Formation

Les clés d’une bonne gestion du temps

Dans l’entreprise actuelle, tout doit aller très vite et sans trop de marge ; dans l’entreprise, à son bureau, avec ses clients, la gestion du temps est devenue fondamentale, elle permet de s’adapter aux nouveaux enjeux et aux exigences de l’environnement économique Mais comment faire face à toutes ses tâches ? Les clés d’une bonne gestion du temps, avec Chantal Lefebvre-Messin, intervenante en formation commerciale pour Demos.

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Pourquoi gérer son temps ?

Gérer son temps, c’est gagner en cohérence sans pour cela atteindre la perfection, c’est donner du sens au temps, c’est un état d’esprit qui échappe aux révolutions technologiques.
La gestion du temps est un apprentissage qui fait du bien : elle permet de prendre du recul par rapport à ses propres  habitudes, d’accorder un temps adapté à chaque tâche, et d’éviter d’en perdre. Ce n’est pas inné ni aisé, contrairement aux apparences ; il est donc nécessaire d’apprendre à gérer son temps, et cela fait partie intégrante d’une formation.

Les trois étapes d’une meilleure gestion du temps.

1- Le diagnostic : Avoir une vision objective de son organisation : est-ce que je respecte les priorités ? suis-je bousculé par l’imprévu?  quelles sont les activités qui prennent le plus de temps, et pourquoi ? le temps passé à faire telle ou telle activité est-il raisonnable ? quels sont les moments où je perds mon temps, pourquoi ?

2- La mise en place ou la création des outils : tableaux de bord, plannings, agendas.

3- Le bilan : visualiser les points forts de sa nouvelle organisation, identifier les points à améliorer, se donner des objectifs accessibles, et … gagner du confort !

Anticiper, hiérarchiser, programmer et planifier, sont les maîtres mots d’une bonne gestion du temps. Ce n’est pas l’activité qui nous dirige, mais nous qui maîtrisons l’activité, en faisant des choix conscients.

Les trois composantes de la gestion du temps 

Les deux dimensions de la gestion du temps

– Réaliser un ensemble de tâches
– Dans des contraintes de temps
– Pour atteindre un objectif.
– Faire ce qui m’est demandé
– Faire ce qui est important et urgent.

Mieux gérer son temps ?

Connaître ses missions, ses objectifs à court, moyen et long terme, les objectifs de l’entreprise, est un bon premier pas pour apprendre à gérer son temps. Le commercial pourra alors analyser toutes ses tâches, en intégrant la notion d’urgence, d’importance, de capacité ; et les classifier, du plus au moins important.

Vient alors le temps de la programmation ; à long terme : en dressant un agenda annuel, où sont portés tous les événements, toutes les récurrences, réunions, tous les séminaires… ainsi que les vacances, ponts, RTT. A moyen terme : pour les trois futurs mois. Enfin à court terme : au jour ; en notant plus précisément la durée des tâches, le commercial peut établir un diagnostic de la journée : pour savoir exactement ce qu’il a fait, pour quelle durée réelle, avec les interruptions : qui, pourquoi, combien de temps.

La gestion du temps, c’est aussi la gestion des autres. En optimisant le temps partagé, en favorisant l’esprit d’équipe, le commercial peut de gagner du temps pour ses propres tâches. Comment ? en apprenant à dire non à la demande, en restant souriant et diplomate ; en étant à l’écoute de son rythme biologique ; en s’adaptant aux moyens et supports disponibles. Gérer son temps, c’est avoir des méthodes, tout en sachant gérer les imprévus. Cela s’appuie sur le principe même de la formation commerciale : apprendre à gérer les autres, et à se gérer soi-même.

Pour finir… la gestion du temps pour un commercial

Il est important pour un commercial de savoir s’organiser et répartir la charge entre l’activité commerciale (préparation des rendez-vous, rendez-vous eux-mêmes) et la gestion administrative.  Combien de temps consacrer à un client ? Tout dépend de l’objectif : un référencement, une négociation ou une vente complexe nécessitent un temps supérieur à une visite d’après-vente ou un dépôt d’échantillon.

Comment un commercial peut-il hiérarchiser ses tâches ?  En se posant les bonnes questions : quelle est l’ampleur de la tâche ? quels sont les besoins du client ? dans quelle phase du cycle de vente est-on ? Le client a-t-il un projet intéressant, qui mérite qu’on y consacre du temps ?

En analysant constamment ses tâches, en comprenant ce qui fait perdre du temps : interruptions, manque de structure, classement, en établissant ses solutions point par point, le commercial est sur la voie d’une bonne gestion du temps.