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Les bases du management de projet : qu’est-ce qu’un projet ?

Les bases du management de projet : qu’est-ce qu’un projet ?

Michel Mottiez, expert PMP et salarié de la société STS éditrice du Serious Game SimulTrain, revient pour nous sur les bases du management de projet. Qu’est-ce qu’un projet ? A quoi servent les plannings ? Qu’est-ce qu’un jalon ? Michel Mottiez répond à ces questions.

 

Qu'est-ce qu'un projet ?

Un projet est une entreprise temporaire qui a pour objectif de créer quelque chose d'innovant.

Dans un contexte professionnel, il s'agit de la réalisation d'un nouveau produit ou d’un nouveau service.

En principe un projet n'est pas une simple idée jetée en l'air, mais suppose d'être décrit et planifié, par exemple selon la méthode QQCOQCCP :

  • Quoi (les actions)

  • Qui (les gens concernés)

  • Où (les domaines touchés par le projet, voire les lieux)

  • Quand (programmation dans le temps)

  • Comment (moyens, méthodes...)

  • Combien (le budget)

  • Pourquoi (les motifs et les objectifs)

Un projet remplit toujours les conditions suivantes:

  • Il génère un résultat unique (produit ou service).

  • Il est limité dans le temps: les dates de début de fin sont définies.

  • Il est développé pas à pas, c'est-à-dire que sa définition est de plus en plus détaillée (du concept global au concept détaillé).

  • Il possède un mandant (commanditaire) qui fixe les objectifs du projet en fonction des exigences des parties prenantes.

  • Il répond à des objectifs de contenu, de délai et de budget. Comme ces trois objectifs sont interdépendants, on les nomme également le « triangle magique » ou « Triple Constraint ».

  • Il est géré par un chef de projet.

  • Il suit les cinq processus de management de projet :

    • démarrage

    • planification

    • déroulement

    • contrôle / pilotage

    • clôture

Pourquoi faire des plannings ?

La planification est la mise en œuvre d'objectifs dans le temps :

  • dans un domaine

  • avec des objectifs

  • avec des moyens

  • et sur une durée (et des étapes) précise(s)

La notion de planning est indissociable de la notion de temps. Souvent ébauchée par une todo list (liste de choses à faire), elle se concrétise ensuite par un plan répondant de façon détaillée et concrète aux principaux aspects opérationnels du type QQOQCC : qui, quoi, où, quand, comment, combien…

La planification a pour résultat un planning, document de maîtrise des délais et de communication qui fait apparaître les dates des événements significatifs d’un projet, et dont la forme doit s’adapter aux messages à transmettre et aux décisions à prendre.

Le planning s’exécute en principe en deux étapes : d’abord on dresse une vue d'ensemble, puis on entre dans le détail :

1. Le planning synoptique montre quels résultats intermédiaires importants sont à livrer, et quand; il est donc orienté vers les résultats et structuré de manière grossière. Les résultats intermédiaires importants sont souvent marqués par des jalons.

Le planning synoptique sert de vue d'ensemble sur le projet (ou sur la phase de projet) à toutes les parties prenantes. Il n'est d'abord qu'une déclaration d'intention (avec une grande marge d'estimation), puis devient une décision ferme agréée par la direction.

2. Le planning détaillé montre quelles activités sont à exécuter, et quand. Il est établi pour chaque phase, et part du principe que les activités et leurs interdépendances et durées sont connues et les ressources attribuées.

Dès que le planning détaillé est prêt, le planning synoptique peut être vérifié et, si nécessaire, corrigé.

Le chef de projet se sert du planning détaillé pour conduire et contrôler l'équipe projet.

A noter que les logiciels de gestion de projets modernes permettent d'établir les deux niveaux de planification de manière itérative, de sorte qu'il n’y ait qu’un seul planning à suivre lors du controlling.

Qu'est-ce qu'un jalon ?

Un jalon est un événement significatif survenant au cours d’un projet et dont on peut identifier d’une façon certaine la date à laquelle il se produit. Le jalon n’est atteint (ou réalisé) que lorsque le résultat est acquis de façon irréversible : il est  donc souvent lié à la livraison d'un élément du projet, à la réalisation d’un paquet de travail, à la fin d’une phase (par exemple : fourniture d’un dossier, réception d’un équipement, mise à disposition d’un service).

Le jalon implique généralement une validation à un haut niveau: décision importante, vérification et approbation formelle, signature, …

La succession des dates des jalons constitue l’échéancier du projet et permet de fixer les contraintes principales de dates des plannings.

Le jalon a une double fonction :

1. Le jalon sert au contrôle de l'avancement des tâches – pour autant qu’il soit précisément défini et mesurable (lors de sa définition, il faut également préciser comment il sera mesuré).

Un bon chef de projet n'attend pas passivement le jour où un jalon doit être atteint : il est actif bien avant, et il contrôle si toutes les conditions sont réunies afin d'atteindre le jalon.

2. Atteindre un jalon est un moment décisif pour la motivation de l'équipe projet : le chef de projet doit bien coacher l'équipe avant d'atteindre un jalon – et la féliciter pour un jalon atteint.

Remarque : si les jalons sont fréquemment utilisés pour surveiller l’avancement d’un projet, il y a des limites à leur efficacité. Ils montrent généralement l’avancement sur le chemin critique, et ignorent les activités non-critiques : en effet, il n'est pas rare que des ressources soient déplacées d'activités non-critiques vers des activités critiques pour faire en sorte que des jalons soient atteints. Cela donne l'impression que le projet répond au calendrier prévu, alors que certaines activités ont été négligées…