Achats

Enjeu et composantes du e-procurement

De nombreuses études ont montré que les achats non stratégiques représentent en moyenne 20 % des achats d’une entreprise industrielle. Ils peuvent représenter jusqu’à 100 % dans les activités tertiaires (hôpitaux, administration, hôtellerie). Alors que pour un achat stratégique, le coût administratif (sourcing, négociation, traitement de la commande et de la facture) représente en moyenne 10 à 20 % de sa valeur, ce coût peut aller jusqu'à 80 % pour les achats non stratégiques (hors production). Pour cette catégorie d’achat, les gains de productivité sont donc à rechercher dans le process même de l’achat (réduction des coûts administratifs). C’est précisément l’objectif d’une solution d’e-procurement précise Marie-Pierre, notre experte en formation achats.

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Enjeu d’une solution d’e-procurement

Compte tenu des ratios vus précédemment, on peut raisonnablement estimer qu’un grand groupe industriel dont le chiffre d’affaires atteint 10 milliards d’euros, gère 7 milliards d’achats (70 % du chiffre d’affaires général), dont 1,4 milliard d’achats horizontaux (20 % du total des achats). Une solution d’e-procurement faisant économiser par exemple jusqu’à 10 % de ces achats permet à l’entreprise d’épargner annuellement 140 millions en valeur absolue :

• l’enjeu est considérable ;
• le retour sur investissement est rapide ;
• le risque est faible, puisqu’il s’agit d’achats non stratégiques.

Attention : cette option n’est envisageable que si le montant des achats horizontaux est important en valeur absolue. Gagner 10 % sur un volume d’achat de moins de 1 million d’euros, ne permet d’envisager qu’un gain de moins de 200 000 €. Compte tenu du coût fixe de la solution et de son implémentation, le retour sur investissement ne serait pas garanti.

Conclusion : l’enjeu d’une solution d’e-procurement est proportionnel à l’importance des achats non stratégiques concernés. Pour cette raison, l’e-procurement vise essentiellement les entreprises générant un chiffre d’affaires supérieur à 10 millions d’euros.

Les composantes d’une solution d’e-procurement

Une solution d’e-procurement présente trois composantes :

• un circuit électronique de traitement de l’ordre d’achat, de la commande, et de la facture, en interne dans l’entreprise ;
• un catalogue électronique des produits chez le fournisseur, sans lequel l’automatisation de la commande ne serait pas possible ;
• un protocole d’échange, rendant compatible les étapes de la transaction entre fournisseur et acheteur.

On notera que ce protocole d’échange est celui majoritairement utilisé sur Internet, à savoir TCP/IP, ce qui rend l’e-procurement différent des solutions EDI, encore utilisées dans l’automobile ou la distribution.

Mais ces trois composantes ne suffisent pas : le succès d’une solution d’e-procurement repose sur une parfaite connaissance du circuit décisionnel d’achat dans l’entreprise, de la cartographie des familles d’achat, de l’acceptation des fournisseurs, et surtout du choix de la solution et du prestataire (prestataire informatique ou prestataire en solution Achats – conseil, implémentation).

En savoir plus
EDI : acronyme pour Electronic Data Interchange ou échange de données informatisées, l’EDI peut être défini comme l’échange de données relatives à une transaction, d’ordinateur à ordinateur, en utilisant des réseaux et des formats normalisés.
La norme la plus connue est le code-barres utilisé dans la grande distribution : lorsque le client d’un supermarché passe un produit à la caisse, au moment précis où son code-barres est lu, le produit est déstocké dans la comptabilité de l’hypermarché, et si le stock arrive au seuil de réapprovisionnement, la commande est émise automatiquement par le logiciel comptable de l’hypermarché, et transmise en temps réel à la comptabilité du fournisseur.
Il s’agit de protocoles dits « propriétaires », dont la mise en place dans les entreprises de la filière est souvent lourde et coûteuse. Les solutions e-procurement, à l’inverse, ne nécessitent qu’une interface Web, universelle et gratuite. L’avenir est à la compatibilité entre les solutions EDI (qui ont fait leurs preuves), et les solutions Internet (universelles), sous la forme de ce qu’on appelle le « Web EDI ».

En savoir plus
TCP/IP : acronyme pour Transmission Control Protocol/Internet Protocol. Ce protocole, bien connu des informaticiens, représente en quelque sorte l’ensemble des règles de communication sur Internet, basées sur l’adressage IP de l’ordinateur communiquant. Il s’agit d’un protocole universel, mis au point dans les années 1970 par la Défense américaine, pour permettre aux gros systèmes informatiques du DoD (Department of Defense) de communiquer entre eux. Le Web s’est plus tard, dans les années 1990, greffé sur Internet.

Pour aller plus loin, nous vous proposons de découvrir nos formations Achats.