Responsable formation

Optimiser les achats de formation : le challenge du responsable formation

Comment acheter de la formation? Comment trouver la meilleure offre de formation? Comprendre les aspects stratégiques des impacts de l’action de formation pour en calculer un retour sur investissement, élire des prestataires sans s’éparpiller, … sont autant de questions auxquelles doit répondre le responsable formation.

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Le référencement des prestataires par le responsable formation

La priorité du responsable formation dans le référencement des prestataires est de développer certaines compétences sur un marché ou il y a autant d’offres que de prestataires ou il semble quasi impossible de calculer un retour sur investissement suite à une action de formation.  L’offre de formation sur le marché français est très large et très hétérogène. Aussi les prestataires de formations généralistes sont-ils facilement repérables mais leur offre peut l’être beaucoup moins. A contrario, des expertises de niches ont une offre percutante… quand on la trouve ! Aussi la connaissance et la veille sur le marché de la formation sont indispensables pour bénéficier des dernières modalités pédagogiques et de leur efficience.

La problématique pour le responsable formation est donc de savoir qui référencer et comment obtenir des remises avec de faibles volumes.
Une première solution pourrait être la réduction du nombre de fournisseurs : standardiser l’évaluation, harmoniser les prestataires pour les entreprises multisites et les rendre visibles pour toutes les entités, une sorte de mutualisation. Le responsable formation pourrait également mettre en place des accords-cadres.
D’autre part, la connaissance des acteurs et des offres du marché sont un levier pour aller chercher plus vite le panel de fournisseurs qui potentiellement répond à vos besoins.
 

Responsable formation : Comment piloter les appels d’offres ?

Le pilotage d’appel d’offres demande au responsable formation une certaine connaissance du marché de la formation, des connaissances pédagogiques (cognitives et kinesthésiques), une vision large des choix possibles (prestataires méconnus du client) et la neutralité avec une analyse sur des critères objectifs.
Il doit donc se poser les questions suivantes :

•    Comment rédiger l’appel d’offres ?

La rédaction d’un appel d’offre est vrai travail d’ingénieur pédagogique et d’expert métier pour lequel le responsable formation n’est pas forcément formé et auquel il doit pourtant faire face.

•    Comment définir les critères de choix ?
Le responsable formateur doit avant tout définir des critères techniques : qu’est-ce qu’on attend, quelles sont les qualités du formateur,…

•    Comment évaluer les propositions ?
Le responsable formation doit absolument veiller à intégrer l’aspect pédagogique de la formation en prenant bien en compte tous les choix de modalités possibles (présentiel, distanciel, mixte,…)
 

Le management des fournisseurs

Une fois les prestataires de formation choisis, pour les principaux, des indicateurs d’engagement qualité doivent être établis (par exemple : a minima 75% satisfaction globale des évaluations à chaud des actions de formation). Ils permettront aux parties de se situer sur la qualité et le suivi de la prestation.

Le responsable formation doit tout d’abord mettre en place un processus d’évaluation standardisé des fournisseurs au travers de la satisfaction des stagiaires. Ce travail d’évaluation passe par un travail quotidien sur les feuilles d’évaluation et il est d’autant plus pertinent qu’il est mis en place de façon formelle et régulière.
Dans un second temps, il lui faut réaliser une grille de suivi des fournisseurs et  de la qualité de leurs prestations afin de mettre en place des actions correctrices ou un plan d’amélioration continue. En effet, le responsable formation doit être mesure de réajuster la formation si des choses ne se sont pas bien passées. Ce travail de suivi peut aussi être établi par des mesures objectives à travers des engagements (SLA) et des indicateurs clés de performance.

Ce travail d’achats de formation présente donc deux difficultés majeures pour le responsable formation. D’une part, il doit, en fonction de la stratégie de son entreprise, répondre au besoin de formation au juste prix, mais il doit également se positionner en acheteur efficace de formation. On est alors en droit de se poser la question : le responsable formation doit-il être avant tout un bon acheteur pour être un bon responsable formation ?

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