Communication

Formation assistante : Les grandes règles d’une formulation claire

Notre experte en formation assistante a décidé de bien commencer l’année avec un article sur la prise de parole en public. En effet, vous devez en réunion prendre la parole mais vous ne savez pas forcément comment formuler clairement vos idées. Pas de panique, notre experte vous donne ses trucs et astuces.

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Employer un vocabulaire simple, précis et concret

Des mots courts et usuels

Les mots doivent être courts et usuels pour être faciles à comprendre. Notre experte en formation assistante vous conseille d’utiliser plutôt le mot « achat » qu’« acquisition », « analyse », « étude », « enquête » ou « recherche » plutôt qu’« investigation » ou le mot « résoudre » à la place de « solutionner ».

Des mots précis

Aussi mieux vaut :

• préférer les mots justes aux mots passe-partout tels que « avoir », « être », « voir », « mettre », « dire » ;
• mieux utiliser une répétition plutôt qu’un quasi-synonyme qui risque de dénaturer le sens ;
• expliquer les termes techniques, difficiles ou nouveaux ;
• préciser leur définition de façon claire sans que celle-ci « casse » la dynamique du discours.

Des mots concrets

Pour notre experte en formation assistante, ils sont préférables aux mots abstraits, car ils évoquent une signification précise et claire dans l’esprit de l’auditeur.

Des mots adaptés à l’auditoire

Pour utiliser des mots adaptés à l’auditoire, il faut :

• éviter le jargon ; c’est même indispensable pour s’adresser à des non-initiés ;
• ne pas abuser des sigles et les expliciter la première fois qu’ils apparaissent dans le texte ;
• éviter les termes prétentieux suggérant la grandiloquence, l’exagération, l’emphase…

Des mots positifs et actifs

Pour notre experte en formation assistante, il est préférable de :

• privilégier les verbes d’action conjugués au mode indicatif ;
• éviter les tournures passives.

Faire des phrases efficaces

Des phrases courtes

Plus une phrase est courte, plus elle est compréhensible, donc correctement retenue. En effet, une phrase se mémorise d’autant mieux qu’elle n’excède pas 17 mots.

Il faut :

• utiliser un style concis en supprimant les mots et expression inutiles. Par exemple, il vaut mieux dire « 25 % de croissance d’ici deux ans, voilà notre objectif » que « il nous apparaît que nous devons atteindre 25 % de croissance d’ici deux ans » ;
• éliminer les pléonasmes : « une identification exacte »,« un colis d’un poids de 20 kg », « une lettre en date du 20 février », « un congé d’une durée de 15 jours », « plusieurs formules différentes » ;
• employer des tournures légères : « modifier » au lieu de « apporter des modifications à » ; « aujourd’hui » au lieu de « à l’heure où ce rapport est présenté » ; « notre fonction nous interdit de… » au lieu de « de par notre fonction, nous ne pouvons pas… » ; « suggérer » au lieu de « faire une suggestion » ;
• couper les phrases trop longues.

Des phrases bien structurées

• Plus un contenu est difficile ou important plus sa structure doit être simple (sujet, verbe, complément direct).
• Le message essentiel doit se trouver au début pour être mieux retenu.
• Développer une seule idée par phrase.

Des phrases bien rythmées

À l’oral comme à l’écrit, le rythme de la phrase est capital. En effet le rythme évite la monotonie qui tue l’attention de l’auditeur ou du lecteur.

• En variant son débit, ses intonations, la longueur et la structure de ses phrases, l’orateur maintient cette attention.
• En alternant phrase longue et phrase courte, le rédacteur rompt l’uniformité d’un texte, évitant ainsi l’ennui du lecteur.

Utiliser un style positif

Un style simple

La meilleure façon d’être bien compris est de s’exprimer simplement. Utiliser le présent de l’indicatif autant que possible.

Un style direct

Faire court et direct n’est pas raccourcir l’information, mais raccourcir le chemin entre l’auteur et son destinataire.

Pour notre experte en formation assistante ceci oblige à :

• privilégier les informations prioritaires ;
• amener ces informations rapidement ;
• éviter les répétitions maladroites ou injustifiées : exposer clairement vos idées, puis avancer sans y revenir.

Un style explicite et précis

• Éviter les formules vagues.
• Préférer les phrases affirmatives. Exemple : éviter : « Il n’y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas bénéficier de l’offre… » Préférer : « Vous pouvez bénéficier de l’offre… »

Un style actif

Les tournures de phrases actives transmettent mieux une idée d’action, de décision.

Un style adapté au destinataire

Il faut adapter son style au destinataire qui très souvent n’est pas un expert dans le domaine traité. Il s’agit de lui rendre le discours familier.

Être pédagogue dans la formulation

A l’oral, voici quelques règles simples que vous donne notre experte en formation assistante pour que le message soit compris et retenu :

• répéter 3 fois chaque point important ;
• prendre les auditeurs à témoins en s’adressant directement à eux : « Vous savez que… », « Vous vous souvenez… » ;
• avoir recours aux interrogations rhétoriques : « Lequel d’entre vous n’a pas déjà… » « Que faire face à cette situation ? », « Quelles sont les situations proposées ? » ;
• anticiper leurs réactions. En cas de désaccord, prendre les devants et justifier le bien-fondé de sa position : « Vous me direz que…, mais… ».

Maintenant que notre experte en formation assistante vous a donné ces conseils,  à vous de jouer !