Communication

Formation assistante : Envoyer un mail efficace (1ère partie)

Cette semaine, notre experte en formation assistante a décidé de vous donner ses trucs et astuces pour rédiger et envoyer des mails efficaces. La première partie de cet article vous présente tout le travail en amont de la rédaction du mail : la prise de contact, savoir s’identifier et rédiger un objet clair et précis.

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Prendre contact et prendre congé

Dire « bonjour » et « au revoir », comme dans la vie. À l’instar de toute communication orale (« Bonjour », « Au revoir »), du téléphone (« Allo ! ») et de tout courrier (« Chère Tatie », « Je vous prie d’agréer… »), le mail comporte des formules de prise de contact et de prise de congé, qui marquent le respect pour l’interlocuteur et le mettent dans de bonnes dispositions de lecture. Leur absence peut être interprétée comme de la grossièreté, voire du mépris.

Les formules de prise de contact peuvent être « Madame », « Monsieur », « Bonjour », le prénom de l’interlocuteur. Lorsqu’on a une discussion suivie, avec allers-retours d’e-mail, il est bon de conserver cette introduction.

Les formules de prise de congé varient en fonction du degré hiérarchique de l’interlocuteur. La formule habituelle est « cordialement », que l’on peut renforcer par « bien cordialement ». Il existe d’autres formules : « bien à vous », « sincèrement », « sincères salutations », « amicalement »…
Notre experte en formation assistante vous conseille d’éviter  les formules trop familières comme « A + » ou trop cérémonieuses comme « Je vous prie d’agréer… », réservées au courrier postal.

Suivant les cas, ces formules de prise de contact et de congé gagnent à être plus développées pour rendre le mail plus chaleureux et plus personnalisé. Elles permettent de rappeler le contexte de la discussion ou les suites à y donner.

Exemple : « Nous avons eu le plaisir de nous croiser ce matin… Je vous contacte au sujet de / En restant à votre disposition pour toute information ; en vous souhaitant une bonne journée/semaine/après-midi/week-end… », « Je serai à nouveau joignable le… ».

S’identifier

Un bon mail identifie clairement l’expéditeur : qui suis-je ? Que fais-je ?

Le mail doit comporter au minimum les nom et prénom de l’expéditeur, sa fonction et son numéro de téléphone pour que l’interlocuteur puisse rappeler pour avoir des détails.

Pour notre experte en formation assistante, il est plus pratique d’activer le système d’insertion automatique de la signature, rédigée une fois pour toute. La procédure change en fonction des logiciels. En cas de doute sur la procédure à suivre, le plus simple est de cliquer sur le menu « aide » et de faire une recherche sur le mot « signature » puis de suivre les recommandations.

Pour rester lisible, une signature ne comporte, en général, pas plus de 4 lignes. Outre, le nom, prénom, fonction, numéros de téléphone, elle inclut également le nom de l’entreprise (avec un lien sur son site internet) et son adresse postale.

Sélectionner les bons destinataires

Selon notre experte en formation assistante, dans le champ des destinataires (« à », « to ») doivent seulement figurer les interlocuteurs principaux dont on attend une réponse, une action, une décision.

Les personnes devant seulement être informées de la teneur du message sont placées en copie conforme (Cc). Les destinataires secondaires en copie ne doivent normalement pas répondre à l’e-mail. S’ils le font – et de façon pertinente – c’est qu’il fallait les placer dans le champ des destinataires…

Ainsi notre experte en formation assistante nous donne l’exemple de l’envoi  d’un compte-rendu de réunion aux participants. Elle nous conseille de placer ces derniers en destinataires principaux, et de mettre en copie tous ceux qui sont concernés par le sujet mais n’ont pas assisté à la réunion.

On place en copie conforme invisible (Cci ou Bci) les personnes que l’on souhaite informer discrètement, sans que l’interlocuteur principal sache qu’on les informe.

Lorsqu’on effectue un envoi en nombre, il est conseillé de placer sa propre adresse dans le champ destinataire et les destinataires principaux en copie cachée. De cette façon, on préserve la confidentialité de ses contacts et on leur évite de recevoir des mails non sollicités (spam, demandes intempestives, etc.).

Rédiger un objet clair et précis

Notre experte en formation assistante nous explique que c’est en fonction de l’objet que l’interlocuteur décide de lire le mail ou non ! Aussi, il faut le rédiger avec un soin particulier.  Il doit être court : ne pas dépasser 5 mots environ et privilégier le style télégraphique (en enlevant les articles).  Il doit reprendre les éléments essentiels du message. Pour éviter la perte d’information, il est fortement recommandé de faire un mail par sujet / thème de discussion.

Il peut être précédé d’un drapeau qui précise la nature du document ou sa priorité. Celui-ci peut être rédigé en majuscules et/ou entre crochets (Validation, Relecture, communiqué, Urgent, personnel…). Cela donne plus de poids que le symbole « haute priorité » que les destinataires principaux ne savent souvent pas interpréter.

Dans la seconde partie de son article, notre experte en formation assistante vous expliquera comment structurer un mail selon l’essentiel.