Optimiser sa communication par e-mail
Objectifs
- maîtriser l'usage du mail et connaître ses règles
- utiliser l'e-mail à bon escient
- savoir exposer clairement son propos dans un e-mail
- adapter son style rédactionnel
- renforcer l'efficacité de ses e-mails
Programme Détaillé
Toutes personnes amenées à rédiger des e-mails et à optimiser l'utilisation de sa messagerie
Comprendre les enjeux de l'e-mail
Impact du courrier électronique dans les relations de travail (avantages et risques)
Spécificités du mail : rapidité, rédaction simplifiée, langage adapté, document court, etc
Situer l'e-mail par rapport au téléphone et à la lettre
Gérer l'"invasion" des mails
Le droit à la déconnexion
Spécificités du mail : rapidité, rédaction simplifiée, langage adapté, document court, etc
Situer l'e-mail par rapport au téléphone et à la lettre
Gérer l'"invasion" des mails
Le droit à la déconnexion
Respecter le bon usage du mail
Distinguer et bien utiliser les CC et CCI
Bien choisir les destinataires
Quand et comment utiliser les pièces jointes ?
Faire court et concis : aller à l’essentiel
Surveiller les fautes d’orthographe et/ou de frappe
A éviter : le style télégraphique et SMS
Bien choisir les destinataires
Quand et comment utiliser les pièces jointes ?
Faire court et concis : aller à l’essentiel
Surveiller les fautes d’orthographe et/ou de frappe
A éviter : le style télégraphique et SMS
Rédiger avec méthode, fluidité et rapidité
Respecter un plan
Construire des phrases courtes et lisibles
Utiliser un vocabulaire précis et des mots de liaison
Adopter un style vivant et concret
Surveiller les tics de langage associés au mail
Utiliser les formules de politesse adaptées
Construire des phrases courtes et lisibles
Utiliser un vocabulaire précis et des mots de liaison
Adopter un style vivant et concret
Surveiller les tics de langage associés au mail
Utiliser les formules de politesse adaptées
Envoyer un e-mail
Clarifier son objectif : obtenir une information ou une réponse, transmettre une consigne, partager une information, valider une procédure, ...
Adapter le contenu et le style en fonction de l’objectif
Accompagner l'envoi de pièces jointes
Deux temps forts : démarrage ou accroche et conclusion
Adapter le contenu et le style en fonction de l’objectif
Accompagner l'envoi de pièces jointes
Deux temps forts : démarrage ou accroche et conclusion
Répondre à un e-mail
" Accuser réception " par un commentaire juste
Apporter une réponse brève et pertinente
Être précis et reformuler pour éviter toute ambiguïtés
Personnaliser pour éviter le mail « type »
Apporter une réponse brève et pertinente
Être précis et reformuler pour éviter toute ambiguïtés
Personnaliser pour éviter le mail « type »
L'importance de l'objet
Privilégier les objets " pleins "
Pour :
Susciter l'intérêt du destinataire
Encourager l’ouverture du mail
Clarifier le degré d’urgence ou de priorité de lecture
Faciliter le classement, l’archivage
Pour :
Susciter l'intérêt du destinataire
Encourager l’ouverture du mail
Clarifier le degré d’urgence ou de priorité de lecture
Faciliter le classement, l’archivage
L'e-mail en situation difficile ou l'e-mail dit "urticant"
Qu’est ce qu’un e-mail « urticant » ?
Les attitudes à adopter
Les signes de ponctuation à bannir
Quand et comment répondre ?
Adopter un discours ferme et courtois
Formulation à éviter et à privilégier
Stratégies de réponse possibles
Les attitudes à adopter
Les signes de ponctuation à bannir
Quand et comment répondre ?
Adopter un discours ferme et courtois
Formulation à éviter et à privilégier
Stratégies de réponse possibles
Les chartes de communication par e-mail
En fin de formation, un travail est proposé sous forme d’atelier pour élaborer une charte du bon usage du mail en entreprise
Compléter la formation avec les modules e-learning inclus :
- les clés pour un e-mail efficace
- gérer son temps dans l'utilisation du mail
- gérer son temps dans l'utilisation du mail
Cette formation ne nécessite aucun pré-requis
cette formation Communication est animée par un spécialiste en rédaction
Cette formation Communication propose un entraînement intensif à la rédaction d'e-mails tant pour l'émission que pour les réponses à apporter
Les sessions "A distance" sont réalisées avec l'outil de visioconférence Teams, permettant au formateur d'adapter sa pédagogie.
Les sessions "A distance" sont réalisées avec l'outil de visioconférence Teams, permettant au formateur d'adapter sa pédagogie.
