Assistante

Poser un diagnostic sur la gestion de son temps et se fixer des objectifs

Comme nous l’avons vu précédemment sur notre chaine thématique formation assistante, l’audit de la gestion du temps, réalisé grâce aux trois outils, flash-back immédiat, zoom sur les voleurs de temps et check-up approfondi, efficaces et peu chronophages, permet de dégager des points forts et des points faibles. En effet le flash-back donne un retour sur la gestion de l’important et de l’accessoire, le zoom sur les voleurs de temps donne un retour sur ce qu’il faut décider de combattre et le check-up approfondi donne un retour sur le temps consacré à chaque activité (souvent sous-estimé), sur la capacité à regrouper les tâches de même nature ou la tendance à se laisser disperser, sur le temps passé à préparer son action et à investir du temps sur l’avenir, etc. Notre experte en formation assistante nous explique qu’il est possible d’effectuer une synthèse des points forts et des points faibles, à partir de l’analyse réalisée, à condition de savoir se poser les bonnes questions.

Découvrir aussi :

RH

La formation professionnelle comme levier d’accompagnement dans la réforme des retraites.

Marketing

Trois commandements pour réussir votre stratégie marketing mobile

Santé au travail

6 conseils pour apporter un équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle

Formation assistante : synthétiser à l’aide d’un questionnaire-type

Après avoir observé les faits au travers, si besoin, des 3 miroirs de notre gestion du temps que sont le flash-back, le zoom sur les voleurs de temps et le check-up approfondi, notre experte en formation assistante propose de prendre du recul pour effectuer une synthèse points forts/points faibles de notre gestion du temps en se posant les questions suivantes :

 Globalement, pendans la période observée
 Ai-je:  Oui  Non
 Consacré suffisamment de temps à l’important ?
 Respecté mes objectifs ?
 Tenu les délais impartis ; respecté les échéances ?
 Consacré du temps à préparer mon travail ?
 Jeté un regard critique sur ma gestion du temps ?
 Évité de me disperser ?
 Canalisé mes voleurs de temps favoris ?
 Pris le temps de dresser le bilan de ma journée ?
 Calculer le total des réponses dans chaque colonne Les « oui » marquent une bonne gestion du temps ; les « non » des axes d’amélioration.   
 Globalement, pendant la période observée
 Ai-je :  Oui  Non
 Différé quelque chose d’important ?
 Oublié quelque chose d’urgent et d’utile ?
 Passé trop de temps à certaines activités ?
 « Réinventé le fil à couper le beurre » pour certaines tâches ?
 Consacré du temps à des choses parfaitement inutiles ?
 Mis de côté des activités chronophages que je n’aime pas mais pourtant nécessaires ?
 Calculer le total des réponses dans chaque colonne Les « oui »
sont signe d’un défaut dans la gestion du temps, les « non » indiquent les points forts.

Chaque point faible identifié au cours du questionnement devient alors un axe d’amélioration potentiel à transformer en objectif réaliste, puis en acte.

Une formation assistante pour Se fixer des objectifs réalistes

Notre experte en formation assistante vous livre ci-dessous une liste, non exhaustive, d’objectifs potentiels les plus fréquemment rencontrés dans le secrétariat. Ils sont formulés sur la base des axes d’amélioration identifiés lors du diagnostic.

A la suite d’une formation assistante, chacun peut compléter cette liste en tenant compte de sa situation spécifique.

• Consacrer davantage de temps à l’important.
• Ne pas se disperser soi-même.
• Éviter de se laisser disperser par les autres.
• Traquer les voleurs de temps amis.
• Canaliser les chronophages ennemis.
• Respecter les échéances négociées.
• Rendre plus ergonomique son espace de travail.
• Prendre régulièrement du recul par rapport à sa gestion du temps.
Il est nécessaire de se fixer un délai pour atteindre ses objectifs.

Notre experte en formation assistante vous conseille donc de suivre la politique des petits pas :
• limiter le nombre d’objectifs, choisir les deux ou trois qui présentent le plus fort « potentiel gain de temps » et pour lesquels on est vraiment motivé ;
• vérifier qu’on les a atteints dans le délai imparti ;
• s’en fixer d’autres, seulement après cette vérification.

Exemples
1. Préparer sa journée de travail avant de se jeter dans l’action.
2. Regrouper les déplacements autant que possible et limiter à 4 fois/jour le traitement des mails pour éviter de se disperser soi-même.

Si ces objectifs sont difficiles à formaliser à ce stade, ce travail sera plus aisé après avoir révisé les grands principes de gestion du temps, qui font l’objet d’une autre session de formation assistante.