noter

Adopter une écoute attentive pour bien noter

Savoir prendre des notes et effectuer des comptes rendus de réunion est une compétence indispensable pour une assistante. Lorsque l’on prend des notes, il est impossible de tout noter. On ne peut écrire qu'environ 40 mots par minute alors que le débit de parole est de 130 à 180 mots par minute. Il faut donc sélectionner uniquement ce qui sera utile au compte rendu. Si on tente de tout écrire, on risque de perdre beaucoup de temps à noter des choses inutiles, superflues et on manquera de temps pour noter ce qui est essentiel. A l'inverse, il ne faut pas trop se fier à sa mémoire et à sa capacité d’assimilation. On ne peut pas se contenter de noter de temps en temps quelques éléments de la réunion. Voici donc les conseils de notre experte en formation assistante pour une bonne prise de notes !​

Que faut-il noter ?

Pour être plus efficace au moment de rédiger le compte rendu, notre experte en formation assistante vous conseille d’organiser vos notes au fur et à mesure de façon à être la plus à l’aise possible. La question à se poser quand on écoute est : « Où noter ? »

C’est en fonction du type d’information échangée que l’on va déterminer s’il faut noter et où il faut noter. Aussi, il faut écouter en se demandant : « De quel type d’information s’agit-il ? »

On distingue quatre types d’informations :

• les faits ou informations : ils sont incontestables et apportent une matière fiable qui alimente le débat. Par exemple : chiffres, données techniques, observations avérées, etc. ;
• les opinions : ce sont les prises de position des intervenants, des jugements personnels ;
• les décisions prises : elles engagent l’avenir et les participants au-delà de la réunion (qui doit faire quoi pour quand ?) ;
• les informations « accessoires » (phrases d’introduction, transitions, échanges personnels, digressions, redondances, anecdotes, etc.).

Distinguer ces quatre types d’informations va vous permettre de faire deux tris (quasi-instantanés) pour sélectionner l’information à noter et l’emplacement où la noter :

• un 1er tri en fonction de l’ordre du jour ;
• un 2nd tri en fonction du type de compte rendu à rédiger.

Un premier tri en fonction de l'ordre du jour

Éliminer les informations « accessoires »

Pour ne garder que les informations importantes pour le compte rendu, il vaut mieux garder sous les yeux l’ordre du jour. Il sert de référence pour éliminer les longues phrases d’introduction, digressions, redondances, anecdotes sans rapport avec le sujet.

Identifier la feuille sur laquelle on va noter

Il est conseillé d’avoir une feuille par point de l’ordre du jour.
Ainsi, pour noter chaque élément à l’emplacement adéquat, on garde sous les yeux l’ordre du jour, et on commence par identifier le point concerné afin d'écrire sur la feuille du formulaire correspondante.

Un second tri en fonction du type du compte rendu

On sélectionne les informations à retenir en fonction du type de compte-rendu à rédiger.

• Dans un compte rendu abrégé, on note uniquement les décisions prises et les actions à mener.
• Dans un compte rendu détaillé, on note, en plus des décisions, les faits qui permettent d'expliquer les décisions. On retient tout particulièrement les expressions « fortes », les chiffres (dates, pourcentages), les termes techniques, etc.
• Dans un compte rendu plus exhaustif, on note, en plus, les opinions et le débat qui éclairent les décisions prises.

En cas de doute sur les informations à retenir, le mieux est de faire le point avec son manager, si c’est lui qui nous a demandé de rédiger le compte rendu, ou avec les autres participants, si c’est le groupe qui a décidé de nous confier le compte rendu.

Pour bien faire ressortir la structure de ses notes, on peut utiliser des mots de liaisons :

• pour donner un exemple : par exemple ;
• pour donner une preuve : parce que, en effet.

Il est impossible de noter mot à mot. Pour la plus grande partie des informations, il est donc essentiel de synthétiser les propos. Pour cela, il faut les reformuler avec ses propres mots sans en modifier le sens.

Pour notre experte en formation assistante, il faut identifier la colonne où les noter. Ainsi, on note les mots-clés dans la colonne de gauche. En effet, ce sont les mots qui résument les informations contenues dans la colonne centrale. Pour les identifier, il faut se demander : « De quoi parle-t-on précisément ? »

On note les informations importantes dans la colonne centrale :

• les faits et opinions pour un formulaire de 1er type ;
• les faits, opinions et décisions pour un formulaire de 2nd type.

Il convient d'utiliser des mots porteurs de sens comme les verbes, les substantifs ou les mots outils. On les note au même niveau que les mots-clés auxquels elles se rapportent lorsque ceux-ci sont déjà identifiés. Si on doit faire un compte rendu plus exhaustif, on pourra noter, en plus des idées principales, les exemples qui explicitent l’idée, les preuves, les explications.

Dans un formulaire de 1er type, on note les décisions et les actions à mettre en œuvre dans la colonne de droite.

Dans un formulaire de 2nd type, on note ses remarques dans la colonne de droite. Ceux-ci ne seront pas retranscrits dans le compte rendu. Ils peuvent inclure des questions que l’on se pose, des suggestions, etc.

Attention, il est fréquent de mélanger ce que l’on pense (son opinion personnelle) avec ce qui se dit, surtout si l'on se sent concerné par le sujet, il ne faut pas le faire. C’est une chose à ne pas faire au risque de dénaturer le sens premier du message. Un compte rendu doit être neutre.

Exemple de prise de note.

Pour aller plus loin, découvrez notre formation assistante « Prendre des notes en réunion directement sur PC ».