Assistante

Gestion du temps : une formation pour apprendre à auditer son temps

Le constat est clair au cours de chaque formation assistante : la gestion du temps est un point primordial dans le quotidien de chacune. C’est un souhait pour toute de l’optimiser. Pour opérer les bons choix, il est nécessaire de faire un bilan de l’usage de son temps. Par l’observation sans complaisance des faits (à quoi je consacre mon temps), suivie d’une analyse critique objective, il sera alors envisageable de faire des choix d’objectifs réalistes. C’est ce chemin que vous propose de suivre notre experte en formation assistante à travers cet article.

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Une formation assistante pour découvrir des outils d’observation efficaces et peu chronophages

Selon notre experte en formation assistante, trois outils peuvent être utilisés pour mener un audit soigné et peu chronophage : le flash-back immédiat, le zoom sur les voleurs de temps et le check-up approfondi.
Un audit sérieux doit durer de 1 à 3 semaines selon la nature du travail. Plus l’activité est répétitive et la charge de travail constante, plus l’analyse peut être courte : en général une semaine.
En revanche, plus l’activité est variée et avec des pics d’intensité différent, plus le bilan devra être mené jusqu’à 2 à 3 semaines.

Ces trois outils ont un usage bien déterminé :
• Ils permettent de voir comme dans un miroir à quoi on consacre son temps.
• Ils peuvent s’utiliser de manière complémentaire. On se servira de plusieurs outils si le travail est complexe, peu répétitif et que l’on veut y voir très clair.
• Ils sont également utilisables séparément au fil du temps en fonction du besoin qui se fera alors sentir. Par exemple, pour porter un regard critique sur ses voleurs de temps, le zoom suffit.

Premier outil proposé lors de cette formation assistante: le flash-back immédiat (FBI)

Le principe est de procéder chaque soir à une rétrospective de son travail de la journée et de l’intégrer dans un tableau.

Celui-ci permettra de récapituler toutes les activités accomplies dans la journée : téléphoner, produire des textes, traiter la messagerie, classer…en ventilant entre les colonnes « Important » et « Accessoire ». L’important correspond aux missions principales définies dans la description de poste et l’accessoire aux missions secondaires. Il est donc important d’avoir une vision claire de ses missions et de leur hiérarchie.

Il faut ensuite analyser le tableau.
• Quel pourcentage de temps a été consacré à l’important ?
Cette proportion semble-t-elle adaptée compte tenu de la fonction et de la description du poste ?
• Des tâches importantes ont-elles été bâclées ou différées au profit d’activités accessoires, voire inutiles ?

Pour notre experte en formation assistante, l’utilisation du FBI pour auditer la gestion de son temps demande que cette démarche soit menée pendant tout l’audit et même à chaque fois que se pose la question de la gestion du temps.

Deuxième outil proposé lors de cette formation assistante: le zoom sur les voleurs de temps

Les voleurs de temps sont nos ennemis, mais parfois de façon insidieuse, nos amis. Quand ils sont objectivement nos ennemis, on aimerait s’en débarrasser. Quand ils semblent « Amis », C’est plus délicat !

Le test suivant permet de faire le point sur cet aspect. C’est un outil utilisé avec succès dans une formation assistante qui éclaire bien nos comportements. Il est simple à mettre en œuvre : il suffit de cocher spontanément « Ce n’est pas du tout moi » ou au contraire « C’est tout à fait moi ». Dans ce dernier cas, préciser si le comportement choisi est porteur de satisfaction (ami) ou gênant (ennemi) afin d’avoir un bon outil d’observation. Tous les comportements « Tout à fait moi » sont chronophages.

Il faut distinguer ensuite :
• ceux avec lesquels il faut apprendre à vivre, car ils font partie intégrante de nos missions principales
• ceux qui sont « amis » dont il est possible de se séparer, car bien que faisant partie de nos habitudes, ils sont terriblement « croque-temps »
• ceux qui sont ennemis irréductibles  car peu agréable et chronophages

Le conseil de notre experte en formation assistante est de réaliser ce test au moins une fois pendant l’audit et de le renouveler quand on traverse une période où l’activité est particulièrement dense et qu’on a l’impression de ne rien avoir produit. Il ne faut pas hésiter non plus à le refaire pour mesurer ses progrès dans cette «chasse aux « voleurs de temps ».

Troisième outil proposé lors de cette formation assistante: le check-up approfondi

Cette démarche nécessite de créer une feuille de temps propre à la fonction concernée et de la remplir chaque jour de la façon suivante :

• indiquer au fur et à mesure l’heure de début et de fin d’une activité,
• préciser la quantité produite chaque fois que cela s’y prête.

Ensuite, un autre tableau permettra de totaliser le temps consacré à chaque activité et de calculer le temps moyen nécessaire à chacune et/ou le temps moyen consacré chaque jour aux différentes activités.

A travers une formation assistante, l’observation de l’usage de son temps au quotidien, puis sur la totalité de la période permet d’arriver à une bien meilleure gestion prévisionnelle du temps.

Pour notre experte en formation assistante, ce check-up approfondi est plus qu’un outil d’information. Il permet également une analyse et sera utilisé à l’étape suivante lors du diagnostic des points forts et des points faibles.