Communiquer efficacement tout au long d'un projet

Identifier les enjeux et les acteurs de la communication projet

• Comprendre le rôle de la communication dans la réussite d’un projet

• Distinguer information, communication, concertation et mobilisation

• Identifier les parties prenantes internes et externes

• Analyser leurs attentes, leurs préoccupations et leurs besoins d’information

• Adapter la communication au rôle et au niveau de décision des interlocuteurs

• Clarifier les responsabilités du chef de projet et des autres acteurs en matière de communication

• Identifier les risques liés à une communication insuffisante ou inadaptée

• Atelier : cartographier les parties prenantes d’un projet et leurs besoins de communication.

Construire le plan de communication du projet

• Définir les objectifs de communication selon les étapes du projet

• Identifier les messages clés à transmettre

• Choisir les canaux et les supports adaptés aux différents publics

• Déterminer la fréquence et les modalités des échanges

• Organiser les circuits de diffusion, de validation et de remontée d’information

• Prévoir les temps forts de communication : lancement, jalons, décisions et clôture

• Intégrer les pratiques de communication à distance et les outils collaboratifs

• Formaliser un plan de communication simple et opérationnel

• Cas pratique : élaborer un plan de communication à partir d’une situation de projet.

Communiquer efficacement au lancement et pendant la réalisation

• Présenter les objectifs, le périmètre et les résultats attendus du projet

• Préparer et animer une réunion de lancement

• Clarifier les rôles, les engagements et les modalités de communication

• Organiser les réunions d’avancement et les revues de projet

• Présenter les informations essentielles dans un reporting synthétique

• Adapter la présentation de l’avancement aux équipes, aux managers et aux décideurs

• Favoriser la circulation de l’information entre les différents acteurs

• Vérifier la bonne compréhension des messages transmis

• Mise en situation : présenter l’avancement d’un projet à différents interlocuteurs.

Communiquer dans les situations sensibles

• Identifier les situations nécessitant une communication particulière : retard, dérive budgétaire, changement de périmètre ou désaccord

• Préparer un message clair et factuel

• Présenter les difficultés sans minimiser les enjeux ni dramatiser la situation

• Adapter son discours aux attentes des interlocuteurs

• Expliquer les décisions et leurs conséquences

• Formuler des demandes d’arbitrage argumentées

• Accueillir les objections et répondre aux questions délicates

• Préserver la confiance et la qualité des relations

• Mise en situation : annoncer un retard ou un changement important à un comité de pilotage ou à un client.

Valoriser les résultats et capitaliser en fin de projet

• Préparer la communication de clôture du projet

• Présenter les résultats obtenus au regard des objectifs initiaux

• Valoriser les contributions des différents acteurs

• Organiser le partage des enseignements et des retours d’expérience

• Identifier les informations à transmettre aux utilisateurs ou aux équipes prenant le relais

• Formaliser les messages clés du bilan de projet

• Capitaliser sur les bonnes pratiques pour les projets futurs

• Atelier : préparer une communication de clôture et un bilan synthétique du projet.