Assistante

Savoir partager une assistante : conseils à vos managers

Après avoir été assistante de projet, Gwennaël Mauguin, s’est trouvée dans la situation inverse : être chef de projet et devoir partager une assistante avec d’autres managers aux statuts différents. Elle répond ici à nos questions sur les bonnes pratiques de partage d’assistante.

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Les bases du management de projet : qu’est-ce qu’un projet ?

1) Qu’est-ce qui vous a posé  problème à l’expérience ?

Les méthodes de travail varient d’un chef de projet / manager à l’autre.

Quand on doit partager une assistante, il est indispensable de présenter et expliquer à l’assistante la façon dont on travaille (sinon, c’est la porte ouverte aux malentendus, l’autre manager procédant différemment, etc.).

Ensuite il faut se mettre d’accord sur la façon dont on peut (1) et veut (2) travailler ensemble en rappelant les missions de chacun et en soulignant les objectifs de la mission du Chef de Projet, car :

(1) De mon poste de chef de projet dépend la finalité du poste d’assistante

(2) De ma communication sur mon poste et la perception que j’en ai va dépendre la façon de travailler ensemble. (Exemple : je vais plus ou moins loin dans l’avancement d’un dossier / la collecte d’informations avant de lui remettre pour traitement…)

2) Qu’est-ce qui vous a frappée dans la façon de s’organiser et de communiquer de vos assistantes successives  et toujours partagées ?

Elles exécutent souvent pour elles-mêmes « Voilà ! J’ai fait ce que j’avais à faire ». Alors qu’il faut toujours penser aux interactions (Cf. chaîne des actions et chaîne des interlocuteurs dans un projet).

Elles ne font pas spontanément de retours d’informations du type « Voilà où j’en suis sur ce dossier ».

3) Quelles solutions avez-vous mises en place pour que ça marche entre vous, votre assistante et les autres managers. ? (Principes, méthodes, outils.etc….)

Des outils communs de suivi de l’activité globale (planning, tableau de bord de C.A….)

Des outils de contrôle de l’avancement des activités (book électronique avec une zone de commentaires pour connaître à tout moment l’avancement d’un dossier. C’est un outil commun et dynamique pour toute l’équipe)

Points réguliers : tous les lundis, points sur la planification à +15 j – Point mensuel sur la facturation etc.

Transfert d’informations / remontées d’informations

4) Si vous n’aviez qu’une recommandation à faire à des managers partageant une assistante, quelle serait-elle ?

Communiquer davantage sur leurs objectifs, leurs contraintes, donner du feed-back à leur assistante et ne jamais oublier qu’ils la partagent.