Quelles sont les étapes pour le responsable formation de la réalisation d’un plan de formation?

Le plan de formation peut être réalisé et mis en œuvre par le responsable formation en huit étapes.

• Définition de la politique de formation

Il s’agit pour le responsable formation de faire le lien entre la stratégie de l’entreprise et les actions de formation.

• Identification des besoins en compétences.

En fonction de l’évolution des activités et des emplois, un diagnostic sur les besoins en compétences peut être réalisé par le responsable formation à partir des compétences nécessaires aux évolutions et aux compétences possédées par les salariés.

• Choix des modalités d’action les plus appropriées.

La formation n’est pas la seule réponse possible à un besoin de compétences. Avant de valider le fait d’organiser une formation, il faut envisager d’autres moyens de permettre les acquisitions de compétences (mise en situation, accompagnement, mise à disposition de ressources, etc.).

• Définition des conditions de réalisation.

La mise en place d’actions de formation suppose de maîtriser les conditions de coût, de qualité et de délai de réalisation. Le plan de formation doit permettre d’identifier tous les éléments qui  concourent à l’optimisation du rapport Coût- Qualité-Délai.

• Mise en place d’une programmation.

La programmation des actions de formation permet de déterminer le «juste à temps », c’est-à-dire le moment opportun pour réaliser la formation, en tenant compte à la fois du moment où sont nécessaires les compétences requises et des impératifs liés à la charge de travail.

• Information sur le plan de formation.

Pour gérer les absences liées à la formation ou bien pour permettre au salarié d’utiliser les  compétences acquises pendant la formation, les managers et le responsable formation ont besoin de connaître les périodes pendant lesquelles les salariés iront en formation. De même, les salariés sont d’autant mieux à même de profiter de la formation qu’ils sont informés suffisamment à l’avance.

• Organisation des actions et suivi.

Le plan de formation sert à produire les actions de formation : l’opérationnalisation du plan doit donc être suivie.

• Évaluation dynamique.

L’évaluation du processus de gestion du plan de formation doit permettre d’améliorer le plan de formation de la période suivante.
 

Pourquoi le plan de formation est-il le plus souvent annuel ?

Pour plusieurs raisons :

• les obligations fiscales annuelles des entreprises ;
• l’obligation pour le responsable formation d’informer les représentants du personnel avant la fin de l’année des projets de formation pour l’année suivante ;
•l’articulation du plan de formation avec des budgets de fonctionnement eux-mêmes annuels ;
•l’intérêt d’avoir une programmation prévisionnelle sur toute l’année ;
 

Le plan de formation annuel est-il obligatoire ?

Non. Le plan de formation lui-même n’est pas une obligation pour l’entreprise. Il est obligatoire d’informer les représentants du personnel sur les projets de formation pour l’année à venir, pas nécessairement d’avoir déterminé l’ensemble des projets un an à l’avance.
 

Pourquoi le plan de formation aurait-il une autre périodicité que l’année ?

Parce que toutes les formations ne se gèrent pas dans un cadre annuel. Certaines formations sont nécessairement décidées en cours d’année parce qu’elles correspondent à des besoins ponctuels qui n’étaient pas prévisibles. D’autres formations peuvent être programmées par le responsable formation sur plusieurs années civiles parce qu’elles correspondent à un projet de moyen ou long terme ou sont de longue durée.
 

Quel est le meilleur rythme pour le plan de formation ?

Celui des besoins de l’entreprise en matière d’accompagnement des performances, des projets et des parcours des salariés. En fait, selon les actions, le plan de formation peut fonctionner sur des rythmes différents :
• au fil de l’eau pour certaines actions ponctuelles ;
• à l’année pour ce qui peut être anticipé ;
• pluriannuel pour des actions de longue durée ou correspondant à des objectifs de moyen ou long terme.

Il convient donc pour le responsable formation de prendre en compte les rythmes de l’entreprise avant d’adopter une période calendaire pour l’adoption d’un plan de formation.