Communication

Formation assistante : Structurer un PowerPoint

Dans son précédent article, notre experte en formation assistante vous a expliqué comment bien réaliser une présentation PowerPoint. Cette semaine, elle vous propose de vous donner ses trucs et astuces pour bien structurer vos idées afin de faire passer les idées principales de façon claire et rapide.

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Rechercher la structure logique du message

Noter de façon linéaire les mots clés

Pour notre experte en formation assistante, un schéma doit se comprendre en un clin d’œil. C’est une synthèse visuelle des idées exposées. Pour le construire, il faut commencer par répertorier les mots-clés du message.

Chercher les liens et organiser le graphique

La présentation linéaire des termes est destinée à une lecture d’analyse qui demande concentration et solitude et ne s’accommode pas de commentaire oral.

C’est celle que l’on adopte en lisant le courrier, la presse, des écrits professionnels. Elle ne convient donc pas pour un schéma.

Aussi, une fois les termes clés répertoriés, il convient de chercher les liens (logiques, chronologiques, dialectiques ou thématiques) entre ces termes et essayer de les organiser de façon graphique.

Traduire visuellement la structure logique

Adapter la présentation au mode de lecture

Pour favoriser la lecture, notre experte en formation assistante vous conseille de faire correspondre votre PowerPoint au mode de lecture :

• L’œil commence par fixer le centre : l’information principale sera donc au milieu.
• En 1/10ème de seconde le lecteur essaie de décoder la structure pour comprendre de quel type de message il s’agit ; nous allons donc organiser l’information sous la forme d’un graphique ayant lui-même un pouvoir informatif.

Prendre en compte le sens de lecture d’une image

Le sens de lecture de l’image est en général associé à celui de l’écrit :

• de gauche à droite,
• de haut en bas.

La simple existence d’un cadre rectangulaire suscite la réaction spontanée suivante : l’œil part en général du haut à gauche pour dériver vers le bas à droite avec plusieurs retours vers la gauche du cadre.

Prendre en compte les zones de l’image

La place ou l’orientation du sujet principal dans une image feront percevoir  le message différemment.

• La zone gauche évoque le passé, le recul.
• Le centre évoque le présent, le statique.
• La zone droite évoque l’avenir, le progrès.
• Le haut (ciel) évoque la spiritualité, les éléments importants.
• Le bas (terre) évoque la matérialité, les éléments de moindre importance.

Prendre en compte les lignes de force et les points d’or

Dès le 1er siècle avant JC, Marcus Vitruve, dans son ouvrage « De architectura » détermine la condition du beau en architecture. Redécouvert en 1486, cet ouvrage sera à l’origine de la règle des 2/3 en composition de l’image.

On compte 4 lignes de force dans chaque image :

• 2 horizontales qui partagent l’image en 1/3 – 2/3 ;
• 2 verticales qui partagent l’image en 1/3 – 2/3.
L’intersection des lignes de force détermine des « points d’or » où doivent être placés les éléments importants de l’image.

La structure d’une présentation PowerPoint est donc essentielle pour bien faire passer son message et ses idées. Retrouvez notre experte en formation assistante dans un prochain article pour apprendre à embellir un PowerPoint.