Achats

La complexité des achats de formation : le challenge de l’acheteur en prestations intellectuelles

Comment acheter de la formation lorsqu’on n’est pas un professionnel de la formation ? Comment trouver la meilleure formation au meilleur prix ? Acheter sans être pédagogue, comprendre les aspects stratégiques des impacts de l’action de formation pour en calculer un retour sur investissement, élire des prestataires sans s’éparpiller, … sont autant de questions auxquelles les services achats et ressources humaines apportent des visions complémentaires sans pour autant se comprendre.

Découvrir aussi :

Banque Assurance

Formation banque : L’euro croissance

Santé au travail

Responsable formation : Quel est votre rôle dans la prévention des risques psychosociaux ? (2

Réforme de la formation professionnelle

Questions-Réponses sur le Plan de développement des compétences

Référencement de prestataires

L’offre de formation sur le marché français est très large, très hétérogène, parfois complexe et atypique : formations synchrones, asynchrones, imputables ou pas, subventionnées ou pas par les OPCA (organismes paritaires collecteurs agréés), inter, intra, ….
Ainsi les prestataires de formations généralistes sont-ils facilement repérables mais leur offre peut l’être beaucoup moins. A contrario, des expertises de niches ont une offre percutante … quand on la trouve !
Aussi la connaissance et la veille sur le marché de la formation sont indispensables pour bénéficier des dernières modalités pédagogiques et de leur efficience.

La problématique pour l’acheteur en formation est donc de savoir qui référencer et comment obtenir des remises avec de faibles volumes.
De façon à mieux acheter et moins s’éparpiller, l’acheteur doit prévoir ses achats de formation pour mieux les anticiper en termes de besoins, de délais et de volumes. Une solution pourrait donc être la réduction du nombre de fournisseurs et la mise en place d’accords-cadres pluriannuels.

D’autre part, la connaissance des acteurs et des offres du marché sont un levier pour aller chercher plus vite le panel de fournisseurs qui potentiellement répond à vos besoins.

Pilotage des appels d’offres

Les acheteurs doivent travailler conjointement avec le prescripteur, c’est-à-dire avec l’expert métier. Pour acheter en pédagogue le duo expert/acheteur doit faire des points réguliers et s’appuyer sur des outils communs.
La phase d’appels d’offres est clé tant pour la direction Achats que pour le service Formation.
La rédaction du cahier des charges relève tant d’un travail en ingénierie pédagogique et expertise métier que de procédures d’achats permettant de minimiser les risques.
La définition en amont des critères de sélection, de pondération de ces critères impliquent un travail en binôme vital à une bonne évaluation des propositions sous tous ces aspects : financiers, pédagogiques organisationnels.

Management des fournisseurs

Une fois les prestataires de formation choisis, il faut suivre les fournisseurs et la qualité des prestations. La mise en place d’un processus d’évaluation standardisé et sa mesure objective à travers des engagements de services (SLA) et des indicateurs clés de performance (KPI) permettent de nouer des relations basées sur l’amélioration continue.
Pour les principaux, des indicateurs d’engagement qualité doivent être établis (par exemple : a minima 75% de satisfaction globale des évaluations à chaud des actions de formation). Ils permettront aux parties de se situer sur la qualité et le suivi de la prestation.

L’outsourcing, la solution ?

Les achats seront d’autant meilleurs qu’ils seront en phase avec la stratégie de l’entreprise. Une décision d’achat se justifiera par elle-même si elle a suivi le processus achat en direct avec les stratégies en matière de formation.

Ce travail présente deux difficultés majeures pour la Direction des Achats : répondre au besoin de formation au juste prix et se positionner en acheteur efficace de formation alors que le calcul de ROI s’avère la majeure partie du temps impossible.

En s’appuyant sur un prestataire en charge de la gestion des fournisseurs de formation, l’entreprise peut également intégrer des services supplémentaires comme la facturation globale. Globalement les clients de Demos Outsourcing reçoivent aujourd’hui une facture par mois de fournisseurs formation. Ils optimisent donc drastiquement les coûts de traitement des factures et bénéficient également des tarifs négociés par un prestataire tel que Demos Outsourcing.

En savoir plus sur l’outsourcing