Assistante

Prendre des notes en réunion directement sur PC

L’évolution des organisations, le volume d’information traité tous les jours et la pression à l’information en temps réel imposent aux assistantes des contraintes de temps, de fiabilité et d’efficacité. Le souci constant de gagner du temps peut s’appliquer à une activité spécifique au métier d’assistante : la prise de notes et la rédaction de compte-rendu. Notre experte en formation assistante vous propose de découvrir comment optimiser votre technique en vous appuyant sur vos outils du quotidien.

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Quels bénéfices pouvez-vous tirer de la prise de notes directement sur PC ?

Dans l’activité prise de notes, l’assistante peut être confrontée à différentes difficultés. Selon notre experte en formation assistante, celles-ci peuvent être inhérentes à la fonction : nombre de plus en plus important de réunions ; réunions parfois peu structurées et mal animées ; travail en contexte multitâches et multi-interlocuteurs  qui  perturbe la phase de rédaction (interruptions fréquentes…)

Les difficultés peuvent provenir de l’assistante elle-même: noyade dans le flot d’informations et la quantité de notes prises ; perte de temps à dégager les idées essentielles, à recopier ses notes manuscrites ou tout simplement manque de méthode.

La prise de notes directement sur PC présente un certain nombre d’avantages :

• pas de retranscription de notes manuscrites
• moins de fatigue et relecture facilitée
• dictionnaire d’abréviations personnalisé
• correction automatique en cours de frappe
• mise en forme pré-enregistrée (modèles, feuilles de style,…)
• chaque décision de l’ordre du jour peut-être validée au fur et à mesure en projetant le relevé de décision directement

Quelles précautions prendre avant de vous lancer ?

La prise de note n’est pas synonyme de magie et l’ordinateur ne fait pas tout !

Selon notre experte en formation assistante, vous devez au moins maîtriser votre outil bureautique, tant du point de vue de la rapidité de frappe que du logiciel que vous allez utiliser (Word, OneNote…). En effet, les contingences techniques ne doivent pas vous déconcentrer et parasiter une écoute active et sélective.

Vous devez également avoir l’habitude de prendre des notes  en réunion afin d’être déjà capable de sélectionner les informations pertinentes. Oubliez le « mieux vaut trop que pas assez », même si aujourd’hui vous tapez plus vite au clavier que vous n’écrivez manuscritement. Le but n’est pas de prendre plus, plus vite mais de prendre plus efficacement les notes essentielles.

Vous devez également mettre de côté votre perfectionnisme, il peut, lui aussi, vous déconcentrer. Vous ferez des fautes en cours de frappe ? Tant pis, la correction pourra se faire ultérieurement.

Maîtriser l’environnement dans lequel vous  évoluez reste un atout non négligeable selon notre experte en formation assistante : les interlocuteurs et leur fonction, le vocabulaire (jargon, sigles,…), la connaissance des dossiers et projets  vous aideront à mieux comprendre ce qui se dit pour être plus sélective dans vos notes.

Trucs et astuces de notre experte en formation assistante

• Entraînez-vous d’abord sur des réunions courtes, avec peu de participants et dont l’ordre du jour ou l’objectif ont été clairement établis.
• Anticipez les contraintes matérielles : si vous devez prendre des notes sur un ordinateur portable, vous pouvez brancher votre clavier habituel en port externe. Cela vous garantira un meilleur confort de frappe.
• Sécurisez vos notes : programmez des sauvegardes automatiques toutes les 5 minutes
• Créez des modèles qui correspondent à vos différents types de réunions (pour information, pour acion, les deux)
• Renforcez vos pratiques sur Word : la correction automatique en cours de frappe pour créer votre dictionnaire d’abréviations ; le mode plan pour faciliter la synthèse et la mise en page ; les raccourcis clavier pour éviter les manipulations de souris en cours de frappe