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Organiser, une fonction clé du manager !

Organiser, une fonction clé du manager !

Selon notre expert en formation management d’équipe, le travail du responsable d’équipe, quel que soit son secteur d’activités ou son entreprise, se divise en quatre types d’actions managériales qui doivent être déployées au quotidien : organiser le travail afin que chacun sache ce qu’il a à faire et connaisse son champ d’actions et son périmètre de responsabilité ; responsabiliser les équipiers sur des objectifs individuels ; rassembler en fédérant les membres de l’équipe autour de valeurs et d’objectifs communs ; et enfin mobiliser les énergies individuelles sur la réalisation des tâches qui leur sont confiées.

L’organisation : un des fondamentaux de la formation management d’équipe

Même si les quatre types d’action managériales doivent être menées de front, notre spécialiste en formation management d’équipe reste persuadé que le manager opérationnel doit être conscient du rôle central de l’activité d’organisation puisque sans elle, il n’y aurait ni objectifs collectifs ni objectifs individuels poursuivis dans de bonnes conditions.

Et sans objectif, il lui serait difficile de rassembler, responsabiliser et mobiliser ses collaborateurs autour d’éléments factuels.

En management, on parle souvent de l’importance du leader, de son charisme et de sa personnalité pour mobiliser les membres de son équipe.

On évoque moins le rôle tout aussi important qu’il doit jouer en matière d’organisation. Et pourtant, la motivation des collaborateurs dépend étroitement de l’organisation dans laquelle ils évoluent. La performance de l’organisation se trouvera  renforcée par l’implication de ses collaborateurs.

Une chose est sûre : une équipe désorganisée aura beaucoup de difficultés à atteindre ses objectifs ou, en tout cas, les atteindra avec une dépense d’énergie maximale même si l’ensemble des équipiers est très impliqué ! A l’inverse, une équipe très bien organisée atteindra plus aisément ses objectifs. Et ce résultat rejaillira immanquablement sur l’implication des équipiers qui s’identifieront naturellement au succès auquel ils auront contribué. Ainsi le sens de l’organisation n’est pas forcément inné et une formation management d’équipe peut aider utilement à acquérir des réflexes d’organisation.

Organiser est donc une activité centrale pour le manager opérationnel puisqu’elle lui permet d’agir sur :

• La performance de son équipe, définie comme étant l’ensemble des résultats à atteindre
• La mobilisation de ses collaborateurs qui étant la part d’énergie que ceux-ci mettront dans la réalisation de leurs activités au quotidien

Si organiser est, pour le manager opérationnel, une activité centrale, elle doit être aussi pour lui l’objet d’une attention continue à toutes les étapes  de la vie d’une entreprise :

• L’équipe n’est pas encore constituée : l’organisation est pour le manager à la base du recrutement de ses futurs collaborateurs
• L’équipe est en cours de constitution : l’organisation guide l’affectation et la formation des collaborateurs
• L’équipe est constituée : c’est par l’organisation qu’un nouveau manager va comprendre le fonctionnement global de l’équipe et découvrir le niveau de contribution de chacun des collaborateurs avant même de s’intéresser à la façon dont chacun vit sa fonction. Au quotidien, l’organisation va lui permettre de faire converger le travail de chacun vers l’atteinte des objectifs.
 

Formation management d’équipe : Comprendre les quatre points à prendre en compte pour organiser le travail de  son équipe

Lors d’une formation management d’équipe les domaines d’actions à mettre en cohérence pour un manager sont étudiés en profondeur.

Organiser consiste à permettre à  chacun de savoir ce qu’il a à faire et connaisse son champ d’action et son périmètre de responsabilités. De manière factuelle, cela veut dire que, pour organiser une équipe, le manager doit considérer quatre domaines d’actions.

• Les objectifs : ce sont les résultats que l’équipe doit atteindre, pour le compte de clients et de la direction de l’entreprise. Ce premier niveau d’objectif peut être qualifié d’ « objectif d’équipe ». Le manager déclinera ensuite les objectifs d’équipe au niveau des activités.
• Les activités constituées par l’ensemble des actions permettant à l’équipe d’atteindre les objectifs
• Les ressources à sa disposition pour réaliser les activités. Elles sont de trois natures :
o Humaines. Ce sont les compétences que les collaborateurs mettent en œuvre pour accomplir leurs tâches ;
o Techniques, lorsque des machines (en production) et/ou des infrastructures techniques (réseaux, ordinateurs,…) sont utilisées
o Documentaires, constituées par l’ensemble des informations (réglementation, normes, cahier des charges…) nécessaires au fonctionnement des activités de l’équipe.
• Les flux qui lient entre elles  l’ensemble des activités et des ressources :
o Physiques (des matériaux, pour l’industrie- des dossiers pour les autres domaines) ;
o D’informations (entre les personnes de l’équipe, entre le manager et l’équipe)

Notre expert en formation management d ’équipe insiste sur le fait que c’est la mise en cohérence de l’ensemble de ces domaines qui constitue l’acte d’organiser.
 

En quoi consiste alors le travail d’organisation du manager ?

Selon notre consultant en formation management d’équipe, le travail d’organisation du manager doit commencer par une double analyse de l’équipe :

• Une analyse externe lui permettant de connaître les clients de l’équipe et leurs exigences
• Une analyse interne visant à estimer si l’équipe a les moyens pour répondre à ces exigences

A l’issue de cette analyse, les exigences seront devenues  des objectifs d’équipe et le manager pourra alors définir le rôle et la place de chacun des membres de son équipe pour atteindre les résultats demandés.

Enfin, le manager terminera son travail d’organisation :

• En programmant au quotidien la charge de ses collaborateurs
• En mettant en place des tableaux de bord qui lui permettront de mesurer, de décider et de communiquer

Au cours d’une formation management d’équipe, la méthode 3PC3A est souvent utilisée pour aider le manager à planifier son organisation. En fait pour le manager, organiser ne consisterait-il pas « simplement » à répondre à sept questions : Pour qui ? Pour quoi ? Pour quels objectifs ? Comment ? Avec qui ? Avec quoi ? Avec quelles liaisons ?

Pour en savoir + sur le 3PC3A