Piloter plusieurs projets en parallèle

Organiser le pilotage de plusieurs projets

• Identifier les enjeux et les difficultés propres au management multi-projets

• Distinguer le pilotage d’un projet et la coordination de plusieurs projets

• Clarifier les rôles et responsabilités des acteurs

• Cartographier les projets en cours et leurs principales caractéristiques

• Identifier les interdépendances, les contraintes et les échéances communes

• Définir des règles de fonctionnement et de coordination partagées

• Cas pratique : construire une cartographie d’un ensemble de projets.

Hiérarchiser les projets et définir les priorités

• Définir des critères de priorisation : valeur, urgence, importance stratégique, risques et contraintes

• Comparer les projets à l’aide d’une grille de décision

• Identifier les projets prioritaires et ceux pouvant être décalés

• Analyser les conséquences des changements de priorité

• Construire une vision consolidée des échéances

• Préparer et argumenter les arbitrages auprès des décideurs

• Atelier : hiérarchiser un portefeuille de projets à partir de contraintes données.

Planifier les activités et coordonner les ressources

• Évaluer les charges de travail et les besoins en ressources

• Identifier les ressources partagées entre plusieurs projets

• Repérer les périodes de surcharge et les goulets d’étranglement

• Analyser les impacts croisés entre projets

• Ajuster les plannings et répartir les capacités disponibles

• Négocier les ressources et les disponibilités avec les responsables concernés

• Anticiper les risques de retard et définir des solutions de repli

• Cas pratique : résoudre un conflit de ressources entre plusieurs projets.

Piloter l’avancement et gérer les arbitrages

• Définir les indicateurs essentiels au suivi multi-projets

• Construire un tableau de bord consolidé : avancement, délais, charges, alertes et décisions

• Identifier les écarts et les risques ayant des conséquences sur plusieurs projets

• Analyser les impacts d’un retard ou d’une modification de périmètre

• Définir des règles d’alerte et d’escalade

• Préparer les décisions et proposer différents scénarios d’arbitrage

• Adapter les priorités et les ressources en fonction des évolutions

• Atelier : analyser un tableau de bord multi-projets et préparer un arbitrage.

Faciliter la coopération entre les projets

• Organiser les échanges entre chefs de projet et responsables de ressources

• Clarifier les circuits de décision et de communication

• Structurer des réunions de coordination efficaces

• Partager les informations utiles sans multiplier les reportings

• Gérer les désaccords sur les priorités et les moyens

• Favoriser la mutualisation des ressources et des bonnes pratiques

• Mettre en place des actions d’amélioration du fonctionnement multi-projets

• Mise en situation : conduire une réunion d’arbitrage entre plusieurs responsables de projet.