Management de projet

Tout ce que vous vouliez savoir sur le contexte des projets sans oser le demander

Sur un plan stratégique, les contextes économiques et juridiques sont responsables du cadre de référence dans lesquels les projets sont engagés et peuvent être efficients. Pour notre experte en formation management de projet, Sophie Toublanc, ceci inclus les décisions sur la façon dont l’entreprise s’organise pour travailler en projet ou programme, sur la définition des enveloppes financières et l’évaluation des bénéfices, sur l’allocation des ressources et l’organisation du développement, sur la façon dont le projet, le programme ou le portefeuille doit rendre des comptes, sur la communication aux dirigeants de l’entreprise pour permettre le contrôle du projet, programme ou portefeuille et l’alignement aux besoins économiques. Le management de projets devra s’intégrer dans l’environnement du business de l’entreprise et respecter les standards et principes pour permettre la réalisation des enjeux stratégiques qui ont présidé à leur émergence.

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Le lancement des projets et l’étude de faisabilité

Le lancement de projet ou de programme réussi compte pour au moins 30% dans le succès des projets. Le lancement est le moment de finaliser les exigences et attentes que l’organisation a vis-à-vis du projet ou du programme et de déterminer les ressources nécessaires et de poser les demandes d’engagement ou de support dont le projet a besoin de la part de l’organisation permanente de l’entreprise. Selon notre experte en formation management de projet, le lancement est le moment de motiver, d’engager toutes les parties prenantes  et tous les participants à contribuer. L’étude de faisabilité fait l’objet d’une discussion à cette occasion et  une première analyse des risques est alors réalisée comprenant les premières mesures pour minimiser les risques. A l’ordre du jour de la réunion de lancement, les facteurs juridiques et réglementaires qui auront une influence sur le projet.

Le projet et sa tactique selon notre experte en formation management de projet

Sur un plan tactique, le contexte économique et juridique est lié au projet ou au programme à travers l’étude de faisabilité. Elle établit ce qui est attendu du projet en ce qui concerne les enjeux, les fonctionnalités requises et les résultats, les ressources nécessaires et le calendrier. Le lien se crée ici entre ce dont le projet ou programme a besoin de la part de ses entités réalisatrices et ce que ces entités peuvent attendre de la part du projet ou du programme lorsqu’il livrera ses produits, services et résultats. Sur un plan opérationnel,  l’organisation permanente doit définir ses exigences économiques pour réaliser et exploiter les livrables attendus selon le calendrier du projet et les revenus projetés. Pour notre spécialiste en formation management de projet, l’organisation du projet  devra prendre en compte les besoins des parties prenantes dans son management, dans son exécution et son contrôle.

La relation projet et le rôle des parties prenantes

Dans un Comité de Pilotage et dans le management de projets, notre experte en formation management de projet nous explique que trois rôles doivent être représentés : le propriétaire, sponsor du projet responsable du projet et de sa faisabilité ; les fournisseurs qui devront se préoccuper des besoins en ressources et de leur obtention selon les compétences requises pour réaliser le projet et ses activités et les utilisateurs qui doivent travailler avec les résultats du projet et produire les gains escomptés.

L’étude de rentabilité

Elle fournit des informations concernant les perspectives de rentabilité attendues du projet et des indicateurs à partir desquels la rentabilité réelle du projet sera calculée par rapport à la rentabilité escomptée (Indicateurs V.A.N., T.R.I. ou R.O.I.).  Ces informations permettront le contrôle des projets et  programmes, l’alignement stratégique et la coordination des projets et la planification des activités liées ou dépendantes du projet ou programme.

Le management des risques

Système d’indicateur avancé de l’entreprise, l’anticipation et le management des risques permettra de présenter les actions nécessaires à la couverture des risques – le management et la surveillance des risques fournira aux dirigeants les signaux d’alerte pour préparer les interventions du management  nécessaire et les décisions concernant la poursuite des actions engagées. Notre experte en formation management de projet attire notre attention sur le temps indispensable à prendre en compte entre la communication de l’Information, les prises de décision et les calendriers des actions et remise à jour à engager.   Ceci s’applique aux évolutions courantes de périmètre, lorsque de nouvelles fonctionnalités sont souhaitées – toutes évolutions qui s’accompagnent de risques voire de changements et qui selon les décisions prises peuvent mettre en péril la réussite des projets.

La communication : point incontournable pour notre experte en formation management de projet

Pour Sophie Toublanc, notre spécialiste en formation management de projet la communication est indispensable pour garantir la cohérence de mise en œuvre de l’ensemble des parties engagées. Pour cela elle doit être ciblée et adressée en temps et en heure ( Plan de Communication ) pour permettre les actions appropriées et réalisées opportunément pour permettre au projet d’avoir l’impact souhaité conforme aux décisions prises. Le responsable de projet devra donc être particulièrement attentif aux  décisions prises, aux  changements et évolutions  des dirigeants et/ou des autres parties prenantes qui concernent le projet.

Le marketing de projet établit  l’identité des projets, programmes et portefeuilles et leurs priorités, construit l’esprit d’équipe et permet le partage d’une communication et d’une information commune par des plans de communication et d’un système de documentation commun. Il vise  à une visibilité maximale du projet auprès du Comité de Pilotage et de la Direction de l’Entreprise.

Pour conclure, notre experte en formation management de projet récapitule les principales étapes à respecter :

• Mettre en œuvre l’organisation fonctionnelle et projet pour permettre la réalisation du projet selon la demande de projet et ses enjeux pour l’entreprise,
• Etablir les standards et lignes directrices telles que juridique, financière, économique, ressources humaines, ventes, marketing, technologie de l’information et communication
• Initier le processus d’élaboration des standards et des lignes directrices  du projet, programme et portefeuille  ainsi que le chemin à parcourir pour parvenir aux résultats attendus (Intégrer les études nécessaires  à une réalisation pertinente)
• Mettre en œuvre la stratégie d’évolution de l’activité de l’entreprise (et des activités des parties prenantes du projet) ; du système de reporting  et des exigences des études de rentabilité.
• Faire un retour des leçons apprises et appliquer dans l’organisation permanente et dans l’organisation des projets, programmes et portefeuille si approprié.

Pour aller plus loin, découvrez notre formation management de projet « Management de projet : planifier, animer, communiquer et contrôler ».