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Le “onboarding” ou comment réussir l’intégration d’un nouveau dans l’entreprise

Aujourd’hui, pour réussir leur recrutement, les grandes entreprises doivent se pencher avec attention sur l’accueil des nouveaux. C’est ce qu’on appelle le “onboarding”. Le processus débute avant la prise de poste et devrait faire participer activement les managers. Propos recueillis par Denis Dubois de Montreynaud, formateur de formateurs pour Demos.

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Le lendemain arrive, on attend, on guette mais la perle rare n’est pas là. Elle ne viendra pas. Pourquoi ? Elle a trouvé mieux ailleurs, une autre entreprise où elle s’est sentie mieux accueillie voire mieux chouchoutée. Accueillir, c’est ce que vous n’avez pas su faire. Bref, vous avez loupé ce qu’en bon français on appelle le “onboarding”.

Le “onboarding” ?

C’est « tout le processus qui consiste à organiser et à faciliter l’intégration des nouveaux embauchés », précise Hakima Pépion. Titulaire d’un master 2 en ressources humaines et forte de vingt-cinq ans d’expérience en RH, elle est formatrice pour Demos. En entreprise, elle s’occupe plus particulièrement de qualité de vie au travail et anime des modules dans les séminaires pour les nouveaux embauchés. Elle a travaillé dans de grands groupes. « L’un d’entre eux avait embauché des ingénieurs très demandés. Mais le jour dit, on avait 30 % de défection. Les gens ne sont pas venus. »

Pourquoi cet échec ?

Peut-être en partie parce que le “onboarding” a été insuffisant. Car une intégration, ça se travaille, ça se prépare. Pas le jour de l’arrivée mais en amont. Pour que le petit nouveau se sente bien avant même son premier jour de travail. Et que l’entreprise s’assure de disposer d’un collaborateur efficace rapidement. « Recruter représente un coût social et financier, rappelle Hakima Pépion. Dans une entreprise, avec un certain volume, le processus d’embauche doit s’accompagner d’une politique de “onboarding”. C’est fondamental. »

Cette politique va plus loin que les classiques séminaires d’accueil et autres réunions d’intégration. « C’est l’étape suivante », résume Hakima Pépion. Sur internet, Thibault Baheux tient le blog reinventersontravail.com. Il se dit « ambassadeur du bien-être au travail » et a listé les différents points de passage obligés pour réussir un “onboarding”. En voici quelques uns :

– Prendre des nouvelles du candidat retenu avant l’arrivée en entreprise. On pourra ainsi « lui indiquer le code vestimentaire en vigueur, le préparer aux tâches (…) ou encore lui indiquer comment la première journée va se passer », ajoute Thibault Baheux. Bref, « il fait déjà partie de l’entreprise avant même d’être venu », formule Hakima Pépion.

– Échanger avec les managers. Hakima Pépion souligne le rôle essentiel des managers dans la réussite d’un “onboarding”. Après tout, ce sont eux qui seront en première ligne. Ce sont eux qui évalueront la recrue. Et ce sont sans doute eux qui sauront s’il faut planifier des formations ou commander du matériel spécifique, ajoute Thibault Baheux.

– Viennent ensuite : la préparation des outils de travail, la réunion d’information, l’immersion dans les équipes, le déjeuner avec le manager et la nomination d’un tuteur qui guidera la jeune pousse.

Enfin, la réussite du “onboarding”, passe par l’implication des managers. « Ils ont un rôle majeur dans l’affaire. Ils doivent statuer après la période d’essai et évaluer les compétences du salarié. Un recrutement ordinaire, c’est très peu : quatre heures maxi. Cela veut dire que quand le salarié arrive, le manager à tout à faire pour évaluer la situation », conclut Hakima Pépion. D’où l’intérêt de les sensibiliser voire de les former au “onboarding”.