Management d'équipe

Formation management d’équipe : Mener un entretien de recadrage

Dans l’article précédent, nous avons vu à quel moment l’entretien de recadrage devenait nécessaire et la sanction inévitable. Cette situation délicate peut-être mal vécu tant par le manager que par l’employé recadré. Aussi, cet entretien doit être préparé à l’avance pour faire passer les messages essentiels tout en évitant une dégradation du climat social au sein de l’équipe et une démotivation du salarié concerné. Cette semaine, notre expert en formation management d'équipe vous donne donc ses « trucs et astuces » pour mener efficacement un entretien de recadrage.

Découvrir aussi :

Management d'équipe

Comment gérer l’impact du changement sur l’équilibre des salariés ?

Responsable formation

Le 100% à distance : Nouvel outil du responsable formation

Formateur

Comment évaluer une bonne formation ?

Pourquoi recadrer un collaborateur ?

Recadrer vos collaborateurs, leur signifier clairement votre désapprobation sur un point de leur travail, relève des signes de reconnaissance que vous leur devez. Comme les signes de reconnaissance positifs, ils sont attendus par le collaborateur. La justice et l’équité font partie des qualités essentielles du manager aux yeux de vos collaborateurs.

Comment réussir l’entretien de recadrage ?

Il faut avant tout préparer l’entretien. Pour cela, notre expert en formation management d’équipe vous propose de :

• rassembler les faits et bien vérifier qu’il y a faute ou manquement ;
• reprendre l’analyse du collaborateur et repérer les points positifs de ses comportements et de ses compétences pour avoir une vision plus globale ;
• prendre un rendez-vous avec l’intéressé.

Démarrer l’entretien

Pour démarrer un entretien de recadrage certaines étapes doivent être respectées :

• Mettre à l’aise l’interlocuteur par une attitude d’ouverture.
• Lui annoncer l’objet de l’entretien : « je désire aborder avec vous tel incident ou tel aspect de votre conduite dans l’équipe. »
• Souligner que l’on a conscience de tous les points positifs de sa collaboration. Lui préciser l’objectif : « je désire que nous trouvions ensemble le moyen pour que cela n’arrive plus. »
• Présenter les faits : sans porter de jugement sur sa personne, apporter les dates, les faits et les chiffres liés à l’incident. Préciser en quoi le comportement défectueux pose problème, au manager, à l’équipe et à l’entreprise.
• Lorsqu’une sanction a été décidée, elle doit être annoncée immédiatement après l’énoncé des faits, sans laisser de possibilité de discussion sur son caractère irrévocable : le contraire conduirait irrémédiablement à une discussion sans fin remettant en cause les personnes.

Engager le dialogue

Il est primordial d’engager le dialogue pour sur l’entretien de recadrage soit réussi et les remarques acceptées :

• Faire parler l’intéressé : tout d’abord, il est important qu’il reconnaisse les faits. Ensuite, lui demander comment il perçoit la situation, l’inviter à expliquer les raisons éventuelles de son comportement.
• Écouter le collaborateur : dégager la manière dont il perçoit la situation, comment il l’explique et en quoi il admet sa part de responsabilité.
• Reformuler en synthèse : lui montre qu’on l’a écouté et lui demander s’il est conscient que l’incident pose problème.
• Réaffirmer les règles dont la violation a provoqué sa réaction, et rappeler qu’il n’est pas autorisé à les transgresser.

Mettre en place une solution

Pour mettre en place une solution, vous pouvez dans un premier temps, lui demander s’il voit la nécessité de résoudre le problème et, le cas échéant, s’il perçoit la nécessité d’une sanction. L’inviter à prouver qu’il sait respecter les règles. Rechercher avec lui une ou deux occasions qui lui permettront de prouver qu’il a normalement un comportement conforme à ce qu’on peut attendre. Trouver avec lui les solutions qui permettront d’éviter à l’avenir ce type de problème.

Vous pouvez également concrétiser et verrouiller l’accord passé avec le collaborateur par un objectif précis et surtout des points de suivi réguliers. S’il y a sanction, vérifier qu’elle lui paraisse juste par rapport à lui et au groupe. Ce sera ainsi un nouveau « contrat » qui sera conclu entre le manager et son collaborateur. Si ce contrat est rempli de façon convenable, le manager devra montrer clairement que l’incident incriminé est clos.

Enfin, encourager pour l’avenir peut également être une solution intéressante en  soulignant que l’incident est clos. N’oubliez pas de préciser que vous êtes toujours disponible pour l’aider et lui demander comment il se sent.

Conclure l’entretien

Pour notre expert en formation management d’équipe, il est primordial de conclure cet entretien en rappelant au collaborateur les points positifs de son travail. Lui réaffirmer sa confiance et finir sur une note sympathique et positive en lui disant que l’on est heureux d’avoir eu cette discussion. Il faut également normaliser les relations : attendre quelques jours et profiter d’une occasion pour rencontrer votre collaborateur. Ne plus parler de l’incident, mais avoir une attitude ouverte, franche et simple pour qu’il comprenne que l’on est passé à autre chose.

Pour aller plus loin, découvrez notre formation management d’équipe « Managers : conduisez efficacement un entretien – E-learning vidéo + coaching ».