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Classez vos messages électroniques

La messagerie est aujourd’hui presque aussi utilisée que le téléphone. Il n’est pas rare de recevoir plusieurs dizaines de messages par jour. Classer sa messagerie est là aussi un bon moyen de gagner du temps. Grâce à l’ouvrage d’Anne Broilliard, Karine David et Florence Farelle*, découvrez comment classer efficacement vos messages électroniques.

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Créez des dossiers personnels :

Sous Outlook

  • Effectuez la commande Fichier / Nouveau / Dossier,

  • définissez un nom dans la zone Nom,

  • sélectionnez un dossier si vous souhaitez créer un sous-dossier,

  • validez par OK.

Sous Lotus Note

  • Dans la base courrier, effectuez la commande Dossier / Créer dossier,

  • définissez un nom dans la zone Nouveau Dossier,

  • sélectionnez un dossier si vous souhaitez créer un sous-dossier,

  • validez par OK.

Classez vos messages dans vos dossiers :

Manuellement :

Dans Lotus Notes comme dans Outlook, vous classerez vos messages en les glissant dans le dossier correspondant et vous les retrouverez en cliquant sur le nom du dossier.

Automatiquement :

Vous pouvez définir des règles pour automatiser le classement des messages entrants.

Ainsi, il est possible, par exemple, de :

  • Transférer automatiquement certains messages vers une autre personne

  • Déplacer automatiquement les messages vers un dossier de votre messagerie

  • Supprimer automatiquement les messages en provenance d’un destinataire

Pour ce faire, vous devez définir des règles de gestion de votre boîte aux lettres.

  • Dans un premier temps, vous devez indiquer les éléments qui permettront de distinguer les messages entre eux,

  • puis préciser les actions à effectuer sur les messages identifiés :

  • à supprimer,

  • transférer,

  • déplacer,

  • copier, etc.

Exemples :

Dès réception, tous les messages de Mr Doe seront transférés dans le Dossier “Projet PalmOS”, tous ceux de Mr Smith seront supprimés, etc.

Sous Outlook

  • Effectuez la commande Outils / Gestionnaire de la boîte de réception,

  • cliquez sur Ajouter une Règle,

  • renseignez les zones des critères et des actions en fonction de vos besoins

  • et validez bouton OK.

Votre nouvelle règle apparaît dans la fenêtre Gestionnaire de la boîte de réception.

Vous pouvez à cet endroit modifier ou supprimer vos différentes règles à l’aide des boutons correspondants.

Sous Lotus Notes 5.0 uniquement

  • Dans le dossier Règle, cliquez sur le bouton Nouvelle Règle,

  • précisez la condition puis cliquez sur Ajouter,

  • précisez l’action à effectuer automatiquement sur les mémos

  • et cliquez sur Ajouter Action.

  • Cliquez sur OK

La règle s’affiche dans la dossier Règle. Vous pouvez, à cet endroit, modifier, supprimer ou désactiver vos différentes règles à l’aide des boutons correspondants.

*Best of du secrétariat, Anne Broilliard, Karine David et Florence Farelle, Éditions Demos, 2001