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Se fixer des objectifs pour mieux organiser ses activités

Se fixer des objectifs pour mieux organiser ses activités

Dans ce nouvel article, notre experte en formation assistante nous explique comment se fixer des objectifs pour être mieux organisée au quotidien.

Se fixer des objectifs avant d’agir

Pourquoi se fixer des objectifs ?

Se fixer des objectifs permet :

•de donner le but et le sens de l’action ;
•puis, de sélectionner et de hiérarchiser ses priorités et ses tâches.

Comment identifier ses objectifs ?

Pour notre experte en formation assistante, sur le plan personnel, il est important, pour mieux gérer son temps professionnel, de commencer par prendre du recul sur ce que l’on souhaite de façon générale dans sa vie. La place que l’on souhaite donner à son travail, les désirs d’évolution auront, en effet, des répercussions sur sa façon de travailler.

Pour être au clair avec  soi-même, on peut donc commencer par se demander :

•Qu’est-ce que je recherche dans l’existence ?
•Quels sont mes désirs, mes valeurs et mes motivations ?
Sur le plan professionnel, il est important ensuite de s’interroger sur ce qu’on attend de nous dans notre travail :
•Quelle est ma fonction et quelles sont mes activités ?
•Quels sont les résultats que je dois atteindre et quand ?
•Qu’est-ce qui est essentiel et important dans mon travail ?
•Quels sont les impératifs du service ?

Comment préciser ses objectifs professionnels ?

Les objectifs peuvent être déterminés à travers différentes catégories, visant à servir les objectifs stratégiques de l’entreprise :

•objectifs de production : quantités produites, chiffre d’affaires, etc. ;
•objectifs d’efficacité : réduction de délais, de taux de réclamation, etc. ;
•objectifs de coûts : coûts unitaires, économies de fonctionnement, etc. ;
•objectifs de développement de l’organisation : évolution de l’organisation de l’activité, des méthodes, des techniques, etc. ;
•objectifs de développement des personnes, concernant la délégation, le renforcement des expertises, les savoir-faire, la formation assistante, le coaching, etc.

Ces objectifs permettront de faire des choix clairs, de dégager ses priorités ou celles du service, et de les expliquer.

Ils devront être clarifiés et validés avec le supérieur hiérarchique, l’équipe et/ou les collègues ou homologues.

Comment déterminer la qualité requise ?

Pour bien fixer ses objectifs, notre experte en formation assistante vous conseille de raisonner alors « nécessaire et suffisant ». C’est en fonction du but que l’on poursuit que l’on saura quelle qualité de travail est nécessaire. Exiger de soi une qualité supérieure serait une perte de temps.

Quand fixer des objectifs ?

La périodicité pour se fixer des objectifs est variable, selon le type d'objectifs.
Un objectif d’évolution de carrière peut se déterminer à long terme (à + 5 ans), et nécessitera dans ce cas la mise en place d’objectifs annuels intermédiaires.
D’autres objectifs pourront être mis en place annuellement (notamment à l’occasion des entretiens annuels), mensuellement, de manière hebdomadaire ou quotidienne.

 

 

Bien formuler un objectif

L’objectif doit permettre de visualiser le résultat attendu

Selon notre experte en formation assistante, il est nécessaire de différencier buts et objectifs. Les buts sont moins spécifiques que les objectifs. Les buts n'indiquent pas le comment. Au contraire, l’objectif doit permettre de visualiser le résultat attendu. Pour cela, il doit être formulé positivement et être énoncé avec un verbe d’action. Il sera ainsi facile de contrôler, ensuite, s’il est atteint ou non.

Les objectifs négatifs laissent la porte ouverte à toutes les interprétations possibles : mettre fin à une situation suppose de la remplacer par une autre, mais quelle autre ?

L’objectif doit être clair

Un objectif est clair lorsqu’il est défini par un critère qui permet de savoir s’il a été atteint ou non.

Pour être clair, un objectif doit être :

•délimité : il se situe dans un domaine donné, par exemple, le manager d’un service client, peut fixer un objectif concernant les réponses écrites aux réclamations ;
•exhaustif : il prévoit l’ensemble des contraintes, par exemple, le nombre de réclamations reçues et traitées doit être compatible avec les autres tâches traitées par le service ;
•quantifié : il précise un résultat à atteindre, par exemple, répondre à toute réclamation dans les 48h, 7j sur 7 et tous les jours de l’année ;
•daté et cerné : il se situe dans un horizon déterminé, par exemple, à partir du 3 décembre.

Un objectif clair permet, pour notre experte en formation assistante,  de déterminer la qualité attendue : par exemple, s’il faut répondre à toute réclamation dans les 48h, il ne faudra pas exiger de soi de tout terminer chaque jour.

L’objectif doit être vérifiable et mesurable

Les indicateurs de contrôle doivent permettre de mesurer périodiquement le niveau d’atteinte des résultats de façon rigoureuse et indiscutable.

L’objectif doit être réalisable

Il doit tenir compte :

•de l’intérêt et des aptitudes de la personne à laquelle il est fixé : savoir, savoir-faire, savoir-être, par exemple, il faut s’assurer que la plupart des assistantes savent répondre aux courriers de réclamation ;
•des moyens dont on dispose, par exemple, il faut s’assurer que les assistantes non expérimentées seront formées ;
•des paramètres de l’environnement, par exemple, le manager devra s’assurer qu’il sera disponible pour soutenir dans les premiers temps ;
•des moyens disponibles (budget, équipement, temps), par exemple, il faut s’assurer que la quantité de réclamations traitées est compatible avec les horaires des assistantes, qu’un budget est prévu pour la formation assistante.

L’objectif doit être motivant

Il doit donner envie de l’atteindre. Pour cela, il faut faire ressortir les bénéfices attendus ou la valorisation qu’on peut en tirer à titre personnel.

L’objectif doit être accompagné d’un plan d’action

Un objectif devra être accompagné d’un plan d’action écrit, qui permettra d’assurer sa concrétisation : qui fait quoi ? Pour quand ? Comment ? Avec quels moyens ?

Retrouvez notre experte en formation assistante dans un prochain article !

Pour aller plus loin, nous vous proposons de découvrir notre formation assistante " Optimiser son organisation personnelle".

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