Communication

Mieux communiquer entre secrétaire et manager

C’est au quotidien que la secrétaire et son manager interagissent. Alors stress, organisation, communication, comment les gérer ? Mieux travailler ensemble, ou comment développer la synergie secrétaire-manager, un sujet sur lequel se penche Brigitte Paszt, consultante Demos en formation assistante.

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Et si c’était d’abord une question de formation à deux ?

Le fond de leurs pensées :

Manager : « C’est dommage qu’elle ne prenne pas plus d’initiative. »

Secrétaire : « Si seulement il prenait en compte mes propositions. »

M : « J’attends de ma secrétaire quelle exécute mes consignes. »

S : « Avant j’avais un patron qui me laissait beaucoup d’autonomie, alors, maintenant, j’ai du mal à m’adapter au niveau. »

M : « Elle manque de souplesse et rouspète quand je lui donne un travail urgent en fin de journée. »

S : « Il me donne souvent du travail le soir au moment ou je me prépare à partir, on pourrait certainement s’organiser autrement. »

M : « Je suis satisfait de ma secrétaire, elle est très compétente. »

S : « Il ne me dit jamais rien, j’aimerais recevoir de temps un compliment. »

Chacun de son côté reste souvent convaincu que tout a été dit,  demandé et… ignoré.

Vous avez sans doute déjà ressenti cette impression de malaise, face à cette difficulté de faire aboutir vos propositions.

Pas d’organisation sans « Méta-communication »

Paradoxalement, ce binôme, qui travaille souvent dans une étroite collaboration, semble peu communiquer. Chacun des partenaires, préoccupé par sa charge de travail et ses responsabilités, ne prend pas le temps de « méta-communiquer », c’est-à-dire de prendre du recul pour analyser la façon même dont on communique.

Arriver a désamorcer des tensions

Combien d’énergie dépensée à mal communiquer ! Combien de tensions, de frustrations à ne pas pouvoir exprimer fermement et sereinement son désaccord ! Une secrétaire de direction me disait : « Quand je n’en peux plus, je prend mon sac et je m’en vais ! » Faut-il en arriver là ?

Si chacun, manager et secrétaire, apprend à repérer les premiers signaux de stress et à désamorcer les sources d’affrontement, l’équipe sera, au final, bien plus efficace.

Savoir recharger les batteries

Mieux se connaître soi-même permet de créer les meilleures conditions pour « recharger ses batteries » durant le week-end, par exemple, et attaquer le lundi en pleine forme.

Selon note personnalité, nous avons chacun nos propres besoins psychologiques, le tout est de les identifier, pour trouver les moyens réalistes et adaptés de les satisfaire.

Découvrir le bon canal de communication chez l’autre… et réciproquement

Mieux connaitre la personnalité de l’autre aidera l’un et l’autre à adopter le canal de communication le plus approprié. Ce n’est pas la peine de s’obstiner à aborder votre manager sur le mauvais canal, la communication ne passera pas. Si la porte est fermée, plutôt que d’user votre énergie à tambouriner dessus, essayez celle d’à côté.

Et pour lui bien entendu, c’est la même chose. A lui de mieux vous connaitre et d’utiliser le bon canal. Cela demande un effort d’adaptation de part et d’autre, mais plus vous vous entrainerez, plus cela paraitra facile et naturel.

« Photocopiez ce rapport en trois exemplaires pour demain matin, merci » ou « Pensez-vous pouvoir photocopier de questionnaire pour demain matin ? », le même message sera perçu différemment. L’un n’est pas nécessairement meilleur que l’autre mais certainement mieux adapté à son interlocuteur.